Апликације за организацију: изградите своју рутину у три слоја

Идеја, задатак и састанак не морају да се налазе на истом екрану. Идеја мора бити сачувана; задатак захтева накнадну акцију; састанак заузима одређени временски интервал. Раздвајање ових функција смањује забуну око отварања пет апликација, а да и даље не знате одакле да почнете.

Можете организовати своју рутину у три слоја: снимање, планирање и извршавање. Систем може да користи једноставне алате попут Google Keep-а, Календара и Задатака или еквиваленте који су већ интегрисани у ваш телефон. Избор апликација долази након дефинисања путање за сваку информацију.

Први слој: снимање без прекидања рада.

Забележавање информација је начин да их избаците из главе и сместите на поуздано место. То може бити идеја за пројекат, неопходна куповина или питање за следећи састанак. Не морате да одлучујете о приоритетима и роковима чим вам идеја падне на памет.

Изаберите један главни унос, као што је напомена под називом “Унос”. Користите фразе које ће имати смисла и следећег дана. “Уговор” је нејасно; “проверите датум обнове уговора на интернету” указује на то зашто сте сачували информације.

Ако сте у покрету, кратка белешка може бити довољна. Допуните контекст када можете да станете. Избегавајте да бележите исту идеју у апликацији за белешке, у поруци себи и на папиру, а да их затим не спојите: информације постају расуте и преглед губи своју корисност.

Google Keep: брза улазна тачка за белешке

Google Keep вам омогућава да чувате белешке и листе. Добро функционише као једноставна улазна тачка за информације које је још увек потребно организовати. Користите неколико ознака и описних наслова, без претварања сваке мале белешке у пројекат класификације.

Google Keep: белешке и листе

андроид

4,8

Погледајте на Google Play-у

Подсетници из Keep-а се сада чувају у Google Tasks-у. Према... Google-ова помоћ у вези са овом интеграцијом, Обавештења о подсетницима више неће долазити из Keep-а. Проверите Задатке или Календар и дозволе за обавештења ако се ослањате на обавештење у одређено време.

На iPhone-у, апликација Белешке такође може да служи за бележење информација. Ако већ користите други алат, задржите га ако је лако бележити и проналазити садржај. Промена апликација није неопходна да би се применила ова метода: главна поента је дефинисати где ће се унос прегледати.

Други слој: претворите белешке у одлуке

Током процеса прегледа, свакој белешци се додељује одредиште. Референтне информације се стављају у фасциклу са референцама. Могућа акција се додаје на листу обавеза. Заказани састанак се додаје у календар. Идеја без приоритета може се ставити на листу могућности, одвојено од обавеза за ту недељу.

Ако треба да изаберете алат за главну листу, поређење апликације за организовање задатака Представља алтернативе. Овде је фокус на току: оцена мора да се претвори у одлуку, а не да остане бесконачно акумулирана на улазу.

Google календар: Заштитите састанке током заказаних термина

Google календар вам помаже да визуализујете састанке и резервисана времена. Укључите потребно време, локацију или линк и кратак опис када је потребна припрема. Састанак је лакше одржати када не морате да тражите адресу неколико минута пре поласка.

Google календар

андроид

4,8

Погледајте на Google Play-у

Такође, узмите у обзир време путовања када је то део активности. Два узастопна састанка на различитим локацијама могу деловати компатибилно на листи, али у стварности нису. Проверите паузе, оброке и друге потребе пре него што попуните сва празна места.

Не мора сваки задатак да постане догађај. Користите календар за заказана времена и временске блокове које намеравате да заштитите. Ако сваки мали задатак заузима одређени термин, распоред може постати превише крут и захтевати сталну реорганизацију у случају било каквог непредвиђеног догађаја.

Google задаци: Напишите следећу акцију.

