Aplikacje organizacyjne: stwórz swoją rutynę w trzech warstwach

Pomysł, zadanie i spotkanie nie muszą znajdować się na tym samym ekranie. Pomysł trzeba zapisać; zadanie wymaga kontynuacji; spotkanie zajmuje określony przedział czasowy. Rozdzielenie tych funkcji zmniejsza zamieszanie związane z otwieraniem pięciu aplikacji i ciągłym brakiem wiedzy, od czego zacząć.

Możesz zorganizować swoją rutynę w trzech warstwach: przechwytywanie, planowanie i wykonywanie. System może korzystać z prostych narzędzi, takich jak Google Keep, Kalendarz i Zadania, lub ich odpowiedników zintegrowanych z telefonem. Wybór aplikacji następuje po zdefiniowaniu ścieżki dla każdej informacji.

Pierwsza warstwa: przechwytywanie bez przerywania pracy.

Zapisywanie informacji to sposób na wyrzucenie ich z głowy i umieszczenie w odpowiednim miejscu. Może to być pomysł na projekt, niezbędny zakup lub pytanie na kolejne spotkanie. Nie musisz decydować o priorytetach i terminach od razu, gdy tylko pojawi się pomysł.

Wybierz jeden główny wpis, na przykład notatkę zatytułowaną “Wpis”. Używaj zwrotów, które będą miały sens również następnego dnia. “Umowa” jest niejasne; “sprawdź datę odnowienia umowy internetowej” wskazuje, dlaczego zapisałeś te informacje.

Jeśli jesteś w biegu, krótka notatka może wystarczyć. Uzupełnij kontekst, gdy będziesz mógł się zatrzymać. Unikaj zapisywania tego samego pomysłu w aplikacji do notatek, w wiadomości do siebie i na kartce papieru bez ich późniejszego połączenia: informacje się rozproszą, a podsumowanie straci na użyteczności.

Google Keep: szybki punkt dostępu do notatek

Google Keep umożliwia zapisywanie notatek i list. Świetnie sprawdza się jako prosty punkt dostępu do informacji, które wciąż wymagają uporządkowania. Używaj kilku tagów i opisowych tytułów, nie zamieniając każdej małej notatki w projekt klasyfikacyjny.

Google Keep: notatki i listy

Notatki i listy służące do zapisywania informacji i ich późniejszego przeglądania.

4,8

Zobacz w Google Play

Przypomnienia Keep są teraz zapisywane w Google Tasks. Według... Pomoc Google w tej integracji, Powiadomienia o przypomnieniach nie będą już wysyłane z Keep. Sprawdź Zadania lub Kalendarz i swoje uprawnienia do powiadomień, jeśli potrzebujesz alertu o określonej godzinie.

Na iPhonie aplikacja Notatki może również służyć do zapisywania informacji. Jeśli korzystasz już z innego narzędzia, zachowaj je, jeśli ułatwia ono zapisywanie i wyszukiwanie treści. Aby zastosować tę metodę, nie trzeba przełączać się między aplikacjami: najważniejsze jest określenie, gdzie dane będą sprawdzane.

Druga warstwa: przekształć notatki w decyzje

W trakcie procesu przeglądu, każda notatka otrzymuje przypisany cel. Informacje referencyjne trafiają do folderu referencyjnego. Możliwe działanie jest dodawane do listy zadań. Zaplanowane spotkanie trafia do kalendarza. Pomysł, który nie ma priorytetu, można umieścić na liście możliwości, niezależnie od obowiązków na dany tydzień.

Jeśli trzeba wybrać narzędzie do listy głównej, porównanie aplikacje do organizowania zadań Przedstawia alternatywy. Tutaj nacisk położony jest na przepływ: ocena musi przełożyć się na decyzję, a nie pozostać w nieskończoność kumulowana na wejściu.

