Organisasie-apps: bou jou roetine in drie lae

'n Idee, 'n taak en 'n afspraak hoef nie almal op dieselfde skerm te wees nie. Die idee moet gestoor word; die taak vereis 'n opvolgaksie; die afspraak neem 'n spesifieke tydgleuf in beslag. Deur hierdie funksies te skei, verminder jy die verwarring om vyf programme oop te maak en steeds nie te weet waar om te begin nie.

Jy kan jou roetine in drie lae organiseer: vaslê, beplan en uitvoer. Die stelsel kan eenvoudige gereedskap soos Google Keep, Kalender en Take gebruik, of ekwivalente wat reeds in jou foon geïntegreer is. Die keuse van toepassings kom nadat die pad vir elke stukkie inligting gedefinieer is.

Eerste laag: vaslê sonder om die werk te onderbreek.

Om inligting vas te lê is 'n manier om dit uit jou kop en na 'n betroubare plek te kry. Dit kan 'n idee vir 'n projek, 'n noodsaaklike aankoop of 'n vraag vir die volgende vergadering wees. Jy hoef nie oor prioriteite en sperdatums te besluit die oomblik as die idee by jou opkom nie.

Kies 'n enkele hoofinskrywing, soos 'n nota getiteld "Inskrywing". Gebruik frases wat die volgende dag steeds sin sal maak. "Kontrak" is vaag; "kontroleer die internetkontrak se hernuwingsdatum" dui aan hoekom jy die inligting gestoor het.

As jy op pad is, kan 'n kort nota voldoende wees. Voltooi die konteks wanneer jy kan stop. Vermy dit om dieselfde idee in 'n notas-app, in 'n boodskap aan jouself en op 'n stuk papier vas te lê sonder om dit dan bymekaar te bring: die inligting raak verstrooi en die resensie verloor sy bruikbaarheid.

Google Keep: 'n vinnige toegangspunt vir notas

Google Keep laat jou toe om notas en lyste te stoor. Dit werk goed as 'n eenvoudige toegangspunt vir inligting wat nog georganiseer moet word. Gebruik 'n paar etikette en beskrywende titels, sonder om elke klein nota in 'n klassifikasieprojek te omskep.

Google Keep: notas en lyste

Android

4,8

Bekyk op Google Play

Keep-herinneringe word nou in Google Take gestoor. Volgens... Google se hulp met hierdie integrasie, Herinneringkennisgewings sal nie meer van Keep af kom nie. Gaan Take of Kalender en jou kennisgewingtoestemmings na as jy op 'n spesifieke tydstip op 'n waarskuwing staatmaak.

Op iPhone kan die Notas-app ook die doel dien om inligting vas te lê. As jy reeds 'n ander hulpmiddel gebruik, hou dit as dit maklik is om inhoud op te neem en te vind. Dit is nie nodig om tussen programme te wissel om hierdie metode toe te pas nie: die hoofpunt is om te definieer waar die invoer hersien sal word.

Tweede laag: verander notas in besluite

Tydens die hersieningsproses word elke nota 'n bestemming toegeken. Verwysingsinligting gaan na die verwysingslêergids. 'n Moontlike aksie word by die doenlys gevoeg. 'n Geskeduleerde vergadering gaan op die kalender. 'n Idee sonder prioriteit kan op 'n lys van moontlikhede geplaas word, apart van die week se verpligtinge.

As jy 'n instrument vir die hooflys moet kies, die vergelyking van programme vir die organisering van take Dit bied alternatiewe. Hier is die fokus op die vloei: die gradering moet in 'n besluit vertaal word, nie onbepaald by die ingang opgehoop bly nie.

Google Kalender: Beskerm afsprake gedurende geskeduleerde tye

Google Kalender help jou om afsprake en gereserveerde tye te visualiseer. Sluit die nodige tyd, ligging of skakel in, en 'n kort beskrywing wanneer daar voorbereiding betrokke is. 'n Afspraak is makliker om na te kom wanneer jy nie die adres minute voor vertrek hoef op te soek nie.

Google Kalender

Android

4,8

Bekyk op Google Play

Neem ook reistyd in ag wanneer dit deel van die aktiwiteit is. Twee opeenvolgende vergaderings op verskillende plekke mag dalk versoenbaar lyk op die lys, maar nie in werklikheid nie. Kontroleer vir pouses, etes en ander behoeftes voordat jy al die leë plekke invul.

Nie elke taak hoef 'n gebeurtenis te word nie. Gebruik die kalender vir geskeduleerde tye en blokke tyd wat jy wil beskerm. As elke klein taak 'n gleuf beslaan, kan die skedule te rigied raak en voortdurende herorganisasie vereis in die lig van enige onvoorsiene gebeurtenis.

Google Take: Skryf die volgende aksie neer.

