Aplikacije za organizacijo: zgradite svojo rutino v treh plasteh

Zamisel, opravilo in sestanek ni nujno, da so vsi na istem zaslonu. Zamisel je treba shraniti; opravilo zahteva nadaljnje dejanje; sestanek pa zaseda določen časovni okvir. Ločitev teh funkcij zmanjša zmedo zaradi odpiranja petih aplikacij, ne da bi vedeli, kje začeti.

Svojo rutino lahko organizirate v tri plasti: zajemanje, načrtovanje in izvajanje. Sistem lahko uporablja preprosta orodja, kot so Google Keep, Koledar in Opravila, ali enakovredna orodja, ki so že integrirana v vaš telefon. Izbira aplikacij sledi po določitvi poti za posamezen podatek.

Prva plast: zajemanje brez prekinitve dela.

Zajemanje informacij je način, da jih spravite iz glave na zanesljivo mesto. Lahko je ideja za projekt, potreben nakup ali vprašanje za naslednji sestanek. Ni vam treba odločati o prioritetah in rokih v trenutku, ko se vam ideja porodi.

Izberite en sam glavni vnos, na primer opombo z naslovom “Vnos”. Uporabite besedne zveze, ki bodo smiselne še naslednji dan. “Pogodba” je nejasna; “preverite datum podaljšanja pogodbe na internetu” označuje, zakaj ste shranili podatke.

Če ste na poti, bo morda zadostoval kratek zapis. Dopolnite kontekst, ko se lahko ustavite. Izogibajte se beleženju iste ideje v aplikaciji za beležke, v sporočilu sebi in na listu papirja, ne da bi jih nato združili: informacije postanejo razpršene in pregled izgubi svojo uporabnost.

Google Keep: hitra vstopna točka za zapiske

Google Keep vam omogoča shranjevanje zapiskov in seznamov. Dobro deluje kot preprosta vstopna točka za informacije, ki jih je še treba organizirati. Uporabite malo oznak in opisnih naslovov, ne da bi vsak majhen zapisek spremenili v klasifikacijski projekt.

Google Keep: zapiski in seznami

Android

4,8

Ogled v trgovini Google Play

Opomniki Keep se zdaj shranjujejo v Google Tasks. Glede na ... Googlova pomoč pri tej integraciji, Obvestila o opomnikih ne bodo več prihajala iz storitve Keep. Preverite Opravila ali Koledar in dovoljenja za obvestila, če se zanašate na opozorilo ob določenem času.

Na iPhonu lahko aplikacija Notes služi tudi za zajemanje informacij. Če že uporabljate drugo orodje, ga obdržite, če je z njim enostavno beležiti in najti vsebino. Za uporabo te metode ni treba preklapljati med aplikacijami: glavna stvar je določiti, kje bo vnos pregledan.

Druga plast: zapiske spremenite v odločitve

Med postopkom pregleda je vsakemu zapisku dodeljen cilj. Referenčni podatki se shranijo v mapo z referencami. Možno dejanje se doda na seznam opravil. Načrtovani sestanek se doda v koledar. Idejo brez prioritete je mogoče uvrstiti na seznam možnosti, ločeno od tedenskih obveznosti.

Če morate izbrati orodje za glavni seznam, primerjava aplikacije za organizacijo opravil Predstavlja alternative. Tukaj je poudarek na pretoku: ocena se mora prevesti v odločitev, ne pa ostati v nedogled nakopičena na vhodu.

Google Koledar: Zaščitite sestanke med predvidenimi časi

Google Koledar vam pomaga vizualizirati sestanke in rezervirane termine. Vključite potreben čas, lokacijo ali povezavo in kratek opis, če je potrebna priprava. Sestanek je lažje upoštevati, če vam ni treba iskati naslova le nekaj minut pred odhodom.

