Ứng dụng tổ chức: xây dựng thói quen của bạn theo ba lớp.
Mỗi Rodrigo Pereira
Ý tưởng, nhiệm vụ và cuộc hẹn không nhất thiết phải cùng hiển thị trên một màn hình. Ý tưởng cần được lưu lại; nhiệm vụ cần có hành động tiếp theo; cuộc hẹn chiếm một khung thời gian cụ thể. Việc tách biệt các chức năng này giúp giảm bớt sự nhầm lẫn khi phải mở năm ứng dụng mà vẫn không biết bắt đầu từ đâu.
Bạn có thể sắp xếp quy trình làm việc của mình thành ba giai đoạn: ghi nhận, lập kế hoạch và thực hiện. Hệ thống có thể sử dụng các công cụ đơn giản như Google Keep, Lịch và Nhiệm vụ, hoặc các ứng dụng tương đương đã được tích hợp sẵn trên điện thoại của bạn. Việc lựa chọn ứng dụng sẽ được thực hiện sau khi xác định lộ trình cho từng phần thông tin.
Lớp đầu tiên: ghi lại mà không làm gián đoạn công việc.
Ghi chép thông tin là cách để đưa nó ra khỏi đầu và lưu trữ ở một nơi đáng tin cậy. Đó có thể là một ý tưởng cho dự án, một món đồ cần mua, hoặc một câu hỏi cho cuộc họp tiếp theo. Bạn không cần phải quyết định về thứ tự ưu tiên và thời hạn ngay khi ý tưởng xuất hiện.
Hãy chọn một mục chính duy nhất, chẳng hạn như một ghi chú có tiêu đề “Mục nhập”. Sử dụng những cụm từ vẫn có ý nghĩa vào ngày hôm sau. “Hợp đồng” thì quá chung chung; “kiểm tra ngày gia hạn hợp đồng internet” sẽ cho biết lý do tại sao bạn lưu thông tin đó.
Nếu bạn đang di chuyển, một ghi chú ngắn gọn có thể là đủ. Hãy bổ sung ngữ cảnh khi bạn có thể dừng lại. Tránh ghi lại cùng một ý tưởng trong ứng dụng ghi chú, trong tin nhắn tự gửi cho mình và trên một mảnh giấy mà không kết hợp chúng lại với nhau: thông tin sẽ bị phân tán và việc xem lại sẽ mất đi tính hữu ích.
Google Keep: điểm truy cập nhanh cho ghi chú
Google Keep cho phép bạn lưu ghi chú và danh sách. Nó hoạt động tốt như một điểm khởi đầu đơn giản cho thông tin cần được sắp xếp. Sử dụng một vài thẻ và tiêu đề mô tả, mà không cần biến mỗi ghi chú nhỏ thành một dự án phân loại phức tạp.
Ghi chú và lập danh sách để lưu trữ thông tin và xem lại sau này.
Các lời nhắc Keep hiện đã được lưu vào Google Tasks. Theo... Sự hỗ trợ của Google trong quá trình tích hợp này, Thông báo nhắc nhở sẽ không còn được gửi từ Keep nữa. Hãy kiểm tra Ứng dụng Nhiệm vụ hoặc Lịch và quyền cho phép nhận thông báo nếu bạn cần nhận thông báo vào một thời điểm cụ thể.
Trên iPhone, ứng dụng Ghi chú cũng có thể được sử dụng để ghi lại thông tin. Nếu bạn đã sử dụng một công cụ khác, hãy giữ lại công cụ đó nếu nó dễ ghi chép và tìm kiếm nội dung. Việc chuyển đổi ứng dụng không cần thiết để áp dụng phương pháp này: điểm mấu chốt là xác định nơi thông tin sẽ được xem xét.
Lớp thứ hai: biến ghi chú thành quyết định
Trong quá trình xem xét, mỗi ghi chú được chỉ định một đích đến. Thông tin tham khảo được đưa vào thư mục tham khảo. Một hành động khả thi được thêm vào danh sách việc cần làm. Một cuộc họp đã lên lịch được thêm vào lịch. Một ý tưởng không ưu tiên có thể được đưa vào danh sách các khả năng, tách biệt với các nghĩa vụ trong tuần.
| Hồ sơ đã được nhận | Phán quyết | Điểm đến |
|---|---|---|
| Lịch hẹn đã được xác nhận cho thứ Ba. | Đặt lịch hẹn và sắp xếp phương tiện đi lại. | Lịch |
| Tôi cần gia hạn một loại giấy tờ. | Xác định hành động tiếp theo. | Danh sách việc cần làm |
| Hướng dẫn sử dụng cho một thiết bị. | Lưu lại để tham khảo sau này. | Tài liệu tham khảo |
| Ý tưởng cho một khóa học trong tương lai | Đánh giá trong một bài đánh giá khác | Khả năng |
Nếu bạn cần chọn một công cụ cho danh sách chính, thì việc so sánh các công cụ này sẽ rất hữu ích. ứng dụng để sắp xếp công việc Nó đưa ra các lựa chọn thay thế. Ở đây, trọng tâm là quá trình: điểm số phải dẫn đến một quyết định, chứ không phải cứ tích lũy mãi ở đầu vào.
