Aplikasi pengorganisasian: bangun rutinitas Anda dalam tiga lapisan

Ide, tugas, dan janji temu tidak semuanya perlu berada di layar yang sama. Ide perlu disimpan; tugas membutuhkan tindak lanjut; janji temu menempati slot waktu tertentu. Memisahkan fungsi-fungsi ini mengurangi kebingungan karena harus membuka lima aplikasi dan tetap tidak tahu harus mulai dari mana.

Anda dapat mengatur rutinitas Anda menjadi tiga lapisan: menangkap, merencanakan, dan mengeksekusi. Sistem ini dapat menggunakan alat sederhana seperti Google Keep, Kalender, dan Tugas, atau aplikasi setara yang sudah terintegrasi di ponsel Anda. Pilihan aplikasi ditentukan setelah menetapkan alur untuk setiap informasi.

Lapisan pertama: pengambilan gambar tanpa mengganggu pekerjaan.

Mencatat informasi adalah cara untuk mengeluarkannya dari kepala Anda dan menyimpannya di tempat yang dapat diandalkan. Ini bisa berupa ide untuk sebuah proyek, pembelian yang diperlukan, atau pertanyaan untuk pertemuan berikutnya. Anda tidak perlu memutuskan prioritas dan tenggat waktu saat ide itu muncul.

Pilih satu entri utama, misalnya catatan berjudul “Entri.” Gunakan frasa yang masih masuk akal keesokan harinya. “Kontrak” terlalu samar; “periksa tanggal perpanjangan kontrak internet” menunjukkan alasan Anda menyimpan informasi tersebut.

Jika Anda sedang bepergian, catatan singkat mungkin sudah cukup. Lengkapi konteksnya saat Anda bisa berhenti. Hindari mencatat ide yang sama di aplikasi catatan, pesan untuk diri sendiri, dan di selembar kertas tanpa kemudian menggabungkannya: informasi menjadi tersebar dan ulasan tersebut kehilangan kegunaannya.

Google Keep: titik akses cepat untuk catatan.

Google Keep memungkinkan Anda menyimpan catatan dan daftar. Aplikasi ini berfungsi dengan baik sebagai titik masuk sederhana untuk informasi yang masih perlu diorganisir. Gunakan beberapa tag dan judul deskriptif, tanpa mengubah setiap catatan kecil menjadi proyek klasifikasi.

Google Keep: catatan dan daftar

Android

4,8

Lihat di Google Play

Pengingat Keep kini disimpan ke Google Tasks. Menurut... Bantuan Google dalam integrasi ini, Notifikasi pengingat tidak akan lagi berasal dari Keep. Periksa Tugas atau Kalender dan izin notifikasi Anda jika Anda bergantung pada peringatan pada waktu tertentu.

Di iPhone, aplikasi Catatan juga dapat digunakan untuk mencatat informasi. Jika Anda sudah menggunakan alat lain, tetap gunakan jika mudah untuk mencatat dan menemukan konten. Beralih aplikasi tidak diperlukan untuk menerapkan metode ini: poin utamanya adalah menentukan di mana input akan ditinjau.

Lapisan kedua: ubah catatan menjadi keputusan

Selama proses peninjauan, setiap catatan diberi tujuan. Informasi referensi dimasukkan ke dalam folder referensi. Tindakan yang mungkin dilakukan ditambahkan ke daftar tugas. Pertemuan terjadwal dimasukkan ke dalam kalender. Ide tanpa prioritas dapat ditempatkan pada daftar kemungkinan, terpisah dari kewajiban minggu ini.

Jika Anda perlu memilih alat untuk daftar utama, perbandingan antara aplikasi untuk mengatur tugas Ini menyajikan alternatif. Di sini, fokusnya adalah pada alur: nilai harus diterjemahkan menjadi keputusan, bukan tetap terakumulasi tanpa batas di pintu masuk.

Google Kalender: Lindungi janji temu selama waktu yang dijadwalkan.