Google Koledar

Android

4,8

Ogled v trgovini Google Play

Upoštevajte tudi čas potovanja, ko je to del aktivnosti. Dva zaporedna sestanka na različnih lokacijah se morda na seznamu zdita združljiva, v resnici pa ne. Preden zapolnite vsa prazna mesta, preverite odmore, obroke in druge potrebe.

Ni nujno, da vsaka naloga postane dogodek. Uporabite koledar za načrtovane čase in časovne bloke, ki jih želite zaščititi. Če vsaka majhna naloga zasede svoj termin, lahko urnik postane preveč tog in zahteva nenehno reorganizacijo zaradi kakršnega koli nepredvidenega dogodka.

Google Tasks: Napišite naslednje dejanje.

Google Tasks organizira naloge in se lahko integrira s pogledom Koledar. Zapišite dejanja, ki kažejo, kaj je treba storiti: “zahtevajte ponudbo od dobavitelja” je bolj izvedljivo kot “prenova”. Pri večjem projektu ga razdelite na faze in določite prvo, ki jo je mogoče začeti.

Google Opravila

Android

4,8

Ogled v trgovini Google Play

Uporabite datume, kadar obstaja rok ali konkreten namen za dokončanje naloge. Če vse določite za danes, ustvarite zastarel seznam, ki ne usmerja vaših odločitev. Razlikujte med datumom, ko mora biti nekaj pripravljeno, in trenutkom, ko nameravate začeti delati na tem.

Ko se zanašate na nekoga drugega, si vodite evidenco o tem, kaj je v teku in kdaj je smiselno nadaljevati. Ne dovolite, da se naloga zdi dosegljiva, če naslednji korak zahteva zunanji odziv. Čakalni seznam pomaga pregledati odvisnosti, ne da bi jih mešali z delom, ki je trenutno na voljo.

Tretja plast: izvajajte eno dejanje naenkrat.

Po načrtovanju izberite nalogo, ki ustreza razpoložljivemu času. Zberite potrebne materiale in zmanjšajte predvidljive motnje. Časovnik v telefonu lahko uporabite za nastavitev časovnika za koncentracijo; ni treba nameščati dodatne aplikacije samo za začetek odštevanja.

Trajanje bloka naj ustreza delu in njegovemu stanju v tistem trenutku. Kratek pregled sporočila zahteva drugačen čas kot tehnično branje. Izkoristite prvo izkušnjo, da opazujete, koliko časa zahteva aktivnost, ne da bi predlagano trajanje spremenili v univerzalno pravilo.

• Določite, kakšen rezultat želite ustvariti v bloku.
• Odprite samo materiale, ki jih potrebujete za začetek.
• Utišaj obvestila, ki lahko počakajo.
• Nove ideje si zapišite na začetku, ne da bi jih takoj uresničili.
• Ko končate, si zabeležite naslednji korak, če se naloga nadaljuje.

Sistemski način »Osredotočenost« ali »Ne moti« lahko pomaga zmanjšati število opozoril. Ohranite stike in obvestila, ki jih morate prenesti kot del svoje rutine. Pred uporabo načina v času, ko pričakujete pomemben klic, preverite izjeme.

Sestavite sistem v prvem pregledu.

1. Zberite raztresene zapiske na začasno vstopno točko.
2. Izbrišite zapise, ki niso več uporabni.
3. Ločite sestanke po času in jih vnesite v koledar.
4. Spremenite čakajoče naloge v naslednja dejanja.
5. Referenčne dokumente shranite na določenem mestu.
6. Izberite nekaj prioritet za naslednje obdobje.

Preden začnete, ne poskušajte pregledati vse zgodovine telefona. Najprej se posvetite aktivnim datotekam in prihajajočim sestankom. Starejše datoteke lahko organizirate v drugi seji; njihovo združevanje z začetnim pregledom doda več dela, ne da bi vam pomagalo pri odločitvi, kaj storiti danes.

Za obsežne študijske materiale in dokumente glejte vodnik po Branje in beleženje na mobilnem telefonu To vam pomaga izbrati način shranjevanja referenc. Seznam opravil lahko vsebuje povezavo do dokumenta, medtem ko vsebina ostane na ustreznem mestu.