Kalendarz Google: chroń spotkania w zaplanowanych godzinach

Kalendarz Google pomaga wizualizować spotkania i zarezerwowane godziny. Podaj potrzebną godzinę, lokalizację lub link, a także krótki opis, jeśli wymagane są przygotowania. Łatwiej jest dotrzymać terminu, gdy nie trzeba szukać adresu na kilka minut przed wyjściem.

Kalendarz Google

Kalendarz spotkań i zarezerwowanych okresów w harmonogramie.

4,8

Zobacz w Google Play

Uwzględnij również czas podróży, jeśli jest on częścią aktywności. Dwa kolejne spotkania w różnych lokalizacjach mogą wydawać się kompatybilne na liście, ale w rzeczywistości nie. Sprawdź przerwy, posiłki i inne potrzeby, zanim wypełnisz wszystkie wolne miejsca.

Nie każde zadanie musi stać się wydarzeniem. Użyj kalendarza do zaplanowania czasu i bloków czasu, które chcesz zabezpieczyć. Jeśli każde małe zadanie zajmuje określony przedział czasowy, harmonogram może stać się zbyt sztywny i wymagać ciągłej reorganizacji w obliczu nieprzewidzianych zdarzeń.

Zadania Google: Napisz następną czynność.

Google Tasks organizuje zadania i umożliwia integrację z widokiem Kalendarza. Twórz akcje wskazujące, co należy zrobić: “poproś o wycenę od dostawcy” jest bardziej wykonalne niż “remont”. W przypadku większego projektu podziel go na etapy i wybierz pierwszy, który można rozpocząć.

Zadania Google

Listy zadań do wykonania umożliwiające rejestrowanie nadchodzących działań i śledzenie oczekujących zadań.

4,8

Zobacz w Google Play

Używaj dat, gdy istnieje termin lub konkretny zamiar ukończenia zadania. Zaplanowanie wszystkiego na dziś tworzy nieaktualną listę, która nie pomaga w podejmowaniu decyzji. Rozróżnij datę, kiedy coś musi być gotowe, od momentu, w którym zamierzasz nad tym zacząć pracować.

Kiedy polegasz na kimś innym, zapisuj, co Cię czeka i kiedy warto się tym zająć. Nie pozwól, aby zadanie wydawało się wykonalne, jeśli kolejny krok wymaga zewnętrznej reakcji. Lista oczekujących pomaga Ci przeglądać zależności bez mieszania ich z pracą, która jest aktualnie dostępna.

Trzecia warstwa: wykonuj jedną czynność na raz.

Po zaplanowaniu wybierz zadanie, które zmieści się w dostępnym czasie. Zbierz niezbędne materiały i zminimalizuj przewidywalne przerwy. Możesz użyć minutnika w telefonie, aby ustawić minutnik dla lepszej koncentracji; nie ma potrzeby instalowania kolejnej aplikacji, aby rozpocząć odliczanie.

Czas trwania bloku powinien odpowiadać zadaniu i jego aktualnemu stanowi. Krótki przegląd wiadomości wymaga innego czasu niż czytanie techniczne. Wykorzystaj pierwsze doświadczenie, aby zaobserwować, ile czasu zajmuje dana czynność, nie zamieniając sugerowanego czasu trwania w uniwersalną regułę.

• Zdefiniuj wynik, jaki chcesz uzyskać w bloku.
• Otwórz tylko te materiały, których potrzebujesz na początek.
• Wycisz powiadomienia, które mogą poczekać.
• Na początku zapisuj nowe pomysły, nie wdrażając ich od razu.
• Po zakończeniu zanotuj kolejny krok, jeśli zadanie jest kontynuowane.

Tryb „Skupiony” lub „Nie przeszkadzać” w systemie może pomóc ograniczyć liczbę alertów. Zachowaj kontakty i powiadomienia, które musisz przetworzyć w ramach codziennej rutyny. Sprawdź wyjątki przed użyciem trybu, gdy oczekujesz ważnego połączenia.

