Szervezőalkalmazások: építsd fel a rutinodat három rétegben

Egy ötletnek, egy feladatnak és egy találkozónak nem kell mind ugyanazon a képernyőn lennie. Az ötletet menteni kell; a feladat további műveletet igényel; a találkozó egy adott időintervallumot foglal el. E funkciók szétválasztása csökkenti azt a zavart, hogy öt alkalmazást kell megnyitni, és még mindig nem tudni, hol kezdje.

A rutinodat három rétegre oszthatod: rögzítés, tervezés és végrehajtás. A rendszer olyan egyszerű eszközöket használhat, mint a Google Keep, a Naptár és a Feladatok, vagy a telefonodba már integrált hasonló eszközöket. Az alkalmazások kiválasztása az egyes információk elérési útjának meghatározása után történik.

Első réteg: rögzítés a munka megszakítása nélkül.

Az információk rögzítése egy módja annak, hogy kikerüljünk a fejünkből, és megbízható helyre tegyük azokat. Lehet ez egy ötlet egy projekthez, egy szükséges vásárlás, vagy egy kérdés a következő megbeszélésre. Nem kell a prioritásokat és a határidőket abban a pillanatban eldöntenünk, amint az ötlet felmerül.

Válasszon egyetlen fő bejegyzést, például egy “Bejegyzés” című jegyzetet. Használjon olyan kifejezéseket, amelyek másnap is értelmesek lesznek. A “Szerződés” homályos; az “ellenőrizze az internetes szerződés megújítási dátumát” azt jelzi, hogy miért mentette el az információt.

Ha úton vagy, egy rövid jegyzet elegendő lehet. Egészítsd ki a kontextust, amikor abba tudod hagyni. Kerüld el, hogy ugyanazt a gondolatot rögzítsd egy jegyzetelő alkalmazásban, egy magadnak küldött üzenetben és egy papírlapon anélkül, hogy aztán összeillesztenéd őket: az információk szétszóródnak, és az áttekintés elveszíti hasznosságát.

Google Keep: gyors belépési pont a jegyzetekhez

A Google Keep lehetővé teszi jegyzetek és listák mentését. Jól működik egyszerű belépési pontként azokhoz az információkhoz, amelyeket még rendszerezni kell. Használj kevés címkét és leíró címeket anélkül, hogy minden apró jegyzetet osztályozási projektté alakítanál.

Google Keep: jegyzetek és listák

android

4,8

Megtekintés a Google Playen

A Keep emlékeztetői mostantól a Google Tasks szolgáltatásba kerülnek mentésre. A ... szerint A Google segítsége ehhez az integrációhoz, A Keep többé nem fog emlékeztető értesítéseket küldeni. Ha egy adott időpontban érkező értesítésre van szüksége, ellenőrizze a Feladatok vagy a Naptár beállítást, valamint az értesítési engedélyeit.

iPhone-on a Jegyzetek alkalmazás az információk rögzítésére is szolgálhat. Ha már használsz egy másik eszközt, tartsd meg, ha könnyen rögzíthető és megtalálható vele a tartalom. Az alkalmazásváltás nem szükséges ehhez a módszerhez: a lényeg az, hogy meghatározd, hol lesznek áttekintve a bemeneti adatok.

Második réteg: a jegyzetek döntésekké alakítása

Az áttekintési folyamat során minden jegyzethez rendelnek egy célhelyet. A referenciaadatok a referenciamappába kerülnek. A lehetséges műveletek felkerülnek a teendők listájára. Az ütemezett megbeszélések felkerülnek a naptárba. A prioritás nélküli ötleteket a lehetőségek listájára lehet helyezni, elkülönítve a heti kötelezettségektől.

Ha a fő listából kell kiválasztania egy eszközt, akkor az összehasonlítás alkalmazások a feladatok rendszerezéséhez Alternatívákat kínál. Itt a hangsúly az áramláson van: az osztályzatnak döntéssé kell válnia, nem pedig a bejáratnál felhalmozódó, határozatlan időre.

