Organizacijos programėlės: susikurkite savo rutiną trimis sluoksniais

Idėja, užduotis ir susitikimas nebūtinai turi būti tame pačiame ekrane. Idėją reikia išsaugoti; užduočiai atlikti reikia tolesnio veiksmo; susitikimas užima konkretų laiko tarpsnį. Šių funkcijų atskyrimas sumažina painiavą, kylančią atidarius penkias programas ir vis tiek nežinant, nuo ko pradėti.

Savo rutiną galite suskirstyti į tris lygius: fiksavimą, planavimą ir vykdymą. Sistema gali naudoti paprastus įrankius, tokius kaip „Google Keep“, Kalendorius ir Užduotys, arba jų atitikmenis, jau integruotus jūsų telefone. Programėlių pasirinkimas atliekamas nustačius kiekvienos informacijos dalies kelią.

Pirmas sluoksnis: fiksavimas nenutraukiant darbo.

Informacijos fiksavimas – tai būdas ją išmesti iš galvos ir perteikti patikimoje vietoje. Tai gali būti projekto idėja, būtinas pirkinys ar klausimas kitam susitikimui. Jums nereikia nuspręsti dėl prioritetų ir terminų vos tik kyla idėja.

Pasirinkite vieną pagrindinį įrašą, pavyzdžiui, pastabą pavadinimu “Įrašas”. Naudokite frazes, kurios bus prasmingos ir kitą dieną. “Sutartis” yra neaiški; “patikrinkite interneto sutarties atnaujinimo datą” nurodo, kodėl išsaugojote informaciją.

Jei esate kelyje, gali pakakti trumpos pastabos. Užbaikite kontekstą, kai galite sustoti. Venkite užrašyti tą pačią mintį užrašų programėlėje, žinutėje sau ir ant popieriaus lapo, vėliau jų nesujungus: informacija išsibarsto, o apžvalga praranda savo naudingumą.

„Google Keep“: greita užrašų įvedimo vieta

„Google Keep“ leidžia išsaugoti užrašus ir sąrašus. Tai puikus būdas lengvai įvesti informaciją, kurią dar reikia susisteminti. Naudokite kelias žymas ir aprašomuosius pavadinimus, nepaversdami kiekvienos mažos užrašo klasifikavimo projektu.

„Keep“ priminimai dabar išsaugomi „Google Tasks“. Remiantis... „Google“ pagalba dėl šios integracijos, Priminimų pranešimai nebebus siunčiami iš „Keep“. Jei jums reikia įspėjimo konkrečiu laiku, patikrinkite užduotis arba kalendorių ir savo pranešimų leidimus.

„iPhone“ telefone programėlė „Notes“ taip pat gali būti naudojama informacijai fiksuoti. Jei jau naudojate kitą įrankį, palikite jį, jei juo lengva įrašyti ir rasti turinį. Norint taikyti šį metodą, nebūtina perjungti programų: svarbiausia apibrėžti, kur bus peržiūrima įvestis.

Antrasis sluoksnis: užrašus paverskite sprendimais

Peržiūros proceso metu kiekvienam užrašui priskiriama paskirties vieta. Nuorodų informacija patenka į nuorodų aplanką. Galimas veiksmas įtraukiamas į darbų sąrašą. Suplanuotas susitikimas įrašomas į kalendorių. Prioriteto neturinti idėja gali būti įtraukta į galimybių sąrašą, atskirai nuo savaitės įsipareigojimų.

Įrašas gautas	Sprendimas	Kelionės tikslas
Paskyrimas antradieniui patvirtintas	Rezervuokite laiką ir susitarkite dėl transporto.	Kalendorius
Man reikia atnaujinti dokumentą.	Nustatykite kitą veiksmą.	Darbų sąrašas
Įrangos vadovas	Išsaugokite ateičiai.	Nuorodos
Idėja būsimiems kursams	Įvertinkite kitoje apžvalgoje	Galimybės

Jei reikia pasirinkti įrankį iš pagrindinio sąrašo, palyginkite programėlės užduotims organizuoti Jame pateikiamos alternatyvos. Čia dėmesys sutelkiamas į tėkmę: pažymys turi virsti sprendimu, o ne kauptis prie įėjimo neribotą laiką.