Google Tasks организује задатке и може се интегрисати са приказом календара. Напишите радње које указују на то шта треба урадити: “захтевајте понуду од добављача” је практичније него “реновација”. За већи пројекат, поделите га на фазе и одредите прву која може бити започета.

Google задаци

андроид

4,8

Погледајте на Google Play-у

Користите датуме када постоји рок или конкретна намера да се посао заврши. Означавање свега за данас ствара застарелу листу која не води ваше изборе. Направите разлику између датума када нешто треба да буде спремно и тренутка када намеравате да почнете да радите на томе.

Када се ослањате на неког другог, водите евиденцију о томе шта вас чека и када је смислено да наставите даље. Не дозволите да задатак изгледа остварив ако следећи корак захтева спољни одговор. Листа чекања вам помаже да прегледате зависности без мешања са послом који је тренутно доступан.

Трећи слој: извршавајте једну акцију истовремено.

Након планирања, изаберите задатак који се уклапа у расположиво време. Прикупите потребне материјале и минимизирајте предвидљиве прекиде. Тајмер на телефону може се користити за подешавање тајмера за концентрацију; нема потребе да инсталирате другу апликацију само да бисте покренули одбројавање.

Трајање блока треба да одговара раду и његовом стању у том тренутку. Преглед кратке поруке захтева другачији период од техничког читања. Користите прво искуство да бисте посматрали колико времена активност захтева, без претварања предложеног трајања у универзално правило.

• Дефинишите који резултат желите да произведете у блоку.
• Отворите само материјале који су вам потребни за почетак.
• Утишајте обавештења која могу да сачекају.
• Запишите нове идеје на почетку, без њихове тренутне примене.
• Када завршите, забележите следећи корак ако се задатак наставља.

Режим „Фокус“ или „Не узнемиравај“ система може помоћи у смањењу упозорења. Сачувајте контакте и обавештења која треба да прођу као део ваше рутине. Проверите изузетке пре коришћења режима током периода када очекујете важан позив.

Саставите систем у првом прегледу.

1. Сакупите раштркане белешке у привремену улазну тачку.
2. Обришите записе који више нису корисни.
3. Одвојите састанке по времену и ставите их у календар.
4. Претворите задатке који чекају у следеће акције.
5. Чувајте референтне документе на одређеној локацији.
6. Изаберите неколико приоритета за наредни период.

Не покушавајте да прегледате целу историју телефона пре него што почнете. Прво радите са оним што је активно и са предстојећим састанцима. Старије датотеке могу се организовати у другој сесији; њихово комбиновање са почетним прегледом додаје више посла, а не помаже вам да одлучите шта да радите данас.

За опсежне студијске материјале и документе, водич за Читање и вођење белешки на мобилном телефону Ово вам помаже да изаберете начин чувања референци. Листа обавеза може да садржи везу до документа, док садржај остаје на одговарајућој локацији.

Спроведите недељни преглед који кулминира доношењем одлука.

Отворите пријемно сандуче, календар и задатке. Погледајте шта је завршено, шта се променило, а шта још увек зависи од неког другог. Поново процените рокове и уклоните активности које више немају смисла. Користан преглед смањује неизвесност у вези са следећом недељом.

Ако је задатак одложен неколико пута, истражите зашто. Можда је превелик, недостају му потребни материјали, није приоритетан или је нејасно описан. Препишите следећи корак или свесно одлучите да га одложите уместо да исти рок померате унедоглед.

Такође, размислите колико слободног времена имате за непредвиђене догађаје. Недеља планирана без икаквог простора за одлагање може изгледати продуктивно у недељу, али постати неизводљива у понедељак. Прилагодите број обавеза расположивом времену, укључујући и одговорности ван посла.

Одвојите референце од активних пројеката.

Рецепт, потврда и белешка са састанка не захтевају нужно задатак. Чувајте референтне материјале са именима која вам омогућавају да их пронађете. Ако постоји повезана радња, додајте ту радњу на листу и задржите референцу на одговарајућу датотеку.