Google Naptár: Védje meg a találkozókat az ütemezett időpontokban

A Google Naptár segít vizualizálni a találkozókat és a lefoglalt időpontokat. Tüntesd fel a szükséges időpontot, helyszínt vagy linket, és egy rövid leírást, ha előkészületekről van szó. Egy találkozó könnyebben tartható, ha nem kell percekkel indulás előtt kikeresni a címet.

Google Naptár

android

4,8

Megtekintés a Google Playen

Ezenkívül vedd figyelembe az utazási időt is, ha az a tevékenység része. Két egymást követő, különböző helyszíneken tartott találkozó a listán összeegyeztethetőnek tűnhet, de a valóságban nem. Ellenőrizd a szüneteket, étkezéseket és egyéb szükségleteket, mielőtt kitöltenéd az összes üres helyet.

Nem kell minden feladatnak eseménnyé válnia. Használd a naptárat az ütemezett időpontokhoz és a védeni kívánt időblokkokhoz. Ha minden apró feladat egy adott időt foglal el, az ütemterv túl merevvé válhat, és folyamatos átszervezést igényelhet bármilyen előre nem látható esemény esetén.

Google Tasks: Írd le a következő műveletet.

A Google Tasks rendszerezi a feladatokat, és integrálható a Naptár nézettel. Írj olyan műveleteket, amelyek jelzik a teendőket: az “árajánlatkérés a beszállítótól” sokkal gyakorlatiasabb, mint a “felújítás”. Nagyobb projektek esetén bontsd szakaszokra, és azonosítsd az elsőként elindíthatót.

Google Feladatok

android

4,8

Megtekintés a Google Playen

Használj dátumokat, amikor van határidő, vagy konkrét szándékod a feladat elvégzésére. Ha mindent mára tűzöl ki, az egy elavult listát eredményez, amely nem segít a döntéseidben. Tegyél különbséget aközött a dátum között, amikor valaminek készen kell lennie, és aközött a pillanat között, amikor el szeretnéd kezdeni a munkát rajta.

Amikor valaki másra támaszkodsz, vezess nyilvántartást arról, hogy mi van függőben, és mikor van értelme utánajárni. Ne hagyd, hogy egy feladat megvalósíthatónak tűnjön, ha a következő lépés külső választ igényel. A várólista segít áttekinteni a függőségeket anélkül, hogy összekevernéd azokat a jelenleg elérhető munkákkal.

Harmadik réteg: egyszerre egy művelet végrehajtása.

A tervezés után válassz egy olyan feladatot, amely belefér a rendelkezésre álló időbe. Gyűjtsd össze a szükséges anyagokat, és minimalizáld az előre látható megszakításokat. A telefonodon lévő időzítővel beállíthatod a koncentráció időzítőjét; nem kell külön alkalmazást telepítened a visszaszámlálás elindításához.

A blokk időtartamának meg kell felelnie a munkának és annak az adott pillanatban fennálló állapotának. Egy rövid üzenet áttekintése más időt igényel, mint egy technikai olvasás. Az első tapasztalatok alapján figyeld meg, hogy mennyi időt vesz igénybe a tevékenység, anélkül, hogy a javasolt időtartamot egyetemes szabállyá tennéd.

• Határozza meg, hogy milyen eredményt szeretne elérni a blokkban.
• Csak azokat az anyagokat nyisd ki, amelyekre szükséged van a kezdéshez.
• Némítsa el a várható értesítéseket.
• Az új ötleteket már az elején írd le, ne valósítsd meg azonnal.
• Ha elkészült, jegyezze fel a következő lépést, ha a feladat folytatódik.

A rendszer Fókusz vagy Ne zavarj módja segíthet csökkenteni az értesítések számát. Őrizze meg azokat a névjegyeket és értesítéseket, amelyekre a rutin részeként szükség van. Ellenőrizze a kivételeket, mielőtt a módot használná, amikor fontos hívásra számít.

Az első áttekintés során állítsa össze a rendszert.

