Organiseringsapps: Byg din rutine i tre lag
Por Rodrigo Pereira
0
En idé, en opgave og en aftale behøver ikke alle at være på den samme skærm. Ideen skal gemmes; opgaven kræver en opfølgningshandling; aftalen optager et bestemt tidsrum. Ved at adskille disse funktioner reduceres forvirringen ved at åbne fem apps og stadig ikke vide, hvor man skal begynde.
Du kan organisere din rutine i tre lag: registrering, planlægning og udførelse. Systemet kan bruge simple værktøjer som Google Keep, Kalender og Opgaver eller tilsvarende værktøjer, der allerede er integreret i din telefon. Valget af apps sker efter at have defineret stien til hver enkelt information.
Første lag: optag uden at afbryde arbejdet.
At indsamle information er en måde at få den ud af hovedet og lægge den et pålideligt sted. Det kan være en idé til et projekt, et nødvendigt køb eller et spørgsmål til det næste møde. Du behøver ikke at beslutte dig for prioriteter og deadlines i det øjeblik, ideen kommer til dig.
Vælg en enkelt hovedopslag, f.eks. en note med titlen "Opslag". Brug sætninger, der stadig giver mening den næste dag. "Kontrakt" er vagt; "tjek internetkontraktens fornyelsesdato" angiver, hvorfor du gemte oplysningerne.
Hvis du er på farten, kan en kort note være tilstrækkelig. Færdiggør konteksten, når du kan stoppe. Undgå at nedfælde den samme idé i en note-app, i en besked til dig selv og på et stykke papir uden derefter at samle dem: informationen bliver spredt, og anmeldelsen mister sin anvendelighed.
Google Keep: et hurtigt adgangspunkt til noter
Google Keep giver dig mulighed for at gemme noter og lister. Det fungerer godt som et simpelt indgangspunkt til information, der stadig skal organiseres. Brug få tags og beskrivende titler, uden at gøre hver lille note til et klassificeringsprojekt.
Noter og lister til at indsamle information og gennemgå den senere.
Keep-påmindelser gemmes nu i Google Tasks. Ifølge... Googles hjælp til denne integration, Påmindelser kommer ikke længere fra Keep. Tjek Huskeliste eller Kalender og dine tilladelser til notifikationer, hvis du er afhængig af en notifikation på et bestemt tidspunkt.
På iPhone kan Notes-appen også bruges til at indsamle information. Hvis du allerede bruger et andet værktøj, så behold det, hvis det er nemt at optage og finde indhold. Det er ikke nødvendigt at skifte app for at anvende denne metode: hovedpointen er at definere, hvor inputtet skal gennemgås.
Andet lag: Forvandl noter til beslutninger
Under gennemgangsprocessen tildeles hver note en destination. Referenceoplysninger placeres i referencemappen. En mulig handling tilføjes til opgavelisten. Et planlagt møde placeres i kalenderen. En idé uden prioritet kan placeres på en liste over muligheder, separat fra ugens forpligtelser.
| Optagelse modtaget | Afgørelse | Bestemmelsessted |
|---|---|---|
| Aftale bekræftet til tirsdag | Book en tid og arranger transport. | Kalender |
| Jeg har brug for at forny et dokument. | Identificér den næste handling. | To-do-liste |
| Manual til et stykke udstyr | Gem til senere brug. | Referencer |
| Idé til et fremtidigt kursus | Vurder i en anden anmeldelse | Muligheder |
Hvis du skal vælge et værktøj til hovedlisten, sammenligningen af apps til organisering af opgaver Den præsenterer alternativer. Her er fokus på flowet: karakteren skal omsættes til en beslutning, ikke forblive akkumuleret på ubestemt tid ved indgangen.
Google Kalender: Beskyt aftaler på planlagte tidspunkter
Google Kalender hjælper dig med at visualisere aftaler og reserverede tider. Inkluder det nødvendige tidspunkt, sted eller link, og en kort beskrivelse, hvis der er forberedelse involveret. En aftale er nemmere at overholde, når du ikke behøver at slå adressen op få minutter før afgang.
Tag også højde for rejsetiden, når det er en del af aktiviteten. To møder i træk på forskellige steder kan virke kompatible på listen, men ikke i virkeligheden. Tjek pauser, måltider og andre behov, før du udfylder alle de tomme pladser.