Lịch Google: Bảo vệ các cuộc hẹn trong thời gian đã lên lịch.
Lịch Google giúp bạn hình dung các cuộc hẹn và thời gian đã đặt trước. Hãy ghi rõ thời gian, địa điểm hoặc liên kết cần thiết, và mô tả ngắn gọn khi có công việc chuẩn bị. Việc giữ đúng lịch hẹn sẽ dễ dàng hơn khi bạn không phải tra cứu địa chỉ vài phút trước khi rời đi.
Lịch hẹn và các khoảng thời gian đã đặt trước trong lịch trình hàng ngày.
Ngoài ra, hãy tính cả thời gian di chuyển nếu đó là một phần của hoạt động. Hai cuộc họp liên tiếp ở hai địa điểm khác nhau có vẻ phù hợp trên danh sách, nhưng trên thực tế thì không. Kiểm tra thời gian nghỉ giải lao, ăn uống và các nhu cầu khác trước khi điền đầy đủ các ô trống.
Không phải mọi việc đều cần trở thành một sự kiện. Hãy sử dụng lịch để lên lịch cho những khoảng thời gian và khung giờ mà bạn muốn bảo vệ. Nếu mọi việc nhỏ đều chiếm một ô thời gian, lịch trình có thể trở nên quá cứng nhắc và đòi hỏi phải liên tục sắp xếp lại khi có bất kỳ sự kiện bất ngờ nào xảy ra.
Google Tasks: Viết hành động tiếp theo.
Google Tasks giúp sắp xếp các nhiệm vụ và có thể tích hợp với chế độ xem Lịch. Hãy viết các hành động thể hiện rõ cần làm gì: "yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp" sẽ cụ thể hơn "sửa chữa". Đối với các dự án lớn, hãy chia nhỏ thành nhiều giai đoạn và xác định giai đoạn đầu tiên có thể bắt đầu.
Danh sách việc cần làm để ghi lại các hành động sắp tới và theo dõi các nhiệm vụ đang chờ xử lý.
Hãy sử dụng ngày tháng khi có hạn chót hoặc ý định cụ thể để hoàn thành công việc. Việc đánh dấu mọi thứ là "hôm nay" sẽ tạo ra một danh sách lỗi thời, không giúp bạn định hướng lựa chọn của mình. Hãy phân biệt giữa ngày mà công việc cần phải hoàn thành và thời điểm bạn dự định bắt đầu làm việc.
Khi bạn phụ thuộc vào người khác, hãy ghi lại những việc đang chờ bạn và thời điểm thích hợp để liên lạc lại. Đừng để một nhiệm vụ có vẻ khả thi nếu bước tiếp theo đòi hỏi sự hỗ trợ từ bên ngoài. Danh sách chờ giúp bạn xem xét các mối phụ thuộc mà không lẫn lộn chúng với công việc hiện tại.
Lớp thứ ba: thực hiện từng thao tác một.
Sau khi lên kế hoạch, hãy chọn một nhiệm vụ phù hợp với thời gian có sẵn. Chuẩn bị các vật liệu cần thiết và giảm thiểu tối đa những gián đoạn không thể tránh khỏi. Có thể sử dụng bộ hẹn giờ trên điện thoại để đặt thời gian tập trung; không cần phải cài đặt thêm ứng dụng nào khác chỉ để bắt đầu đếm ngược.
Thời lượng của mỗi khối nên tương ứng với công việc và tình trạng của nó tại thời điểm đó. Việc xem lại một tin nhắn ngắn cần khoảng thời gian khác so với việc đọc tài liệu kỹ thuật. Hãy sử dụng kinh nghiệm ban đầu để quan sát xem hoạt động đó cần bao nhiêu thời gian, mà không biến thời lượng được đề xuất thành một quy tắc chung.
- Hãy xác định kết quả bạn muốn tạo ra trong khối lệnh đó.
- Chỉ mở những tài liệu cần thiết để bắt đầu.
- Tắt thông báo không cần thiết.
- Hãy ghi lại những ý tưởng mới ngay từ đầu, mà không cần thực hiện chúng ngay lập tức.
- Khi hoàn thành, hãy ghi lại bước tiếp theo nếu nhiệm vụ vẫn tiếp diễn.