Google Tasks organiseer take en kan met die Kalender-aansig integreer. Skryf aksies wat aandui wat om te doen: "versoek 'n kwotasie van die verskaffer" is meer uitvoerbaar as "opknapping". Vir 'n groter projek, breek dit op in fases en identifiseer die eerste een wat begin kan word.

Google Take

Android

4,8

Bekyk op Google Play

Gebruik datums wanneer daar 'n sperdatum of 'n konkrete voorneme is om die taak te voltooi. Om alles vir vandag te stel, skep 'n verouderde lys wat nie jou keuses lei nie. Onderskei tussen die datum waarop iets gereed moet wees en die oomblik waarop jy van plan is om daaraan te begin werk.

Wanneer jy op iemand anders staatmaak, hou rekord van wat hangende is en wanneer dit sin maak om op te volg. Moenie dat 'n taak haalbaar lyk as die volgende stap 'n eksterne reaksie vereis nie. 'n Waglys help om afhanklikhede te hersien sonder om dit te meng met werk wat tans beskikbaar is.

Derde laag: voer een aksie op 'n slag uit.

Kies ná beplanning 'n taak wat binne die beskikbare tyd pas. Versamel die nodige materiaal en verminder voorspelbare onderbrekings. 'n Timer op jou foon kan gebruik word om 'n timer vir konsentrasie te stel; daar is geen nodig om nog 'n toepassing te installeer net om die aftelling te begin nie.

Die duur van die blok moet ooreenstem met die werk en die toestand daarvan op daardie oomblik. 'n Kort boodskaphersiening vereis 'n ander tydperk as 'n tegniese lesing. Gebruik die eerste ervaring om waar te neem hoeveel tyd die aktiwiteit benodig, sonder om 'n voorgestelde duur in 'n universele reël te omskep.

• Definieer watter resultaat jy in die blok wil produseer.
• Maak slegs die materiaal oop wat jy nodig het om te begin.
• Stil kennisgewings wat kan wag, stil.
• Skryf nuwe idees aan die begin neer, sonder om dit dadelik te implementeer.
• Wanneer jy klaar is, let op die volgende stap as die taak voortduur.

Die stelsel se Fokus- of Moenie Steur Nie-modus kan help om waarskuwings te verminder. Bewaar kontakte en kennisgewings wat as deel van jou roetine deurgegaan moet word. Gaan die uitsonderings na voordat jy die modus gebruik gedurende 'n tydperk wanneer jy 'n belangrike oproep verwag.

Stel die stelsel in 'n eerste oorsig saam.

1. Versamel die verspreide notas in 'n tydelike toegangspunt.
2. Vee rekords uit wat nie meer nuttig is nie.
3. Skei afsprake volgens tyd en plaas dit op die kalender.
4. Verander hangende take in volgende aksies.
5. Stoor verwysingsdokumente op 'n geïdentifiseerde plek.
6. Kies 'n paar prioriteite vir die volgende periode.

Moenie probeer om deur al jou foon se geskiedenis te sorteer voordat jy begin nie. Werk eers met wat aktief is en jou komende afsprake. Ouer lêers kan in 'n ander sessie georganiseer word; om hulle in die aanvanklike hersiening te meng, voeg meer werk by sonder om jou te help besluit wat om vandag te doen.

Vir uitgebreide studiemateriaal en dokumente, die gids tot Lees en notas neem op selfoon Dit help jou om 'n manier te kies om verwysings te stoor. Die doenlys kan die dokumentskakel bevat, terwyl die inhoud op die toepaslike plek bly.

Doen 'n weeklikse oorsig wat uitloop op keuses.

Maak jou inboks, kalender en take oop. Kyk wat voltooi is, wat verander het en wat steeds van iemand anders afhang. Hersien sperdatums en verwyder aktiwiteite wat nie meer sin maak nie. 'n Nuttige oorsig verminder onsekerheid oor die volgende week.

Indien 'n taak al verskeie kere uitgestel is, ondersoek hoekom. Dit mag dalk te groot wees, die nodige materiaal kortkom, buite prioriteit wees, of vaagweg beskryf word. Herskryf die volgende stap of besluit bewustelik om dit uit te stel in plaas daarvan om dieselfde sperdatum onbepaald vorentoe te skuif.

Oorweeg ook hoeveel vrye tyd jy het vir onvoorsiene gebeure. 'n Week wat sonder enige speling beplan word, mag dalk Sondag produktief lyk, maar Maandag onuitvoerbaar word. Pas die aantal verpligtinge aan by die beskikbare tyd, insluitend verantwoordelikhede buite werk.

Skei verwysings van aktiewe projekte.

'n Resep, 'n kwitansie en 'n vergaderingnota vereis nie noodwendig 'n taak nie. Stoor verwysingsmateriaal met name wat jou toelaat om dit te vind. Indien daar 'n geassosieerde aksie is, voeg daardie aksie by die lys en hou 'n verwysing na die ooreenstemmende lêer.

