Organizasyon uygulamaları: rutininizi üç katmanda oluşturun

Bir fikir, bir görev ve bir randevu aynı ekranda olmak zorunda değil. Fikrin kaydedilmesi gerekiyor; görev bir takip eylemi gerektiriyor; randevu belirli bir zaman dilimini kaplıyor. Bu işlevleri ayırmak, beş uygulama açıp yine de nereden başlayacağınızı bilememenin yarattığı kafa karışıklığını azaltır.

Günlük rutininizi üç katmana ayırabilirsiniz: yakalama, planlama ve uygulama. Sistem, Google Keep, Takvim ve Görevler gibi basit araçları veya telefonunuza zaten entegre edilmiş eşdeğer uygulamaları kullanabilir. Uygulama seçimi, her bir bilgi parçası için izlenecek yolu tanımladıktan sonra yapılır.

Birinci aşama: Çalışmayı kesintiye uğratmadan yakalama.

Bilgiyi kaydetmek, onu zihninizden çıkarıp güvenilir bir yere yerleştirmenin bir yoludur. Bu bir proje fikri, gerekli bir satın alma veya bir sonraki toplantı için bir soru olabilir. Fikir aklınıza geldiği anda önceliklere ve son teslim tarihlerine karar vermeniz gerekmez.

“Giriş” başlıklı bir not gibi tek bir ana giriş seçin. Ertesi gün de anlam ifade edecek ifadeler kullanın. “Sözleşme” belirsizdir; “internet sözleşmesinin yenileme tarihini kontrol edin” ifadesi, bilgiyi neden kaydettiğinizi gösterir.

Hareket halindeyken kısa bir not yeterli olabilir. Durabildiğiniz zaman bağlamı tamamlayın. Aynı fikri bir not uygulamasında, kendinize yazdığınız bir mesajda ve bir kağıt parçasında, daha sonra bunları bir araya getirmeden kaydetmekten kaçının: bilgiler dağılır ve gözden geçirme faydasını kaybeder.

Google Keep: Notlar için hızlı giriş noktası

Google Keep, notlar ve listeler kaydetmenizi sağlar. Henüz düzenlenmesi gereken bilgiler için basit bir giriş noktası olarak iyi çalışır. Her küçük notu bir sınıflandırma projesine dönüştürmeden, birkaç etiket ve açıklayıcı başlık kullanın.

Google Keep: notlar ve listeler

android

4,8

Google Play'de görüntüle

Hatırlatıcılar artık Google Görevler'e kaydediliyor. Buna göre... Google'ın bu entegrasyon konusundaki yardımı., Hatırlatma bildirimleri artık Keep'ten gelmeyecek. Belirli bir saatte uyarı almak istiyorsanız, Görevler veya Takvim uygulamanızı ve bildirim izinlerinizi kontrol edin.

iPhone'da Notlar uygulaması da bilgi kaydetme amacına hizmet edebilir. Zaten başka bir araç kullanıyorsanız, içerik kaydetmek ve bulmak kolay ise onu kullanmaya devam edin. Bu yöntemi uygulamak için uygulama değiştirmek gerekli değildir: asıl önemli olan, girdinin nerede inceleneceğini belirlemektir.

İkinci aşama: notları kararlara dönüştürmek

İnceleme sürecinde, her nota bir hedef atanır. Referans bilgileri referans klasörüne kaydedilir. Olası bir işlem yapılacaklar listesine eklenir. Planlanmış bir toplantı takvime eklenir. Önceliği olmayan bir fikir, haftanın yükümlülüklerinden ayrı olarak, olasılıklar listesine yerleştirilebilir.

Ana liste için bir araç seçmeniz gerekiyorsa, karşılaştırma şu şekilde olabilir: görevleri düzenlemek için uygulamalar Alternatifler sunuyor. Burada odak noktası akış: not, bir karara dönüşmeli, girişte süresiz olarak birikmemeli.

Google Takvim: Planlanan zamanlardaki randevuları koruyun.

