Aplikasi organisasi: bina rutin anda dalam tiga lapisan

Idea, tugasan dan temujanji tidak perlu diletakkan pada skrin yang sama. Idea tersebut perlu disimpan; tugasan tersebut memerlukan tindakan susulan; temujanji tersebut mengambil masa tertentu. Mengasingkan fungsi-fungsi ini dapat mengurangkan kekeliruan apabila membuka lima aplikasi dan masih tidak tahu di mana hendak bermula.

Anda boleh menyusun rutin anda kepada tiga lapisan: tangkap, rancang dan laksana. Sistem ini boleh menggunakan alatan mudah seperti Google Keep, Kalendar dan Tugasan, atau yang setaraf yang telah disepadukan ke dalam telefon anda. Pilihan aplikasi datang selepas menentukan laluan untuk setiap maklumat.

Lapisan pertama: tangkap tanpa mengganggu kerja.

Menangkap maklumat adalah cara untuk mengeluarkannya dari fikiran anda dan menyimpannya di tempat yang boleh dipercayai. Ia mungkin idea untuk projek, pembelian yang diperlukan atau soalan untuk mesyuarat seterusnya. Anda tidak perlu memutuskan keutamaan dan tarikh akhir sebaik sahaja idea itu datang kepada anda.

Pilih satu entri utama, seperti nota bertajuk “Entri”. Gunakan frasa yang masih masuk akal pada keesokan harinya. “Kontrak” adalah samar-samar; “semak tarikh pembaharuan kontrak internet” menunjukkan sebab anda menyimpan maklumat tersebut.

Jika anda sedang dalam perjalanan, nota pendek mungkin mencukupi. Lengkapkan konteks apabila anda boleh berhenti. Elakkan daripada mencatat idea yang sama dalam aplikasi nota, mesej kepada diri sendiri dan pada sehelai kertas tanpa kemudian menyatukannya: maklumat akan berselerak dan ulasan akan hilang kegunaannya.

Google Keep: titik masuk pantas untuk nota

Google Keep membolehkan anda menyimpan nota dan senarai. Ia berfungsi dengan baik sebagai titik masuk mudah untuk maklumat yang masih perlu disusun. Gunakan beberapa tag dan tajuk deskriptif, tanpa menjadikan setiap nota kecil sebagai projek pengelasan.

Google Keep: nota dan senarai

Android

4,8

Lihat di Google Play

Peringatan Keep kini disimpan ke Google Tasks. Menurut... Bantuan Google mengenai integrasi ini, Pemberitahuan peringatan tidak lagi akan datang daripada Keep. Semak Tugasan atau Kalendar dan kebenaran pemberitahuan anda jika anda bergantung pada makluman pada masa tertentu.

Pada iPhone, aplikasi Notes juga boleh berfungsi untuk menangkap maklumat. Jika anda sudah menggunakan alat lain, simpannya jika mudah untuk merakam dan mencari kandungan. Menukar aplikasi tidak diperlukan untuk menggunakan kaedah ini: perkara utama adalah untuk menentukan di mana input akan disemak.

Lapisan kedua: tukar nota kepada keputusan

Semasa proses semakan, setiap nota diberikan destinasi. Maklumat rujukan dimasukkan ke dalam folder rujukan. Tindakan yang mungkin ditambah ke senarai tugasan. Mesyuarat yang dijadualkan akan dimasukkan ke dalam kalendar. Idea tanpa keutamaan boleh diletakkan dalam senarai kemungkinan, berasingan daripada kewajipan mingguan.

Jika anda perlu memilih alat untuk senarai utama, perbandingan aplikasi untuk mengatur tugasan Ia mengemukakan alternatif. Di sini, tumpuan diberikan kepada aliran: gred mesti diterjemahkan kepada keputusan, bukan kekal terkumpul selama-lamanya di pintu masuk.