Google Calendar membantu Anda memvisualisasikan janji temu dan waktu yang telah dipesan. Sertakan waktu, lokasi, atau tautan yang diperlukan, dan deskripsi singkat jika ada persiapan yang dibutuhkan. Janji temu akan lebih mudah ditepati jika Anda tidak perlu mencari alamat beberapa menit sebelum berangkat.

Kalender Google

Android

4,8

Lihat di Google Play

Selain itu, perhitungkan waktu perjalanan jika itu merupakan bagian dari kegiatan. Dua pertemuan berturut-turut di lokasi berbeda mungkin tampak sesuai dalam daftar, tetapi tidak dalam kenyataan. Periksa waktu istirahat, makan, dan kebutuhan lainnya sebelum mengisi semua slot kosong.

Tidak setiap tugas perlu menjadi sebuah acara. Gunakan kalender untuk waktu yang dijadwalkan dan blok waktu yang ingin Anda lindungi. Jika setiap tugas kecil menempati slot waktu, jadwal dapat menjadi terlalu kaku dan memerlukan pengaturan ulang terus-menerus jika terjadi hal yang tidak terduga.

Google Tasks: Tuliskan tindakan selanjutnya.

Google Tasks mengatur tugas dan dapat terintegrasi dengan tampilan Kalender. Tulis tindakan yang menunjukkan apa yang harus dilakukan: "meminta penawaran dari pemasok" lebih mudah ditindaklanjuti daripada "renovasi". Untuk proyek yang lebih besar, uraikan menjadi beberapa tahapan dan identifikasi tahapan pertama yang dapat dimulai.

Tugas Google

Android

4,8

Lihat di Google Play

Gunakan tanggal ketika ada tenggat waktu atau niat konkret untuk menyelesaikan pekerjaan. Menandai semuanya untuk hari ini akan menciptakan daftar usang yang gagal memandu pilihan Anda. Bedakan antara tanggal sesuatu harus siap dan saat Anda berniat untuk mulai mengerjakannya.

Saat Anda bergantung pada orang lain, catat apa yang masih tertunda dan kapan sebaiknya ditindaklanjuti. Jangan biarkan suatu tugas tampak dapat dicapai jika langkah selanjutnya membutuhkan respons dari luar. Daftar tunggu membantu meninjau ketergantungan tanpa mencampurnya dengan pekerjaan yang saat ini tersedia.

Lapisan ketiga: jalankan satu tindakan dalam satu waktu.

Setelah merencanakan, pilih tugas yang sesuai dengan waktu yang tersedia. Kumpulkan bahan-bahan yang diperlukan dan minimalkan gangguan yang dapat diprediksi. Timer di ponsel Anda dapat digunakan untuk mengatur waktu konsentrasi; tidak perlu menginstal aplikasi lain hanya untuk memulai hitungan mundur.

Durasi blok waktu harus sesuai dengan pekerjaan dan kondisinya pada saat itu. Peninjauan pesan singkat membutuhkan waktu yang berbeda dari pembacaan teknis. Gunakan pengalaman pertama untuk mengamati berapa banyak waktu yang dibutuhkan aktivitas tersebut, tanpa menjadikan durasi yang disarankan sebagai aturan universal.

• Tentukan hasil apa yang ingin Anda hasilkan di dalam blok tersebut.
• Buka hanya bahan-bahan yang Anda butuhkan untuk memulai.
• Nonaktifkan notifikasi yang bisa menunggu.
• Tuliskan ide-ide baru di awal, tanpa langsung menerapkannya.
• Setelah selesai, catat langkah selanjutnya jika tugas masih berlanjut.

Mode Fokus atau Jangan Ganggu pada sistem dapat membantu mengurangi peringatan. Pertahankan kontak dan notifikasi yang perlu diproses sebagai bagian dari rutinitas Anda. Periksa pengecualian sebelum menggunakan mode ini selama periode di mana Anda mengharapkan panggilan penting.

Susun sistem tersebut dalam tinjauan pertama.