Google Takvim, randevularınızı ve ayrılmış zamanlarınızı görselleştirmenize yardımcı olur. Hazırlık gerektiren durumlarda gerekli zamanı, konumu veya bağlantıyı ve kısa bir açıklamayı ekleyin. Randevuya gitmek, evden çıkmadan birkaç dakika önce adresi aramak zorunda kalmadığınızda daha kolaydır.

Google Takvim

android

4,8

Google Play'de görüntüle

Ayrıca, seyahat süresi de etkinliğin bir parçasıysa bunu da hesaba katın. Farklı yerlerde art arda yapılacak iki toplantı listede uyumlu görünebilir, ancak gerçekte öyle olmayabilir. Tüm boşlukları doldurmadan önce molaları, yemekleri ve diğer ihtiyaçları kontrol edin.

Her görevin bir etkinlik haline gelmesi gerekmez. Takvimi, korumayı amaçladığınız planlanmış zamanlar ve zaman dilimleri için kullanın. Her küçük görev bir zaman dilimini işgal ederse, program çok katı hale gelebilir ve beklenmedik herhangi bir olay karşısında sürekli yeniden düzenleme gerektirebilir.

Google Görevleri: Sonraki eylemi yazın.

Google Görevler, görevleri düzenler ve Takvim görünümüyle entegre edilebilir. Ne yapılacağını belirten eylemler yazın: "tedarikçiden fiyat teklifi isteyin" ifadesi, "tadilat" ifadesinden daha eyleme geçirilebilir. Daha büyük bir proje için, projeyi aşamalara ayırın ve başlanabilecek ilk aşamayı belirleyin.

Google Görevleri

android

4,8

Google Play'de görüntüle

Bir son tarih veya işi tamamlama konusunda somut bir niyetiniz olduğunda tarih kullanın. Her şeyi bugüne işaretlemek, seçimlerinize rehberlik edemeyen, güncelliğini yitirmiş bir liste oluşturur. Bir şeyin hazır olması gereken tarih ile üzerinde çalışmaya başlamayı düşündüğünüz an arasında ayrım yapın.

Başka birine bağımlı olduğunuzda, bekleyen işlerin kaydını tutun ve ne zaman takip etmenin mantıklı olduğunu belirleyin. Bir sonraki adım dışarıdan bir yanıt gerektiriyorsa, bir görevin başarılabilir görünmesine izin vermeyin. Bekleme listesi, mevcut işlerle karıştırmadan bağımlılıkları gözden geçirmenize yardımcı olur.

Üçüncü katman: Her seferinde yalnızca bir işlem gerçekleştirin.

Planlamanın ardından, mevcut zamana uygun bir görev seçin. Gerekli malzemeleri toplayın ve öngörülebilir kesintileri en aza indirin. Konsantre olmak için telefonunuzdaki zamanlayıcıyı kullanabilirsiniz; geri sayımı başlatmak için başka bir uygulama yüklemenize gerek yok.

Blok süresi, o anki işe ve durumuna uygun olmalıdır. Kısa bir mesaj incelemesi, teknik bir okumadan farklı bir süre gerektirir. Önerilen süreyi evrensel bir kural haline getirmeden, faaliyetin ne kadar zaman gerektirdiğini gözlemlemek için ilk deneyimden yararlanın.

• Blokta hangi sonucu elde etmek istediğinizi tanımlayın.
• Başlamak için ihtiyacınız olan malzemeleri açın.
• Bekleyebilecek bildirimleri sessize alın.
• Başlangıçta yeni fikirleri not alın, ancak hemen uygulamaya geçirmeyin.
• İşlem tamamlandığında, görev devam ediyorsa bir sonraki adımı not edin.

Sistemin Odaklanma veya Rahatsız Etme modu, uyarıları azaltmanıza yardımcı olabilir. Rutininizin bir parçası olarak geçmesi gereken kişileri ve bildirimleri koruyun. Önemli bir arama beklediğiniz bir dönemde modu kullanmadan önce istisnaları kontrol edin.

Sistemi ilk incelemede bir araya getirin.