Kalendar Google: Lindungi temu janji semasa waktu yang dijadualkan

Kalendar Google membantu anda menggambarkan temu janji dan masa yang ditempah. Sertakan masa, lokasi atau pautan yang diperlukan dan penerangan ringkas apabila terdapat persediaan yang terlibat. Temu janji lebih mudah untuk disimpan apabila anda tidak perlu mencari alamat beberapa minit sebelum bertolak.

Kalendar Google

Android

4,8

Lihat di Google Play

Selain itu, pertimbangkan masa perjalanan apabila ia merupakan sebahagian daripada aktiviti. Dua mesyuarat berturut-turut di lokasi berbeza mungkin kelihatan serasi dalam senarai, tetapi sebenarnya tidak. Semak waktu rehat, waktu makan dan keperluan lain sebelum mengisi semua tempat kosong.

Tidak semua tugasan perlu menjadi satu acara. Gunakan kalendar untuk masa yang dijadualkan dan blok masa yang anda ingin lindungi. Jika setiap tugasan kecil memenuhi satu slot, jadual boleh menjadi terlalu tegar dan memerlukan penyusunan semula yang berterusan sekiranya berlaku sebarang kejadian yang tidak dijangka.

Tugasan Google: Tulis tindakan seterusnya.

Google Tasks menyusun tugasan dan boleh disepadukan dengan paparan Kalendar. Tulis tindakan yang menunjukkan apa yang perlu dilakukan: "minta sebut harga daripada pembekal" lebih boleh diambil tindakan daripada "pengubahsuaian". Untuk projek yang lebih besar, bahagikannya kepada peringkat dan kenal pasti peringkat pertama yang boleh dimulakan.

Tugasan Google

Android

4,8

Lihat di Google Play

Gunakan tarikh apabila terdapat tarikh akhir atau niat yang kukuh untuk menyelesaikan tugasan. Menetapkan segala-galanya untuk hari ini akan menghasilkan senarai ketinggalan zaman yang gagal membimbing pilihan anda. Bezakan antara tarikh sesuatu perlu disiapkan dan saat anda berhasrat untuk mula mengerjakannya.

Apabila anda bergantung pada orang lain, catatkan rekod tentang apa yang belum selesai dan bila masa yang sesuai untuk tindakan susulan. Jangan biarkan sesuatu tugasan kelihatan boleh dicapai jika langkah seterusnya memerlukan respons luaran. Senarai menunggu membantu menyemak kebergantungan tanpa mencampurkannya dengan kerja yang tersedia pada masa ini.

Lapisan ketiga: laksanakan satu tindakan pada satu masa.

Selepas merancang, pilih tugasan yang sesuai dengan masa yang ada. Kumpulkan bahan yang diperlukan dan kurangkan gangguan yang boleh diramal. Pemasa pada telefon anda boleh digunakan untuk menetapkan pemasa untuk tumpuan; tidak perlu memasang aplikasi lain hanya untuk memulakan kira detik.

Tempoh blok hendaklah sepadan dengan kerja dan keadaannya pada masa itu. Semakan pesanan ringkas memerlukan tempoh yang berbeza daripada bacaan teknikal. Gunakan pengalaman pertama untuk memerhatikan berapa banyak masa yang diperlukan oleh aktiviti tersebut, tanpa mengubah tempoh yang dicadangkan menjadi peraturan universal.

• Tentukan hasil yang anda ingin hasilkan dalam blok tersebut.
• Buka hanya bahan yang anda perlukan untuk bermula.
• Senyapkan pemberitahuan yang boleh menunggu.
• Tuliskan idea-idea baharu pada mulanya, tanpa melaksanakannya serta-merta.
• Setelah selesai, catatkan langkah seterusnya jika tugasan diteruskan.

Mod Fokus atau Jangan Ganggu sistem boleh membantu mengurangkan amaran. Kekalkan kenalan dan pemberitahuan yang perlu dilalui sebagai sebahagian daripada rutin anda. Semak pengecualian sebelum menggunakan mod semasa tempoh anda menjangkakan panggilan penting.

Pasang sistem dalam semakan pertama.