Chế độ Tập trung hoặc Không làm phiền của hệ thống có thể giúp giảm bớt thông báo. Giữ lại các liên lạc và thông báo cần thiết cho thói quen hàng ngày của bạn. Kiểm tra các ngoại lệ trước khi sử dụng chế độ này trong thời gian bạn đang chờ một cuộc gọi quan trọng.
Lắp ráp hệ thống trong lần xem xét đầu tiên.
- Hãy tập hợp những ghi chú rải rác lại thành một điểm ghi chép tạm thời.
- Xóa các bản ghi không còn hữu ích.
- Phân loại các cuộc hẹn theo khung giờ và ghi chúng vào lịch.
- Biến các nhiệm vụ đang chờ xử lý thành các hành động tiếp theo.
- Lưu trữ các tài liệu tham khảo tại một vị trí đã được xác định rõ.
- Hãy chọn ra một vài ưu tiên cho giai đoạn tiếp theo.
Đừng cố gắng xem xét toàn bộ lịch sử cuộc gọi trên điện thoại trước khi bắt đầu. Hãy làm việc trước với những cuộc gọi đang hoạt động và các cuộc hẹn sắp tới của bạn. Các tập tin cũ hơn có thể được sắp xếp trong một lần khác; việc trộn chúng vào lần xem xét ban đầu sẽ làm tăng thêm công việc mà không giúp bạn quyết định nên làm gì hôm nay.
Để có nguồn tài liệu và hướng dẫn học tập đầy đủ, hãy tham khảo cẩm nang này. Đọc và ghi chú trên điện thoại di động Điều này giúp bạn lựa chọn cách lưu trữ tài liệu tham khảo. Danh sách việc cần làm có thể chứa liên kết tài liệu, trong khi nội dung vẫn được lưu giữ ở vị trí thích hợp.
Tiến hành đánh giá hàng tuần và kết thúc bằng việc đưa ra lựa chọn.
Mở hộp thư đến, lịch và danh sách việc cần làm. Xem những việc nào đã hoàn thành, những việc nào đã thay đổi và những việc nào vẫn còn phụ thuộc vào người khác. Đánh giá lại thời hạn và loại bỏ những hoạt động không còn cần thiết. Việc xem xét lại hữu ích sẽ giúp giảm bớt sự không chắc chắn về tuần tiếp theo.
Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn nhiều lần, hãy tìm hiểu lý do. Có thể nhiệm vụ đó quá lớn, thiếu nguyên liệu cần thiết, không ưu tiên, hoặc được mô tả không rõ ràng. Hãy viết lại bước tiếp theo hoặc chủ động quyết định trì hoãn nó thay vì cứ liên tục đẩy cùng một thời hạn về phía trước.
Hãy cân nhắc cả thời gian rảnh của bạn cho những việc phát sinh bất ngờ. Một tuần được lên kế hoạch kỹ lưỡng mà không có thời gian dự phòng có thể có vẻ hiệu quả vào Chủ nhật nhưng lại trở nên bất khả thi vào thứ Hai. Điều chỉnh số lượng công việc cần làm cho phù hợp với thời gian có sẵn, bao gồm cả các trách nhiệm ngoài công việc.
Tách riêng các tài liệu tham khảo từ các dự án đang hoạt động.
Công thức nấu ăn, hóa đơn và ghi chú cuộc họp không nhất thiết phải gắn liền với một nhiệm vụ cụ thể. Hãy lưu trữ các tài liệu tham khảo với những tên gọi giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng. Nếu có hành động liên quan, hãy thêm hành động đó vào danh sách và giữ lại tham chiếu đến tệp tương ứng.
Notion có thể sắp xếp các trang và cơ sở dữ liệu cho các dự án cần bối cảnh rộng hơn. Hãy sử dụng nó khi cấu trúc đó hữu ích, mà không cần phải tạo lại từng ghi chú đơn giản trong một cơ sở dữ liệu phức tạp. Bạn có thể truy cập các trang ngoại tuyến thủ công trong các ứng dụng tương thích; hãy kiểm tra xem trang nào đã được tải xuống trước khi sử dụng chúng mà không có kết nối mạng.
Hãy bắt đầu với một trang cho mỗi dự án đang hoạt động, bao gồm mục tiêu, vật liệu và các quyết định tiếp theo. Chỉ thêm các trường khi thực sự cần thiết. Một hệ thống chứa đầy các thuộc tính trống có thể làm tăng thời gian bảo trì và làm phân tán sự tập trung vào công việc mà nó đáng lẽ phải hỗ trợ.
Hãy chia sẻ trách nhiệm khi có người khác tham gia.
Trong một nhiệm vụ chung, cần chỉ rõ ai sẽ thực hiện, kết quả cần đạt được và thời hạn hoàn thành. Một mục có tiêu đề "xem bản trình bày" không làm rõ liệu ai đó cần xem lại văn bản, phê duyệt ngân sách hay nộp tập tin. Việc chỉ rõ hành động sẽ giảm thiểu những hiểu sai khác nhau.