Złóż system w pierwszej recenzji.

1. Zbierz porozrzucane notatki i umieść je w tymczasowym punkcie wejścia.
2. Usuń rekordy, które nie są już przydatne.
3. Podziel spotkania według czasu i wpisz je do kalendarza.
4. Zmień oczekujące zadania w kolejne działania.
5. Przechowuj dokumenty referencyjne w wyznaczonym miejscu.
6. Wybierz kilka priorytetów na następny okres.

Nie próbuj przeglądać całej historii telefonu przed rozpoczęciem. Najpierw zajmij się tym, co jest aktywne i nadchodzącymi spotkaniami. Starsze pliki można uporządkować w innej sesji; włączenie ich do wstępnego przeglądu wymaga więcej pracy, nie pomagając Ci zdecydować, co zrobić dzisiaj.

W celu uzyskania obszernych materiałów i dokumentów do nauki, przewodnik Czytanie i robienie notatek na telefonie komórkowym Pomaga to wybrać sposób przechowywania referencji. Lista zadań może zawierać link do dokumentu, a jego zawartość pozostaje w odpowiednim miejscu.

Przeprowadź cotygodniowy przegląd, którego efektem będzie podjęcie decyzji.

Otwórz skrzynkę odbiorczą, kalendarz i zadania. Zobacz, co zostało ukończone, co się zmieniło, a co nadal zależy od kogoś innego. Przeanalizuj terminy i usuń działania, które nie mają już sensu. Pomocna analiza zmniejsza niepewność co do kolejnego tygodnia.

Jeśli zadanie było przekładane kilka razy, sprawdź, dlaczego. Mogło być zbyt duże, brakowało niezbędnych materiałów, nie miało priorytetu lub było niejasno opisane. Przepisz kolejny krok lub świadomie zdecyduj się na jego odroczenie, zamiast bez końca przesuwać ten sam termin.

Zastanów się również, ile masz wolnego czasu na nieprzewidziane zdarzenia. Tydzień zaplanowany bez żadnych przerw może wydawać się produktywny w niedzielę, ale w poniedziałek staje się niewykonalny. Dostosuj liczbę zobowiązań do dostępnego czasu, wliczając w to obowiązki poza pracą.

Oddziel referencje od aktywnych projektów.

Przepis, paragon i notatka ze spotkania niekoniecznie wymagają zadania. Przechowuj materiały referencyjne pod nazwami, które ułatwią Ci ich odnalezienie. Jeśli istnieje powiązana czynność, dodaj ją do listy i zachowaj odwołanie do odpowiedniego pliku.

Notion umożliwia organizowanie stron i baz w projektach wymagających szerszego kontekstu. Korzystaj z niego, gdy taka struktura Ci odpowiada, bez konieczności ponownego tworzenia każdej prostej notatki w złożonej bazie. Ręczny dostęp offline do stron jest dostępny w kompatybilnych aplikacjach; sprawdź, które strony zostały pobrane, zanim zaczniesz z nich korzystać bez połączenia.

Zacznij od jednej strony na aktywny projekt, zawierającej cel, materiały i kolejne decyzje. Dodawaj pola tylko wtedy, gdy są naprawdę potrzebne. System pełen pustych właściwości może wydłużyć czas konserwacji i odciągnąć uwagę od pracy, którą powinien wspierać.

Dzielcie się obowiązkami, gdy zaangażowane są inne osoby.

W zadaniu współdzielonym określ, kto je wykona, jaki będzie rezultat i kiedy ma zostać dostarczone. Element o nazwie “wyświetl prezentację” nie wyjaśnia, czy ktoś musi przejrzeć tekst, zatwierdzić budżet, czy przesłać plik. Określenie działania zmniejsza rozbieżności interpretacji.