1. Kumpulkan catatan-catatan yang berserakan ke dalam satu titik masuk sementara.
2. Hapus catatan yang sudah tidak berguna lagi.
3. Pisahkan janji temu berdasarkan waktu dan catat di kalender.
4. Ubah tugas yang tertunda menjadi tindakan selanjutnya.
5. Simpan dokumen referensi di lokasi yang telah ditentukan.
6. Tetapkan beberapa prioritas untuk periode berikutnya.

Jangan mencoba menyortir seluruh riwayat ponsel Anda sebelum memulai. Kerjakan dulu yang aktif dan janji temu Anda yang akan datang. File yang lebih lama dapat diatur dalam sesi lain; mencampurnya ke dalam tinjauan awal akan menambah pekerjaan tanpa membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan hari ini.

Untuk materi dan dokumen studi yang lengkap, panduan untuk Membaca dan mencatat di ponsel Ini membantu Anda memilih cara untuk menyimpan referensi. Daftar tugas dapat berisi tautan dokumen, sementara konten tetap berada di lokasi yang sesuai.

Lakukan tinjauan mingguan yang berpuncak pada pengambilan keputusan.

Buka kotak masuk, kalender, dan tugas Anda. Lihat apa yang telah selesai, apa yang telah berubah, dan apa yang masih bergantung pada orang lain. Tinjau kembali tenggat waktu dan hapus aktivitas yang tidak lagi relevan. Tinjauan yang bermanfaat mengurangi ketidakpastian tentang minggu berikutnya.

Jika suatu tugas telah ditunda beberapa kali, selidiki alasannya. Mungkin tugas tersebut terlalu besar, kekurangan bahan yang diperlukan, tidak sesuai prioritas, atau deskripsinya kurang jelas. Tulis ulang langkah selanjutnya atau putuskan secara sadar untuk menundanya daripada terus-menerus menunda tenggat waktu yang sama.

Pertimbangkan juga berapa banyak waktu luang yang Anda miliki untuk hal-hal yang tidak terduga. Rencana seminggu tanpa kelonggaran mungkin tampak produktif pada hari Minggu tetapi menjadi tidak mungkin dilakukan pada hari Senin. Sesuaikan jumlah komitmen dengan waktu yang tersedia, termasuk tanggung jawab di luar pekerjaan.

Pisahkan referensi dari proyek yang sedang aktif.

Resep, kwitansi, dan catatan rapat tidak selalu memerlukan tugas. Simpan materi referensi dengan nama yang memudahkan Anda menemukannya. Jika ada tindakan terkait, tambahkan tindakan tersebut ke daftar dan simpan referensi ke file yang sesuai.

Notion dapat mengatur halaman dan basis untuk proyek yang membutuhkan konteks yang lebih luas. Gunakan Notion ketika struktur tersebut membantu, tanpa perlu membuat ulang setiap catatan sederhana dalam basis yang kompleks. Akses offline manual ke halaman tersedia di aplikasi yang kompatibel; periksa halaman mana yang telah diunduh sebelum mengandalkannya tanpa koneksi internet.

Mulailah dengan satu halaman per proyek aktif yang berisi tujuan, material, dan keputusan selanjutnya. Tambahkan kolom hanya jika benar-benar dibutuhkan. Sistem yang penuh dengan properti kosong dapat meningkatkan waktu pemeliharaan dan mengalihkan perhatian dari pekerjaan yang seharusnya didukungnya.

Berbagi tanggung jawab ketika orang lain terlibat.

Dalam tugas bersama, tentukan siapa yang akan mengerjakannya, apa hasilnya, dan kapan tenggat waktunya. Item yang disebut "lihat presentasi" tidak menjelaskan apakah seseorang perlu meninjau teks, menyetujui anggaran, atau mengirimkan file. Menentukan tindakan akan mengurangi perbedaan interpretasi.

Pilih satu tempat utama untuk mencatat perubahan. Jika tenggat waktu berubah dalam percakapan, perbarui tugas yang bersangkutan. Jangan mengandalkan seseorang menemukan pesan lama untuk mengetahui bahwa tanggal yang ditampilkan di kalender salah.