„Google“ kalendorius: apsaugokite susitikimus suplanuotu laiku

„Google“ kalendorius padeda vizualizuoti susitikimus ir rezervuotą laiką. Įtraukite reikiamą laiką, vietą arba nuorodą ir trumpą aprašymą, jei reikia pasiruošti. Susitikimą lengviau išlaikyti, kai nereikia ieškoti adreso likus kelioms minutėms iki išvykimo.

Taip pat atsižvelkite į kelionės laiką, kai tai yra veiklos dalis. Du susitikimai iš eilės skirtingose vietose sąraše gali atrodyti suderinami, bet iš tikrųjų taip nėra. Prieš užpildydami visas tuščias vietas, patikrinkite pertraukas, maitinimą ir kitus poreikius.

Ne kiekviena užduotis turi tapti įvykiu. Naudokite kalendorių suplanuotiems laikams ir laiko blokams, kuriuos ketinate apsaugoti. Jei kiekviena maža užduotis užima tam tikrą laiko tarpą, grafikas gali tapti pernelyg griežtas ir reikalauti nuolatinio pertvarkymo susidūrus su nenumatytais įvykiais.

„Google“ užduotys: parašykite kitą veiksmą.

“Google Tasks” tvarko užduotis ir gali būti integruota su kalendoriaus rodiniu. Parašykite veiksmus, nurodančius, ką daryti: “paprašyti kainos pasiūlymo iš tiekėjo” yra veiksmingiau nei „renovacija“. Didesnio projekto atveju suskirstykite jį į etapus ir nustatykite pirmąjį, kurį galima pradėti.

Naudokite datas, kai yra terminas arba konkretus ketinimas atlikti darbą. Viską pažymėdami šiandienai, sukuriate pasenusį sąrašą, kuris nepadeda jums pasirinkti. Skirkite datą, kada kažkas turi būti paruošta, ir momentą, kada ketinate pradėti dirbti.

Kai pasikliaujate kitu asmeniu, užsirašykite, kas laukia ir kada prasminga imtis tolesnių veiksmų. Neleiskite, kad užduotis atrodytų įgyvendinama, jei kitam žingsniui reikalingas išorinis atsakas. Laukiančiųjų sąrašas padeda peržiūrėti priklausomybes jų nesumaišant su šiuo metu prieinamais darbais.

Trečias sluoksnis: atlikti vieną veiksmą vienu metu.

Suplanavę, pasirinkite užduotį, kuri tilptų į turimą laiką. Surinkite reikalingas medžiagas ir sumažinkite nuspėjamus trukdžius. Telefone esantį laikmatį galima naudoti susikaupimo laikmačiui nustatyti; nereikia diegti kitos programėlės, kad būtų pradėtas atgalinis skaičiavimas.

Bloko trukmė turėtų atitikti darbą ir jo būklę tuo metu. Trumpam pranešimo peržiūrėjimui reikia kitokio laiko nei techniniam skaitymui. Pasinaudokite pirmąja patirtimi, kad stebėtumėte, kiek laiko užtrunka veikla, nepaversdami siūlomos trukmės universalia taisykle.

• Apibrėžkite, kokį rezultatą norite gauti bloke.
• Atidarykite tik tas medžiagas, kurių jums reikia pradžiai.
• Nutildyti pranešimus, kurie gali palaukti.
• Užsirašykite naujas idėjas pradžioje, jų neįgyvendindami iš karto.
• Baigę, atkreipkite dėmesį į kitą veiksmą, jei užduotis tęsiama.

Sistemos režimas „Focus“ arba „Do Not Disturb“ gali padėti sumažinti įspėjimų skaičių. Išsaugokite kontaktus ir pranešimus, kuriuos reikia peržiūrėti kaip savo įprastos rutinos dalį. Prieš naudodami režimą, kai laukiate svarbaus skambučio, patikrinkite išimtis.

Surinkite sistemą pirmosios apžvalgos metu.