Hãy chọn một nơi chính để ghi lại các thay đổi. Nếu thời hạn thay đổi trong cuộc trò chuyện, hãy cập nhật nhiệm vụ tương ứng. Đừng trông chờ vào việc ai đó tìm thấy một tin nhắn cũ để phát hiện ra rằng ngày hiển thị trên lịch bị sai.
Hướng dẫn về ứng dụng cho công việc từ xa Nó giúp đơn giản hóa việc giao tiếp, lưu trữ hồ sơ và các cuộc họp. Đối với công việc cá nhân, chỉ giữ lại những thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, đồng thời tuân thủ các quy định về truy cập và lưu trữ tài liệu của tổ chức.
Đánh giá hệ thống dựa trên hiệu quả công việc mà nó hỗ trợ.
Sau một tuần, hãy kiểm tra xem bạn có tìm thấy các cuộc hẹn, xác định nhiệm vụ tiếp theo và truy xuất tài liệu tham khảo hay không. Những kết quả này hữu ích hơn việc đếm số lượng thẻ hoặc quy trình tự động hóa đã được tạo. Nếu một bước nào đó đòi hỏi quá nhiều công sức, hãy đơn giản hóa nó trước khi thêm một công cụ khác.
Danh sách việc cần làm không nhất thiết phải trống rỗng mỗi ngày. Nó thể hiện những lựa chọn và trách nhiệm, một số trong đó là dài hạn. Nếu việc sắp xếp danh sách việc cần làm khiến bạn lo lắng hơn hoặc chiếm hết thời gian rảnh rỗi, hãy giảm số lượng thông báo và tần suất kiểm tra.
Bạn cũng có thể sử dụng giấy cho một phần quy trình và điện thoại di động làm hồ sơ chính. Phương pháp này hiệu quả khi bạn biết cách tìm và cập nhật thông tin. Chỉ cần tránh việc giữ hai danh sách khác nhau với các phiên bản khác nhau về cùng một cuộc hẹn.
Hãy chuẩn bị sẵn một quy trình nhỏ để xử lý khi kế hoạch trong ngày bị gián đoạn: trước tiên, kiểm tra lịch hẹn theo thời gian, xác định những việc cần thông báo và chọn một nhiệm vụ vẫn phù hợp với thời gian còn lại. Đừng cố gắng dồn tất cả các hoạt động bị hoãn vào cùng một đêm. Cập nhật ngày tháng dựa trên thời gian có sẵn và thông báo cho những người phụ thuộc vào thời hạn đó. Việc khắc phục này là một phần của việc tổ chức và ngăn chặn sự gián đoạn biến toàn bộ danh sách thành một loạt các hạn chót quá hạn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần ba ứng dụng khác nhau không?
Không. Một công cụ có thể thực hiện nhiều hơn một chức năng. Ba lớp mô tả con đường của thông tin: thu thập, quyết định và thực thi.
Tôi có nên đưa tất cả các nhiệm vụ của mình vào lịch không?
Không nhất thiết. Hãy dành riêng thời gian cụ thể cho các cuộc hẹn và các khối công việc. Những việc cần làm linh hoạt có thể để trong danh sách cho đến khi bạn chọn được thời điểm để giải quyết chúng.
Tôi phải làm gì với một công việc cứ bị trì hoãn mãi?
Kiểm tra xem công việc đó có bước hành động tiếp theo rõ ràng, nguồn lực sẵn có và mức độ ưu tiên phù hợp hay không. Chia nhỏ, lên lịch lại một cách thận trọng, hoặc loại bỏ khỏi danh sách công việc đang hoạt động nếu không có ý định thực hiện ngay bây giờ.
Tại sao lời nhắc Keep không hiển thị?
Chức năng nhắc nhở đã được chuyển sang mục Nhiệm vụ. Vui lòng kiểm tra cài đặt tích hợp Nhiệm vụ hoặc Lịch và quyền thông báo, cũng như tài khoản nơi nhiệm vụ được tạo.
Tạo một mục nhập duy nhất, ghi lại các cuộc hẹn sắp tới và chọn hành động cần thực hiện. Thực hiện đánh giá lần đầu trước khi thêm các ứng dụng mới.
Đọc thêm
- Năm ứng dụng giúp sắp xếp công việc: so sánh các gói miễn phí.
- Ứng dụng dành cho làm việc từ xa: ứng dụng họp, trò chuyện, quản lý tệp và công việc miễn phí.
- Ứng dụng đọc và chú thích: đánh dấu, chú thích và xem lại các tệp PDF trên điện thoại của bạn.
- Các ứng dụng hỗ trợ sức khỏe tinh thần: thiền định có hướng dẫn, nhật ký tâm trạng và bài tập thở.