Wybierz główne miejsce do rejestrowania zmian. Jeśli termin w rozmowie uległ zmianie, zaktualizuj odpowiednie zadanie. Nie licz na to, że ktoś znajdzie starą wiadomość i odkryje, że data wyświetlana w kalendarzu jest błędna.

Przewodnik po aplikacje do pracy zdalnej Usprawnia komunikację, archiwizację i spotkania. W ramach codziennej rutyny przechowuj tylko informacje potrzebne do wykonania zadań, przestrzegając zasad organizacji dotyczących dostępu do dokumentów i ich przechowywania.

Oceń system na podstawie pracy, którą ułatwia.

Po tygodniu sprawdź, czy udało Ci się znaleźć spotkania, zidentyfikować kolejne zadanie i pobrać referencje. Takie wyniki są bardziej przydatne niż liczenie, ile tagów lub automatyzacji zostało utworzonych. Jeśli jakiś krok wymaga zbyt dużego wysiłku, uprość go, zanim dodasz kolejne narzędzie.

Lista zadań nie musi być pusta każdego dnia. Reprezentuje ona wybory i obowiązki, niektóre długoterminowe. Jeśli porządkowanie listy zadań zwiększa Twój niepokój lub zabiera Ci czas wolny, zmniejsz liczbę powiadomień i częstotliwość sprawdzania.

Można również wykorzystać papier w części procesu, a telefon komórkowy jako plik główny. Ta metoda sprawdza się, gdy wiesz, gdzie znaleźć i jak zaktualizować informacje. Unikaj jednak przechowywania dwóch konkurujących ze sobą list z różnymi wersjami tego samego spotkania.

Wprowadź prostą procedurę na wypadek, gdy dzień nie będzie zgodny z planem: najpierw sprawdź swoje spotkania według czasu, określ, co należy zakomunikować, i wybierz zadanie, które wciąż mieści się w pozostałym czasie. Nie próbuj upchać wszystkich odłożonych zadań w jeden wieczór. Aktualizuj daty na podstawie dostępnego czasu i powiadamiaj osoby, którym zależy na terminie. Ta regeneracja jest częścią organizacji i zapobiega przekształceniu się przerwy w listę zaległych terminów.

Często zadawane pytania

Czy potrzebuję trzech różnych aplikacji?

Nie. Narzędzie może pełnić więcej niż jedną funkcję. Trzy warstwy opisują ścieżkę informacji: przechwytywanie, podejmowanie decyzji i wykonywanie.

Czy powinienem umieścić wszystkie swoje zadania w kalendarzu?

Niekoniecznie. Wyznacz konkretne terminy spotkań i bloków zadań. Elastyczne zadania mogą pozostać na liście, dopóki nie zdecydujesz, kiedy się nimi zająć.

Co zrobić z zadaniem, które jest ciągle odkładane?

Sprawdź, czy ma jasno określone następne działanie, dostępne materiały i priorytet. Podziel, przełóż termin według własnego uznania lub usuń z listy aktywnych, jeśli nie zamierzasz go teraz wykonać.

Dlaczego przypomnienie Keep się nie wyświetla?

Przypomnienia zostały przeniesione do Zadań. Sprawdź uprawnienia integracji Zadań lub Kalendarza oraz powiadomienia, a także konto, na którym utworzono zadanie.

Utwórz pojedynczy wpis, zarejestruj nadchodzące spotkania i wybierz akcję do wykonania. Przeprowadź pierwszą weryfikację przed dodaniem nowych aplikacji.

Przeczytaj także

• Pięć aplikacji do organizowania zadań: porównanie darmowych planów.
• Aplikacje do pracy zdalnej: bezpłatne spotkania, czaty, pliki i zestawy zadań.
• Aplikacje do czytania i robienia adnotacji: wyróżniaj, dodawaj adnotacje i przeglądaj pliki PDF na telefonie.
• Aplikacje dla zdrowia psychicznego: medytacja z przewodnikiem, dziennik nastroju i ćwiczenia oddechowe.