Panduan untuk aplikasi untuk kerja jarak jauh Ini menyederhanakan komunikasi, pengarsipan, dan rapat. Untuk rutinitas pribadi Anda, simpan hanya informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan tugas, dengan tetap menghormati aturan akses dan penyimpanan dokumen organisasi.

Evaluasilah sistem tersebut berdasarkan pekerjaan yang difasilitasi olehnya.

Setelah seminggu, periksa apakah Anda menemukan janji temu, identifikasi tugas berikutnya, dan ambil referensi. Hasil ini lebih bermanfaat daripada menghitung berapa banyak tag atau otomatisasi yang dibuat. Jika suatu langkah membutuhkan terlalu banyak usaha, sederhanakan terlebih dahulu sebelum menambahkan alat lain.

Daftar tugas tidak harus kosong setiap hari. Daftar tersebut mewakili pilihan dan tanggung jawab, beberapa di antaranya bersifat jangka panjang. Jika mengatur daftar tugas Anda malah meningkatkan kecemasan atau menyita waktu luang Anda, kurangi jumlah notifikasi dan frekuensi pengecekan.

Anda juga bisa menggunakan kertas untuk sebagian proses dan ponsel Anda sebagai file utama. Metode ini berhasil jika Anda tahu di mana menemukan dan bagaimana memperbarui informasi tersebut. Hindari saja menyimpan dua daftar yang saling bertentangan dengan versi berbeda untuk janji temu yang sama.

Sertakan prosedur kecil untuk mengatasi situasi ketika rencana harian melenceng: pertama, periksa janji temu Anda berdasarkan waktu, identifikasi apa yang perlu dikomunikasikan, dan pilih tugas yang masih sesuai dengan waktu yang tersisa. Jangan mencoba memadatkan semua aktivitas yang ditunda ke dalam satu malam. Perbarui tanggal berdasarkan waktu yang tersedia dan beri tahu mereka yang bergantung pada tenggat waktu tersebut. Pemulihan ini merupakan bagian dari pengorganisasian dan mencegah gangguan mengubah seluruh daftar menjadi serangkaian tenggat waktu yang terlambat.

Pertanyaan umum

Apakah saya membutuhkan tiga aplikasi berbeda?

Tidak. Sebuah alat dapat melakukan lebih dari satu fungsi. Ketiga lapisan tersebut menggambarkan alur informasi: menangkap, memutuskan, dan mengeksekusi.

Apakah saya harus memasukkan semua tugas saya ke dalam kalender?

Tidak harus. Sisihkan waktu khusus untuk janji temu dan blok waktu kerja. Tugas-tugas fleksibel dapat tetap ada dalam daftar sampai Anda memilih kapan akan mengerjakannya.

Apa yang harus saya lakukan dengan tugas yang terus ditunda?

Periksa apakah ada langkah selanjutnya yang jelas, bahan yang tersedia, dan prioritas. Bagi tugas, jadwalkan ulang dengan bijak, atau hapus dari daftar aktif jika tidak ada niat untuk melaksanakannya sekarang.

Mengapa pengingat Keep tidak muncul?

Pengingat telah dipindahkan ke Tugas. Periksa integrasi Tugas atau Kalender dan izin notifikasi, serta akun tempat tugas tersebut dibuat.

Buat satu entri, catat janji temu yang akan datang, dan pilih tindakan yang akan dilakukan. Lakukan tinjauan pertama sebelum menambahkan aplikasi baru.

Baca juga

• Lima aplikasi untuk mengatur tugas: bandingkan paket gratisnya.
• Aplikasi untuk kerja jarak jauh: paket rapat, obrolan, file, dan tugas gratis.
• Aplikasi membaca dan memberi anotasi: sorot, beri anotasi, dan tinjau PDF di ponsel Anda.
• Aplikasi untuk kesehatan mental: meditasi terpandu, jurnal suasana hati, dan latihan pernapasan.