1. Gyűjtsd össze a szétszórt jegyzeteket egy ideiglenes belépési pontba.
2. Törölje a már nem hasznos rekordokat.
3. Válaszd szét az időpontokat időpont szerint, és írd be őket a naptárba.
4. A függőben lévő feladatokat a következő műveletekké alakítsa.
5. A referenciadokumentumokat egy meghatározott helyen tárolja.
6. Válasszon ki néhány prioritást a következő időszakra.

Ne próbáld meg átnézni a telefonod összes előzményét, mielőtt elkezded. Először az aktív fájlokkal és a közelgő találkozókkal dolgozz. A régebbi fájlokat egy másik munkamenetben rendszerezheted; ha ezeket belekevered a kezdeti áttekintésbe, az további munkát jelent anélkül, hogy segítene eldönteni, mit tegyél ma.

Bővebb tanulmányi anyagokért és dokumentumokért lásd az útmutatót Olvasás és jegyzetelés mobiltelefonon Ez segít kiválasztani a hivatkozások tárolásának módját. A teendőlista tartalmazhatja a dokumentum linkjét, miközben a tartalom a megfelelő helyen marad.

Végezz heti áttekintést, amely döntésekkel zárul.

Nyisd meg a beérkező leveleidet, a naptáradat és a feladataidat. Nézd meg, mi készült el, mi változott, és mi függ még valaki mástól. Értékeld újra a határidőket, és távolítsd el azokat a tevékenységeket, amelyeknek már nincs értelmük. Egy hasznos áttekintés csökkenti a következő héttel kapcsolatos bizonytalanságot.

Ha egy feladatot többször is elhalasztottak, vizsgáld meg, miért. Lehet, hogy túl nagy, hiányoznak belőle a szükséges anyagok, nem prioritásos, vagy homályosan van leírva. Írd át a következő lépést, vagy tudatosan dönts úgy, hogy elhalasztod, ahelyett, hogy a végtelenségig tolnád ugyanazt a határidőt.

Azt is vedd figyelembe, hogy mennyi szabadidőd van előre nem látható eseményekre. Egy előre nem látható időkeret nélkül megtervezett hét vasárnap produktívnak tűnhet, de hétfőn már kivitelezhetetlenné válhat. Igazítsd a kötelezettségeid számát a rendelkezésre álló időhöz, beleértve a munkán kívüli feladatokat is.

Válaszd el a hivatkozásokat az aktív projektektől.

Egy recept, egy nyugta és egy megbeszélésjegyzet nem feltétlenül igényel feladatot. A referenciaanyagokat olyan nevekkel tárold, amelyek lehetővé teszik a megtalálásukat. Ha van hozzájuk kapcsolódó művelet, add hozzá a listához, és őrizd meg a megfelelő fájlra mutató hivatkozást.

A Notion képes oldalakat és adatbázisokat rendszerezni olyan projektekhez, amelyek szélesebb kontextust igényelnek. Használja, ha ez a struktúra segít, anélkül, hogy minden egyszerű jegyzetet újra kellene írnia egy összetett adatbázisban. Az oldalak manuális offline elérése kompatibilis alkalmazásokban érhető el; ellenőrizze, hogy mely oldalak lettek letöltve, mielőtt kapcsolat nélkül rájuk hagyatkozna.

Kezdj aktív projektenként egy oldallal, amely tartalmazza a célkitűzést, az anyagokat és a következő döntéseket. Csak akkor adj hozzá mezőket, ha valóban szükség van rájuk. Az üres tulajdonságokkal teli rendszer növelheti a karbantartási időt, és elvonhatja a figyelmet a támogatandó munkáról.

Oszd meg a felelősséget, amikor mások is érintettek.

Megosztott feladat esetén adja meg, hogy ki fogja végrehajtani, mi az eredmény, és mikorra kell a teljesítést elvégezni. A “bemutató megtekintése” nevű elem nem tisztázza, hogy valakinek át kell-e tekintenie a szöveget, jóvá kell-e hagynia a költségvetést, vagy be kell-e küldenie a fájlt. A művelet megadása csökkenti az eltérő értelmezéseket.