1. Kumpulkan nota-nota yang berselerak ke dalam titik masuk sementara.
2. Padam rekod yang tidak lagi berguna.
3. Asingkan temu janji mengikut masa dan catatkannya pada kalendar.
4. Tukarkan tugasan yang belum selesai kepada tindakan seterusnya.
5. Simpan dokumen rujukan di lokasi yang dikenal pasti.
6. Pilih beberapa keutamaan untuk tempoh seterusnya.

Jangan cuba menyusun semua sejarah telefon anda sebelum anda mula. Kerjakan dahulu apa yang aktif dan temu janji anda yang akan datang. Fail lama boleh disusun dalam sesi lain; mencampurkannya ke dalam semakan awal menambah lebih banyak kerja tanpa membantu anda memutuskan apa yang perlu dilakukan hari ini.

Untuk bahan dan dokumen kajian yang meluas, panduan untuk Membaca dan mencatat nota di telefon bimbit Ini membantu anda memilih cara untuk menyimpan rujukan. Senarai tugasan boleh mengandungi pautan dokumen, manakala kandungannya kekal di lokasi yang sesuai.

Jalankan semakan mingguan yang berakhir dengan pilihan.

Buka peti masuk, kalendar dan tugasan anda. Lihat apa yang telah selesai, apa yang telah berubah dan apa yang masih bergantung pada orang lain. Nilai semula tarikh akhir dan alih keluar aktiviti yang tidak lagi masuk akal. Semakan yang berguna dapat mengurangkan ketidakpastian tentang minggu berikutnya.

Jika sesuatu tugasan telah ditangguhkan beberapa kali, siasat sebabnya. Ia mungkin terlalu besar, kekurangan bahan yang diperlukan, di luar keutamaan atau digambarkan secara samar-samar. Tulis semula langkah seterusnya atau secara sedar memutuskan untuk menangguhkannya dan bukannya memajukan tarikh akhir yang sama selama-lamanya.

Pertimbangkan juga berapa banyak masa lapang yang anda ada untuk peristiwa yang tidak dijangka. Minggu yang dirancang tanpa sebarang kelonggaran mungkin kelihatan produktif pada hari Ahad tetapi menjadi tidak dapat dilaksanakan pada hari Isnin. Laraskan bilangan komitmen dengan masa yang ada, termasuk tanggungjawab di luar kerja.

Asingkan rujukan daripada projek aktif.

Resipi, resit dan nota mesyuarat tidak semestinya memerlukan tugasan. Simpan bahan rujukan dengan nama yang membolehkan anda mencarinya. Jika terdapat tindakan yang berkaitan, tambahkan tindakan tersebut ke dalam senarai dan simpan rujukan kepada fail yang sepadan.

Notion boleh menyusun halaman dan pangkalan untuk projek yang memerlukan konteks yang lebih luas. Gunakannya apabila struktur itu membantu, tanpa mencipta semula setiap nota ringkas dalam pangkalan yang kompleks. Akses luar talian manual ke halaman tersedia dalam aplikasi yang serasi; semak halaman yang telah dimuat turun sebelum bergantung padanya tanpa sambungan.

Mulakan dengan satu halaman bagi setiap projek aktif yang mengandungi objektif, bahan dan keputusan seterusnya. Tambahkan medan hanya apabila ia benar-benar diperlukan. Sistem yang penuh dengan sifat kosong boleh meningkatkan masa penyelenggaraan dan mengalihkan perhatian daripada kerja yang sepatutnya disokongnya.

Kongsi tanggungjawab apabila orang lain terlibat.

Dalam tugasan kongsi, nyatakan siapa yang akan melaksanakannya, apakah hasilnya dan bila penghantaran diperlukan. Item yang dipanggil "lihat pembentangan" tidak menjelaskan sama ada seseorang perlu menyemak teks, meluluskan bajet atau menyerahkan fail. Menentukan tindakan mengurangkan tafsiran yang berbeza.