1. Surinkite išsklaidytus užrašus į laikiną įėjimo tašką.
2. Ištrinkite įrašus, kurie nebėra naudingi.
3. Atskirkite susitikimus pagal laiką ir įtraukite juos į kalendorių.
4. Nebaigtas užduotis paverskite tolesniais veiksmais.
5. Laikykite informacinius dokumentus nurodytoje vietoje.
6. Pasirinkite keletą prioritetų kitam laikotarpiui.

Nebandykite peržiūrėti visos telefono istorijos prieš pradėdami. Pirmiausia sutvarkykite aktyvius failus ir būsimus susitikimus. Senesnius failus galima sutvarkyti kitoje sesijoje; jų įtraukimas į pradinę peržiūrą padidina darbo kiekį ir nepadeda apsispręsti, ką daryti šiandien.

Išsamią studijų medžiagą ir dokumentus rasite vadove Skaitymas ir užrašų darymas mobiliajame telefone Tai padeda pasirinkti nuorodų saugojimo būdą. Darbų sąraše gali būti dokumento nuoroda, o turinys lieka tinkamoje vietoje.

Atlikite savaitinę apžvalgą, kurios pabaigoje priimkite sprendimus.

Atidarykite savo pašto dėžutę, kalendorių ir užduotis. Peržiūrėkite, kas buvo atlikta, kas pasikeitė ir kas vis dar priklauso nuo kito asmens. Iš naujo įvertinkite terminus ir pašalinkite veiklas, kurios nebeturi prasmės. Naudinga apžvalga sumažina netikrumą dėl kitos savaitės.

Jei užduotis buvo atidėta kelis kartus, ištirkite, kodėl. Ji gali būti per didelė, trūkti reikiamų medžiagų, būti neprioritetinė arba neaiškiai aprašyta. Perrašykite kitą žingsnį arba sąmoningai nuspręskite jį atidėti, užuot neribotam laikui stumdę tą patį terminą.

Taip pat apsvarstykite, kiek laisvo laiko turite nenumatytiems atvejams. Savaitė, suplanuota be jokių laiko apribojimų, sekmadienį gali atrodyti produktyvi, bet pirmadienį tapti neįgyvendinama. Pritaikykite įsipareigojimų skaičių prie turimo laiko, įskaitant ir pareigas ne darbo metu.

Atskirkite nuorodas nuo aktyvių projektų.

Receptui, kvitui ir susitikimo užrašui nebūtinai reikalinga užduotis. Informacinę medžiagą saugokite pavadinimais, kurie leistų jas rasti. Jei yra susijęs veiksmas, įtraukite jį į sąrašą ir išsaugokite nuorodą į atitinkamą failą.

„Notion“ gali tvarkyti puslapius ir bazes projektams, kuriems reikalingas platesnis kontekstas. Naudokite ją, kai tokia struktūra padeda, nereikalaujant iš naujo kurti kiekvieno paprasto užrašo sudėtingoje bazėje. Rankinė prieiga prie puslapių neprisijungus prie interneto galima suderinamose programose; prieš pasikliaujant jais be interneto, patikrinkite, kurie puslapiai buvo atsisiųsti.

Pradėkite nuo vieno puslapio kiekvienam aktyviam projektui, kuriame būtų nurodytas tikslas, medžiagos ir tolesni sprendimai. Laukus pridėkite tik tada, kai jų tikrai reikia. Sistema, pilna tuščių ypatybių, gali padidinti priežiūros laiką ir atitraukti dėmesį nuo darbo, kurį ji turėtų atlikti.

Pasidalykite atsakomybe, kai dalyvauja kiti žmonės.

Bendrai naudojamoje užduotyje nurodykite, kas ją atliks, koks bus rezultatas ir kada reikės ją pateikti. Elementas, vadinamas “peržiūrėti pateiktį”, nenurodo, ar kas nors turi peržiūrėti tekstą, patvirtinti biudžetą ar pateikti failą. Veiksmo nurodymas sumažina skirtingas interpretacijas.