Notion може да организује странице и базе за пројекте којима је потребан шири контекст. Користите га када та структура помаже, без поновног креирања сваке једноставне белешке у сложеној бази. Ручни офлајн приступ страницама је доступан у компатибилним апликацијама; проверите које су странице преузете пре него што се ослоните на њих без интернет конекције.

Почните са једном страницом по активном пројекту која садржи циљ, материјале и следеће одлуке. Додајте поља само када су заиста потребна. Систем пун празних својстава може повећати време одржавања и одвратити пажњу од посла који би требало да подржава.

Поделите одговорности када су у питању други људи.

У дељеном задатку, наведите ко ће га извршити, који је резултат и када је рок за испоруку. Ставка под називом “преглед презентације” не разјашњава да ли неко треба да прегледа текст, одобри буџет или пошаље датотеку. Навођење радње смањује различита тумачења.

Изаберите главно место за бележење промена. Ако се рок променио у разговору, ажурирајте одговарајући задатак. Не ослањајте се на то да ће неко пронаћи стару поруку да би открио да је датум приказан у календару погрешан.

Водич за апликације за рад на даљину Поједностављује комуникацију, архивирање и састанке. За вашу личну рутину, чувајте само информације које су вам потребне за обављање задатака, поштујући правила организације за приступ документима и њихово складиштење.

Процените систем на основу посла који олакшава.

После недељу дана, проверите да ли сте пронашли заказане термине, идентификујте следећи задатак и преузмите референце. Ови резултати су кориснији од бројања колико је ознака или аутоматизација креирано. Ако корак захтева превише труда, поједноставите га пре него што додате још један алат.

Листа обавеза не мора бити празна сваког дана. Она представља изборе и одговорности, неке од њих дугорочне. Ако вам организовање листе обавеза повећава анксиозност или одузима време за одмор, смањите број упозорења и учесталост провера.

Такође је могуће користити папир за део процеса, а мобилни телефон као главну датотеку. Ова метода функционише када знате где да пронађете и како да ажурирате информације. Само избегавајте да водите две конкурентне листе са различитим верзијама истог састанка.

Укључите кратку процедуру за случајеве када дан крене ван плана: прво, проверите своје састанке по времену, идентификујте шта треба саопштити и изаберите задатак који се и даље уклапа у преостало време. Не покушавајте да све одложене активности угурате у исту ноћ. Ажурирајте датуме на основу расположивог времена и обавестите оне који зависе од рока. Овај опоравак је део организације и спречава да прекид претвори целу листу у скуп закаснелих рокова.

Уобичајена питања

Да ли су ми потребне три различите апликације?

Не. Алат може да обавља више од једне функције. Три слоја описују путању информација: снимање, одлучивање и извршавање.

Да ли треба да ставим све своје задатке у календар?

Не нужно. Одредите одређено време за састанке и радне блокове. Флексибилни задаци могу остати на листи док не одлучите када ћете их обавити.

Шта да радим са задатком који се стално одлаже?

Проверите да ли има јасну следећу акцију, расположиве материјале и приоритет. Поделите, прераспоредите по нахођењу или уклоните са активне листе када нема намере да се сада изврши.

Зашто се не приказује подсетник за Keep?

Подсетници су премештени у Задатке. Проверите интеграцију Задатака или Календара и дозволе за обавештења, као и налог на којем је задатак креиран.

Направите један унос, забележите предстојеће састанке и изаберите радњу коју желите да извршите. Урадите први преглед пре додавања нових апликација.

Прочитајте такође

• Пет апликација за организовање задатака: упоредите бесплатне планове.
• Апликације за рад на даљину: бесплатни комплет за састанке, ћаскање, датотеке и задатке.
• Апликације за читање и додавање напомена: истакните, додајте напомене и прегледајте ПДФ-ове на телефону.
• Апликације за ментално здравље: вођена медитација, дневник расположења и вежбе дисања.