Pilih tempat utama untuk merekodkan perubahan. Jika tarikh akhir berubah dalam perbualan, kemas kini tugasan yang sepadan. Jangan bergantung pada seseorang yang menemui mesej lama untuk mengetahui bahawa tarikh yang dipaparkan pada kalendar adalah salah.

Panduan untuk aplikasi untuk kerja jarak jauh Ia memudahkan komunikasi, pemfailan dan mesyuarat. Untuk rutin peribadi anda, simpan hanya maklumat yang anda perlukan untuk melaksanakan tugas, dengan menghormati peraturan akses dan penyimpanan dokumen organisasi.

Nilaikan sistem melalui kerja yang difasilitasinya.

Selepas seminggu, semak sama ada anda menemui temu janji, kenal pasti tugasan seterusnya dan dapatkan rujukan. Keputusan ini lebih berguna daripada mengira berapa banyak tag atau automasi yang telah dicipta. Jika sesuatu langkah memerlukan terlalu banyak usaha, permudahkannya sebelum menambah alat lain.

Senarai tugasan tidak semestinya kosong setiap hari. Ia mewakili pilihan dan tanggungjawab, ada yang bersifat jangka panjang. Jika menyusun senarai tugasan anda meningkatkan kebimbangan atau mengambil masa rehat anda, kurangkan bilangan makluman dan kekerapan pemeriksaan.

Anda juga boleh menggunakan kertas untuk sebahagian proses dan telefon bimbit anda sebagai fail utama. Kaedah ini berkesan apabila anda tahu di mana hendak mencari dan cara mengemas kini maklumat tersebut. Elakkan menyimpan dua senarai yang bersaing dengan versi berbeza bagi temu janji yang sama.

Sertakan prosedur kecil untuk apabila sesuatu hari tidak mengikut perancangan: pertama, semak temu janji anda mengikut masa, kenal pasti apa yang perlu disampaikan, dan pilih tugasan yang masih sesuai dengan baki masa. Jangan cuba padatkan semua aktiviti yang ditangguhkan dalam satu malam. Kemas kini tarikh berdasarkan masa yang ada dan maklumkan kepada mereka yang bergantung pada tarikh akhir. Pemulihan ini adalah sebahagian daripada organisasi dan menghalang gangguan daripada menjadikan keseluruhan senarai sebagai satu set tarikh akhir yang tertunggak.

Soalan biasa

Perlukah saya menggunakan tiga aplikasi berbeza?

Tidak. Sebuah alat boleh melaksanakan lebih daripada satu fungsi. Tiga lapisan tersebut menerangkan laluan maklumat: menangkap, membuat keputusan dan melaksanakan.

Patutkah saya masukkan semua tugasan saya ke dalam kalendar?

Tidak semestinya. Tetapkan masa tertentu untuk temu janji dan blok kerja. Tugasan fleksibel boleh kekal dalam senarai sehingga anda memilih bila untuk menanganinya.

Apa yang perlu saya lakukan dengan tugasan yang asyik ditangguhkan?

Semak sama ada ia mempunyai tindakan seterusnya yang jelas, bahan yang tersedia dan keutamaan. Bahagikan, jadualkan semula dengan budi bicara atau alih keluar daripada senarai aktif apabila tiada niat untuk melaksanakannya sekarang.

Mengapa peringatan Keep tidak dipaparkan?

Peringatan telah dipindahkan ke Tugasan. Semak kebenaran penyepaduan dan pemberitahuan Tugasan atau Kalendar, serta akaun tempat tugasan itu dibuat.

Cipta satu entri, rekodkan temu janji akan datang dan pilih tindakan untuk dilakukan. Lakukan semakan pertama sebelum menambah aplikasi baharu.

Baca juga

• Lima aplikasi untuk mengatur tugasan: bandingkan pelan percuma.
• Aplikasi untuk kerja jarak jauh: mesyuarat percuma, sembang, fail dan kit tugas.
• Aplikasi membaca dan memberi anotasi: serlahkan, beri anotasi dan ulas PDF pada telefon anda.
• Aplikasi untuk kesihatan mental: meditasi berpandu, jurnal mood dan senaman pernafasan.