Pasirinkite pagrindinę vietą pakeitimams įrašyti. Jei pokalbyje pasikeitė terminas, atnaujinkite atitinkamą užduotį. Nepasikliaukite, kad kas nors ras seną pranešimą ir sužinos, jog kalendoriuje rodoma data yra neteisinga.

Vadovas nuotolinio darbo paraiškos Tai supaprastina bendravimą, dokumentų tvarkymą ir susitikimų organizavimą. Asmeninėje rutinoje saugokite tik tą informaciją, kurios jums reikia užduotims atlikti, laikydamiesi organizacijos dokumentų prieigos ir saugojimo taisyklių.

Įvertinkite sistemą pagal tai, kokį darbą ji palengvina.

Po savaitės patikrinkite, ar radote susitikimų, nustatykite kitą užduotį ir suraskite nuorodas. Šie rezultatai yra naudingesni nei skaičiuoti, kiek žymų ar automatizavimų buvo sukurta. Jei veiksmas reikalauja per daug pastangų, prieš pridėdami kitą įrankį, jį supaprastinkite.

Darbų sąrašas nebūtinai turi būti tuščias kiekvieną dieną. Jis atspindi pasirinkimus ir pareigas, kai kurios iš jų ilgalaikės. Jei darbų sąrašo tvarkymas didina nerimą arba atima jūsų laisvalaikį, sumažinkite įspėjimų skaičių ir patikrinimų dažnumą.

Taip pat dalį proceso galima atlikti popieriuje, o pagrindinį failą – mobiliajame telefone. Šis metodas veikia, kai žinote, kur rasti informaciją ir kaip ją atnaujinti. Tik venkite dviejų konkuruojančių sąrašų su skirtingomis to paties susitikimo versijomis.

Įtraukite nedidelę procedūrą, kaip elgtis, jei diena nukrypsta nuo plano: pirmiausia patikrinkite savo susitikimus pagal laiką, nustatykite, ką reikia pranešti, ir pasirinkite užduotį, kuri vis dar telpa į likusį laiką. Nebandykite visų atidėtų veiklų sutalpinti į vieną vakarą. Atnaujinkite datas pagal turimą laiką ir praneškite tiems, kuriems terminas yra svarbus. Šis atkūrimas yra organizavimo dalis ir neleidžia, kad dėl pertraukimo visas sąrašas pavirstų pradelstų terminų rinkiniu.

Dažni klausimai

Ar man reikia trijų skirtingų programėlių?

Ne. Įrankis gali atlikti daugiau nei vieną funkciją. Trys sluoksniai apibūdina informacijos kelią: fiksavimą, sprendimą ir vykdymą.

Ar turėčiau visas savo užduotis įtraukti į kalendorių?

Nebūtinai. Nusistatykite konkretų laiką susitikimams ir darbo blokams. Lankstūs darbai gali likti sąraše, kol nuspręsite, kada juos atlikti.

Ką daryti su užduotimi, kuri vis atidedama?

Patikrinkite, ar aiškiai nurodytas kitas veiksmas, ar yra turimų medžiagų ir prioritetas. Padalinkite, perkelkite užduotį savo nuožiūra arba pašalinkite iš aktyvių užduočių sąrašo, jei šiuo metu neketinate jos vykdyti.

Kodėl nerodomas priminimas apie „Keep“?

Priminimai perkelti į „Užduotis“. Patikrinkite „Užduočių“ arba „Kalendoriaus“ integracijos ir pranešimų leidimus, taip pat paskyrą, kurioje buvo sukurta užduotis.

Sukurkite vieną įrašą, įrašykite artėjančius susitikimus ir pasirinkite veiksmą, kurį norite atlikti. Prieš pridėdami naujas programas, atlikite pirmąją peržiūrą.

Taip pat skaitykite

• Penkios programėlės užduotims organizuoti: palyginkite nemokamus planus.
• Nuotolinio darbo programėlės: nemokamas susitikimų, pokalbių, failų ir užduočių rinkinys.
• Skaitymo ir anotacijų programėlės: paryškinkite, anotuokite ir peržiūrėkite PDF failus telefone.
• Psichikos sveikatos programėlės: vedama meditacija, nuotaikų dienoraštis ir kvėpavimo pratimai.