1. Dağınık notları geçici bir giriş noktasına toplayın.
2. Artık işinize yaramayan kayıtları silin.
3. Randevuları zamana göre ayırın ve takvime ekleyin.
4. Bekleyen görevleri bir sonraki adımlara dönüştürün.
5. Referans belgelerini belirlenmiş bir yerde saklayın.
6. Önümüzdeki dönem için birkaç öncelik belirleyin.

Başlamadan önce telefonunuzun tüm geçmişini gözden geçirmeye çalışmayın. Önce aktif olanlarla ve yaklaşan randevularınızla ilgilenin. Daha eski dosyalar başka bir oturumda düzenlenebilir; bunları ilk incelemeye karıştırmak, bugün ne yapacağınıza karar vermenize yardımcı olmadan daha fazla iş yükü getirir.

Kapsamlı çalışma materyalleri ve belgeler için, kılavuza bakın. Cep telefonunda okuma ve not alma Bu, referansları saklama yöntemini seçmenize yardımcı olur. Yapılacaklar listesi belge bağlantısını içerebilirken, içerik uygun konumda kalır.

Her hafta bir değerlendirme yapın ve bu değerlendirme sonucunda seçimler belirleyin.

Gelen kutunuzu, takviminizi ve görevlerinizi açın. Nelerin tamamlandığını, nelerin değiştiğini ve nelerin hala başkasına bağlı olduğunu görün. Son teslim tarihlerini yeniden değerlendirin ve artık mantıklı olmayan etkinlikleri kaldırın. Faydalı bir gözden geçirme, gelecek hafta hakkındaki belirsizliği azaltır.

Bir görev birkaç kez ertelendiyse, nedenini araştırın. Çok büyük olabilir, gerekli malzemelerden yoksun olabilir, öncelik sıralamasında yer almayabilir veya belirsiz bir şekilde tanımlanmış olabilir. Bir sonraki adımı yeniden yazın veya aynı son tarihi süresiz olarak ileriye ertelemek yerine bilinçli olarak ertelemeye karar verin.

Ayrıca, öngörülemeyen olaylar için ne kadar boş zamanınız olduğunu da göz önünde bulundurun. Hiçbir esneklik payı olmadan planlanan bir hafta, Pazar günü verimli görünebilir ancak Pazartesi günü uygulanamaz hale gelebilir. İş dışındaki sorumluluklar da dahil olmak üzere, taahhüt sayısını mevcut zamana göre ayarlayın.

Aktif projelerden ayrı referanslar.

Bir tarif, bir fiş ve bir toplantı notu mutlaka bir görev gerektirmez. Referans materyallerini, onları bulmanızı sağlayacak isimlerle saklayın. İlişkili bir işlem varsa, bu işlemi listeye ekleyin ve ilgili dosyaya bir referans tutun.

Notion, daha geniş bir bağlam gerektiren projeler için sayfaları ve veri tabanlarını düzenleyebilir. Her basit notu karmaşık bir veri tabanında yeniden oluşturmak zorunda kalmadan, bu yapının yardımcı olduğu durumlarda kullanın. Uyumlu uygulamalarda sayfalara manuel çevrimdışı erişim mevcuttur; bağlantı olmadan bunlara güvenmeden önce hangi sayfaların indirildiğini kontrol edin.

Her aktif proje için, amaç, malzemeler ve sonraki kararları içeren tek bir sayfa ile başlayın. Alanları yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulduğunda ekleyin. Boş özelliklerle dolu bir sistem, bakım süresini artırabilir ve desteklemesi gereken işten dikkati dağıtabilir.

Başka kişilerin de dahil olduğu durumlarda sorumlulukları paylaşın.

Ortak bir görevde, görevi kimin gerçekleştireceğini, sonucun ne olduğunu ve teslimatın ne zaman gerekli olduğunu belirtin. "Sunumu görüntüle" adlı bir öğe, birinin metni incelemesi, bütçeyi onaylaması veya dosyayı göndermesi gerekip gerekmediğini netleştirmez. Eylemi belirtmek, farklı yorumlamaları azaltır.