Ikke alle opgaver behøver at blive en begivenhed. Brug kalenderen til planlagte tidspunkter og tidsblokke, du har til hensigt at beskytte. Hvis alle små opgaver optager et tidsrum, kan tidsplanen blive for rigid og kræve konstant reorganisering i lyset af enhver uforudset begivenhed.
Google Opgaver: Skriv den næste handling.
Google Tasks organiserer opgaver og kan integreres med kalendervisningen. Skriv handlinger, der angiver, hvad der skal gøres: "anmod om et tilbud fra leverandøren" er mere handlingsrettet end "renovering". For et større projekt, opdel det i faser og identificer den første, der kan startes.
To-do-lister til registrering af kommende handlinger og sporing af ventende opgaver.
Brug datoer, når der er en deadline eller en konkret intention om at færdiggøre arbejdet. At markere alt til i dag skaber en forældet liste, der ikke fungerer som en rettesnor for dine valg. Skeln mellem den dato, hvor noget skal være klar, og det øjeblik, du har til hensigt at begynde at arbejde på det.
Når du er afhængig af andre, så hold styr på, hvad der venter dig, og hvornår det giver mening at følge op. Lad ikke en opgave virke opnåelig, hvis det næste trin kræver en ekstern reaktion. En venteliste hjælper dig med at gennemgå afhængigheder uden at blande dem med det arbejde, der aktuelt er tilgængeligt.
Tredje lag: udfør én handling ad gangen.
Efter planlægningen skal du vælge en opgave, der passer inden for den tilgængelige tid. Saml de nødvendige materialer og minimer forudsigelige afbrydelser. En timer på din telefon kan bruges til at indstille en timer til koncentration; der er ingen grund til at installere en anden app bare for at starte nedtællingen.
Blokkens varighed bør svare til arbejdet og dets tilstand på det pågældende tidspunkt. En kort gennemgang af beskeder kræver en anden periode end en teknisk gennemgang. Brug den første oplevelse til at observere, hvor meget tid aktiviteten kræver, uden at gøre en foreslået varighed til en universel regel.
- Definer hvilket resultat du ønsker at producere i blokken.
- Åbn kun de materialer, du har brug for for at komme i gang.
- Slå notifikationer fra, der kan vente.
- Skriv nye idéer ned i starten, uden at implementere dem med det samme.
- Når du er færdig, skal du notere det næste trin, hvis opgaven fortsætter.
Systemets Fokus- eller Forstyr ikke-tilstand kan hjælpe med at reducere alarmer. Behold kontakter og notifikationer, der skal igennem som en del af din rutine. Tjek undtagelserne, før du bruger tilstanden i en periode, hvor du forventer et vigtigt opkald.
Saml systemet i en første gennemgang.
- Saml de spredte noter i et midlertidigt indgangspunkt.
- Slet poster, der ikke længere er nyttige.
- Adskil aftaler efter tidspunkt og skriv dem i kalenderen.
- Lav ventende opgaver om til næste handling.
- Opbevar referencedokumenter på et identificeret sted.
- Vælg et par prioriteter for den næste periode.
Forsøg ikke at sortere hele din telefons historik, før du starter. Arbejd først med det, der er aktivt, og dine kommende aftaler. Ældre filer kan organiseres i en anden session; at blande dem i den indledende gennemgang tilføjer mere arbejde uden at hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal gøre i dag.
For omfattende studiematerialer og dokumenter, se vejledningen til Læsning og notering på mobiltelefon Dette hjælper dig med at vælge en måde at gemme referencer på. To-do-listen kan indeholde dokumentlinket, mens indholdet forbliver på den korrekte placering.
Foretag en ugentlig evaluering, der munder ud i valg.
Åbn din indbakke, kalender og opgaver. Se, hvad der er blevet gennemført, hvad der er ændret, og hvad der stadig afhænger af en anden. Genovervej deadlines, og fjern aktiviteter, der ikke længere giver mening. En nyttig gennemgang reducerer usikkerheden om den følgende uge.
Hvis en opgave er blevet udskudt flere gange, så undersøg hvorfor. Den kan være for stor, mangle de nødvendige materialer, være ude af prioritet eller være vagt beskrevet. Omskriv det næste trin, eller beslut dig bevidst for at udskyde det i stedet for at skubbe den samme deadline frem i det uendelige.
Overvej også, hvor meget fritid du har til uforudsete begivenheder. En uge planlagt uden nogen form for spillerum kan virke produktiv om søndagen, men blive uigennemførlig om mandagen. Tilpas antallet af forpligtelser til den tilgængelige tid, inklusive ansvar uden for arbejdet.