Válasszon egy fő helyet a változtatások rögzítésére. Ha a határidő megváltozott egy beszélgetésben, frissítse a megfelelő feladatot. Ne hagyatkozzon arra, hogy valaki egy régi üzenetben rájön, hogy a naptárban megjelenített dátum hibás.

Az útmutató a távmunkához kapcsolódó alkalmazások Leegyszerűsíti a kommunikációt, az iktatást és a megbeszéléseket. Személyes rutinjához csak azokat az információkat tartsa meg, amelyekre a feladatok elvégzéséhez szüksége van, tiszteletben tartva a szervezet dokumentumhozzáférési és -tárolási szabályait.

Értékelje a rendszert az általa elvégzett munka alapján.

Egy hét elteltével ellenőrizd, hogy találtál-e időpontokat, azonosítsd a következő feladatot, és keresd meg a hivatkozásokat. Ezek az eredmények hasznosabbak, mint a létrehozott címkék vagy automatizálások számának megszámolása. Ha egy lépés túl sok erőfeszítést igényel, egyszerűsítsd, mielőtt egy másik eszközt adnál hozzá.

Egy teendőlistának nem kell minden nap üresnek lennie. Választásokat és felelősségeket jelképez, némelyikük hosszú távú. Ha a teendőlista rendszerezése fokozza a szorongást vagy elveszi a szabadidődet, csökkentsd a riasztások számát és az ellenőrzések gyakoriságát.

Az is lehetséges, hogy a folyamat egy részéhez papírt használsz, a mobiltelefonodat pedig fő fájlként. Ez a módszer akkor működik, ha tudod, hol találod és hogyan frissítheted az információkat. Csak kerüld el, hogy két, egymással versengő listát tarts fenn ugyanazon időpont különböző verzióival.

Vezess be egy rövid eljárást arra az esetre, ha egy nap eltér a tervezetttől: először is ellenőrizd az időpontokat idő szerint, azonosítsd, mit kell közölni, és válassz egy feladatot, amely még belefér a fennmaradó időbe. Ne próbáld meg az összes elhalasztott tevékenységet egyetlen estére sűríteni. Frissítsd a dátumokat a rendelkezésre álló idő alapján, és értesítsd azokat, akik a határidőtől függenek. Ez a helyreállítás a szervezés része, és megakadályozza, hogy egy megszakítás a teljes listát lejárt határidők halmazává változtassa.

Gyakori kérdések

Három különböző alkalmazásra van szükségem?

Nem. Egy eszköz több funkciót is elláthat. A három réteg az információ útját írja le: rögzítés, döntés és végrehajtás.

Fel kellene vennem az összes feladatomat a naptárba?

Nem feltétlenül. Határozz meg konkrét időpontokat a találkozókra és a munkablokkokra. A rugalmas teendők a listán maradhatnak, amíg el nem döntöd, mikor végzed el őket.

Mit tegyek egy folyamatosan elhalasztott feladattal?

Ellenőrizd, hogy van-e egyértelmű következő teendőd, elérhető anyagaid és prioritásod. Oszd fel, ütemezd át tetszés szerint, vagy távolítsd el az aktív listáról, ha jelenleg nincs szándékod végrehajtani.

Miért nem jelenik meg a Keep emlékeztető?

Az emlékeztetők átkerültek a Feladatok mappába. Ellenőrizze a Feladatok vagy a Naptár integrációját és az értesítési engedélyeket, valamint azt a fiókot, amelyben a feladatot létrehozták.

Hozzon létre egyetlen bejegyzést, rögzítse a közelgő találkozókat, és válasszon ki egy végrehajtandó műveletet. Új alkalmazások hozzáadása előtt végezze el az első áttekintést.

Olvasd el ezt is

• Öt alkalmazás a feladatok szervezéséhez: hasonlítsa össze az ingyenes csomagokat.
• Távmunkához való alkalmazások: ingyenes értekezlet-, csevegés-, fájl- és feladatkészlet.
• Olvasó és jegyzetelő alkalmazások: PDF-ek kiemelése, jegyzetelése és ellenőrzése a telefonodon.
• Mentális egészségre ható alkalmazások: vezetett meditáció, hangulatnapló és légzőgyakorlatok.