Değişiklikleri kaydetmek için ana bir yer seçin. Eğer son tarih bir görüşme sırasında değiştiyse, ilgili görevi güncelleyin. Takvimde görüntülenen tarihin yanlış olduğunu birinin eski bir mesajı bulup keşfetmesini beklemeyin.

Rehber uzaktan çalışma başvuruları İletişimi, dosyalama işlemlerini ve toplantıları kolaylaştırır. Kişisel rutininiz için, kuruluşun belge erişim ve depolama kurallarına uyarak, yalnızca görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri saklayın.

Sistemi, kolaylaştırdığı iş hacmi üzerinden değerlendirin.

Bir hafta sonra, randevuları bulup bulmadığınızı kontrol edin, bir sonraki görevi belirleyin ve referansları alın. Bu sonuçlar, kaç etiket veya otomasyon oluşturulduğunu saymaktan daha faydalıdır. Bir adım çok fazla çaba gerektiriyorsa, başka bir araç eklemeden önce onu basitleştirin.

Yapılacaklar listesinin her gün boş olması gerekmez. Bu liste, bazıları uzun vadeli olan seçimleri ve sorumlulukları temsil eder. Yapılacaklar listenizi düzenlemek kaygınızı artırıyorsa veya boş zamanınızı alıyorsa, uyarı sayısını ve kontrol sıklığını azaltın.

İşlemlerin bir kısmı için kağıt kullanıp, ana dosya olarak cep telefonunuzu kullanmanız da mümkün. Bu yöntem, bilgileri nerede bulacağınızı ve nasıl güncelleyeceğinizi bildiğinizde işe yarar. Sadece aynı randevunun farklı sürümlerini içeren iki ayrı liste tutmaktan kaçının.

Planlar aksadığında izlenecek küçük bir prosedür ekleyin: Öncelikle randevularınızı saate göre kontrol edin, iletilmesi gerekenleri belirleyin ve kalan zamana sığacak bir görev seçin. Ertelenen tüm etkinlikleri tek bir geceye sıkıştırmaya çalışmayın. Mevcut zamana göre tarihleri güncelleyin ve son teslim tarihine bağlı olanları bilgilendirin. Bu toparlanma, organizasyonun bir parçasıdır ve bir aksamanın tüm listeyi gecikmiş son teslim tarihlerine dönüştürmesini önler.

Yaygın sorular

Üç farklı uygulamaya mı ihtiyacım var?

Hayır. Bir araç birden fazla işlevi yerine getirebilir. Üç katman, bilginin yolunu tanımlar: yakalama, karar verme ve yürütme.

Tüm görevlerimi takvime eklemeli miyim?

Mutlaka değil. Randevular ve çalışma blokları için belirli zamanlar ayırın. Esnek yapılacaklar listesi, ne zaman ele alacağınıza karar verene kadar listede kalabilir.

Sürekli ertelenen bir iş ile ne yapmalıyım?

Sonraki adımın net olup olmadığını, mevcut malzemelerin bulunup bulunmadığını ve önceliğinin olup olmadığını kontrol edin. Şu anda gerçekleştirme niyeti yoksa, işi bölün, yeniden planlayın veya aktif listeden çıkarın.

Keep hatırlatıcısı neden görünmüyor?

Hatırlatıcılar Görevler bölümüne taşındı. Görevler veya Takvim entegrasyonunu ve bildirim izinlerini, ayrıca görevin oluşturulduğu hesabı kontrol edin.

Tek bir kayıt oluşturun, yaklaşan randevuları kaydedin ve gerçekleştirilecek bir işlem seçin. Yeni başvurular eklemeden önce ilk incelemeyi yapın.

Ayrıca okuyun

• Görevleri düzenlemek için beş uygulama: Ücretsiz planları karşılaştırın.
• Uzaktan çalışma için uygulamalar: ücretsiz toplantı, sohbet, dosya ve görev kiti.
• Okuma ve not alma uygulamaları: PDF dosyalarını telefonunuzda vurgulayın, not ekleyin ve inceleyin.
• Ruh sağlığı uygulamaları: rehberli meditasyon, duygu günlüğü ve nefes egzersizleri.