Adskil referencer fra aktive projekter.
En opskrift, en kvittering og et mødenotat kræver ikke nødvendigvis en opgave. Gem referencematerialer med navne, der gør det muligt at finde dem. Hvis der er en tilknyttet handling, skal du tilføje den til listen og beholde en reference til den tilsvarende fil.
Notion kan organisere sider og baser til projekter, der har brug for en bredere kontekst. Brug det, når strukturen hjælper, uden at genskabe hver eneste simple note i en kompleks base. Manuel offlineadgang til sider er tilgængelig i kompatible applikationer; tjek hvilke sider der er blevet downloadet, før du bruger dem uden en forbindelse.
Start med én side pr. aktivt projekt, der indeholder målsætning, materialer og de næste beslutninger. Tilføj kun felter, når der virkelig er behov for dem. Et system fyldt med tomme egenskaber kan øge vedligeholdelsestiden og distrahere fra det arbejde, det burde understøtte.
Del ansvaret, når andre er involveret.
I en delt opgave skal du angive, hvem der skal udføre den, hvad resultatet er, og hvornår den skal leveres. Et element kaldet "se præsentation" præciserer ikke, om nogen skal gennemgå teksten, godkende budgettet eller indsende filen. Specifikation af handlingen reducerer forskellige fortolkninger.
Vælg et primært sted at registrere ændringer. Hvis deadline ændrede sig i en samtale, skal du opdatere den tilsvarende opgave. Stol ikke på, at nogen finder en gammel besked for at opdage, at datoen vist i kalenderen er forkert.
Guiden til applikationer til fjernarbejde Det strømliner kommunikation, arkivering og møder. Til din personlige rutine skal du kun beholde de oplysninger, du har brug for til at udføre opgaver, og respektere organisationens regler for dokumentadgang og opbevaring.
Evaluer systemet ud fra det arbejde, det muliggør.
Efter en uge skal du tjekke, om du finder aftaler, identificere den næste opgave og hente referencer. Disse resultater er mere nyttige end at tælle, hvor mange tags eller automatiseringer der blev oprettet. Hvis et trin kræver for meget indsats, skal du forenkle det, før du tilføjer et andet værktøj.
En to-do-liste behøver ikke at være tom hver dag. Den repræsenterer valg og ansvar, hvoraf nogle er langsigtede. Hvis det at organisere din to-do-liste øger angsten eller optager din nedetid, så reducer antallet af advarsler og hyppigheden af tjek.
Det er også muligt at bruge papir til en del af processen og din mobiltelefon som hovedfil. Denne metode fungerer, når du ved, hvor du finder og hvordan du opdaterer oplysningerne. Undgå blot at have to konkurrerende lister med forskellige versioner af den samme aftale.
Inkluder en lille procedure for, hvornår en dag afviger fra planen: Tjek først dine aftaler efter tid, identificer, hvad der skal kommunikeres, og vælg en opgave, der stadig passer inden for den resterende tid. Forsøg ikke at proppe alle udskudte aktiviteter ind på samme aften. Opdater datoer baseret på tilgængelig tid, og underret dem, der er afhængige af deadline. Denne gendannelse er en del af organiseringen og forhindrer, at en afbrydelse forvandler hele listen til et sæt forsinkede deadlines.
Almindelige spørgsmål
Har jeg brug for tre forskellige apps?
Nej. Et værktøj kan udføre mere end én funktion. De tre lag beskriver informationens vej: indfangning, beslutning og udførelse.
Skal jeg sætte alle mine opgaver i kalenderen?
Ikke nødvendigvis. Sæt specifikke tidspunkter af til aftaler og arbejdsblokke. Fleksible opgaver kan forblive på listen, indtil du vælger, hvornår du vil tage dig af dem.
Hvad gør jeg med en opgave, der bliver ved med at blive udskudt?
Tjek om den har en klar næste handling, tilgængelige materialer og prioritet. Opdel, omplanlæg efter skøn, eller fjern fra aktivlisten, når der ikke er nogen intention om at udføre den nu.
Hvorfor vises Keep-påmindelsen ikke?
Påmindelser er blevet flyttet til Huskeliste. Tjek integrationen og tilladelserne til notifikationer i Huskeliste eller Kalender, samt den konto, hvor opgaven blev oprettet.
Opret en enkelt post, registrer kommende aftaler, og vælg en handling, der skal udføres. Foretag den første gennemgang, før du tilføjer nye ansøgninger.