Notion kan bladsye en basisse organiseer vir projekte wat breër konteks benodig. Gebruik dit wanneer daardie struktuur help, sonder om elke eenvoudige nota in 'n komplekse basis te herskep. Handmatige vanlyn toegang tot bladsye is beskikbaar in versoenbare toepassings; kyk watter bladsye afgelaai is voordat jy daarop staatmaak sonder 'n verbinding.

Begin met een bladsy per aktiewe projek wat die doelwit, materiale en volgende besluite bevat. Voeg slegs velde by wanneer dit werklik nodig is. 'n Stelsel vol leë eienskappe kan onderhoudstyd verhoog en aflei van die werk wat dit behoort te ondersteun.

Deel verantwoordelikhede wanneer ander mense betrokke is.

In 'n gedeelde taak, spesifiseer wie dit sal uitvoer, wat die resultaat is, en wanneer die aflewering verskuldig is. 'n Item genaamd "bekyk aanbieding" verduidelik nie of iemand die teks moet hersien, die begroting moet goedkeur, of die lêer moet indien nie. Deur die aksie te spesifiseer, word verskillende interpretasies verminder.

Kies 'n hoofplek om veranderinge aan te teken. As die sperdatum in 'n gesprek verander het, werk die ooreenstemmende taak op. Moenie staatmaak op iemand wat 'n ou boodskap vind om te ontdek dat die datum wat op die kalender vertoon word, verkeerd is nie.

Die gids tot toepassings vir afstandwerk Dit stroomlyn kommunikasie, liassering en vergaderings. Vir jou persoonlike roetine, hou slegs die inligting wat jy nodig het om take uit te voer, met inagneming van die organisasie se dokumenttoegang- en bergingsreëls.

Evalueer die stelsel volgens die werk wat dit fasiliteer.

Na 'n week, kyk of jy afsprake vind, identifiseer die volgende taak en haal verwysings op. Hierdie resultate is nuttiger as om te tel hoeveel etikette of outomatisasies geskep is. As 'n stap te veel moeite verg, vereenvoudig dit voordat jy nog 'n hulpmiddel byvoeg.

’n Doenlysie hoef nie elke dag leeg te wees nie. Dit verteenwoordig keuses en verantwoordelikhede, sommige daarvan langtermyn. As die organisering van jou doenlysie angs verhoog of jou stilstand in beslag neem, verminder die aantal waarskuwings en die frekwensie van kontroles.

Dit is ook moontlik om papier vir 'n deel van die proses te gebruik en jou selfoon as die hooflêer. Hierdie metode werk wanneer jy weet waar om die inligting te vind en hoe om dit op te dateer. Vermy net om twee mededingende lyste met verskillende weergawes van dieselfde afspraak te hou.

Sluit 'n klein prosedure in vir wanneer 'n dag van plan afwyk: eerstens, kontroleer jou afsprake volgens tyd, identifiseer wat gekommunikeer moet word, en kies 'n taak wat steeds binne die oorblywende tyd pas. Moenie probeer om alle uitgestelde aktiwiteite in een aand in te prop nie. Werk datums op gebaseer op beskikbare tyd en stel diegene in kennis wat van die sperdatum afhanklik is. Hierdie herstel is deel van organisasie en verhoed dat 'n onderbreking die hele lys in 'n stel agterstallige sperdatums verander.

Algemene vrae

Het ek drie verskillende programme nodig?

Nee. 'n Gereedskap kan meer as een funksie verrig. Die drie lae beskryf die pad van inligting: vaslê, besluit en uitvoer.

Moet ek al my take op die kalender sit?

Nie noodwendig nie. Sit spesifieke tye opsy vir afsprake en werkblokke. Buigsame take kan op die lys bly totdat jy kies wanneer om dit aan te pak.

Wat doen ek met 'n taak wat aanhoudend uitgestel word?

Kontroleer of dit 'n duidelike volgende aksie, beskikbare materiaal en prioriteit het. Verdeel, herskeduleer na goeddunke, of verwyder van die aktiewe lys wanneer daar geen voorneme is om dit nou uit te voer nie.

Waarom verskyn die Keep-herinnering nie?

Herinneringe is na Take geskuif. Gaan die Take- of Kalender-integrasie en kennisgewingtoestemmings na, sowel as die rekening waar die taak geskep is.

Skep 'n enkele inskrywing, teken komende afsprake aan en kies 'n aksie om uit te voer. Doen die eerste hersiening voordat nuwe toepassings bygevoeg word.

Lees ook

• Vyf programme vir die organisering van take: vergelyk die gratis planne.
• Toepassings vir afstandwerk: gratis vergadering, klets, lêer- en taakstel.
• Lees- en aantekeningprogramme: merk, annoteer en hersien PDF's op jou foon.
• Programme vir geestesgesondheid: begeleide meditasie, stemmingsjoernaal en asemhalingsoefeninge.