Tedensko opravite pregled, ki se zaključi z odločitvami.

Odprite mapo »Prejeto«, koledar in opravila. Oglejte si, kaj je bilo končano, kaj se je spremenilo in kaj je še odvisno od nekoga drugega. Ponovno ocenite roke in odstranite dejavnosti, ki nimajo več smisla. Koristen pregled zmanjša negotovost glede naslednjega tedna.

Če je bila naloga večkrat prestavljena, raziščite, zakaj. Morda je prevelika, ji primanjkuje potrebnih materialov, ni prioritetna ali pa je nejasno opisana. Prepišite naslednji korak ali se zavestno odločite, da ga boste prestavili, namesto da isti rok premikate v nedogled.

Upoštevajte tudi, koliko prostega časa imate za nepredvidene dogodke. Teden, načrtovan brez kakršnega koli manevrskega prostora, se lahko v nedeljo zdi produktiven, v ponedeljek pa postane neizvedljiv. Prilagodite število obveznosti razpoložljivemu času, vključno z odgovornostmi zunaj dela.

Ločite reference od aktivnih projektov.

Recept, potrdilo in zapisek s sestanka ne zahtevajo nujno naloge. Referenčne materiale shranite z imeni, ki vam omogočajo, da jih najdete. Če obstaja povezano dejanje, ga dodajte na seznam in ohranite sklic na ustrezno datoteko.

Notion lahko organizira strani in baze podatkov za projekte, ki potrebujejo širši kontekst. Uporabite ga, kadar vam ta struktura pomaga, ne da bi morali vsako preprosto opombo ponovno ustvariti v kompleksni bazi podatkov. Ročni dostop do strani brez povezave je na voljo v združljivih aplikacijah; preverite, katere strani so bile prenesene, preden se nanje zanesete brez povezave.

Začnite z eno stranjo na aktivni projekt, ki vsebuje cilj, materiale in naslednje odločitve. Polja dodajte le, kadar so resnično potrebna. Sistem, poln praznih lastnosti, lahko podaljša čas vzdrževanja in odvrne pozornost od dela, ki bi ga moral podpirati.

Delite odgovornosti, ko so vpleteni drugi ljudje.

V skupni nalogi določite, kdo jo bo izvedel, kakšen je rezultat in kdaj je potrebna dostava. Element z imenom “ogled predstavitve” ne pojasni, ali mora nekdo pregledati besedilo, odobriti proračun ali oddati datoteko. Določanje dejanja zmanjša različne interpretacije.

Izberite glavno mesto za beleženje sprememb. Če se je rok v pogovoru spremenil, posodobite ustrezno opravilo. Ne zanašajte se na to, da bo nekdo našel staro sporočilo in ugotovil, da je datum, prikazan v koledarju, napačen.

Vodnik po aplikacije za delo na daljavo Poenostavi komunikacijo, arhiviranje in sestanke. Za osebno rutino hranite le podatke, ki jih potrebujete za opravljanje nalog, pri čemer upoštevajte pravila organizacije za dostop do dokumentov in njihovo shranjevanje.

Sistem ocenite glede na delo, ki ga omogoča.

Po enem tednu preverite, ali ste našli sestanke, določite naslednjo nalogo in pridobite reference. Ti rezultati so bolj uporabni kot štetje, koliko oznak ali avtomatizacij je bilo ustvarjenih. Če korak zahteva preveč truda, ga poenostavite, preden dodate še eno orodje.

Seznam opravil ni nujno prazen vsak dan. Predstavlja izbire in odgovornosti, nekatere od njih dolgoročne. Če vam organiziranje seznama opravil povečuje tesnobo ali vam jemlje prosti čas, zmanjšajte število opozoril in pogostost preverjanj.

Za del postopka je mogoče uporabiti tudi papir, kot glavno datoteko pa mobilni telefon. Ta metoda deluje, če veste, kje najti in kako posodobiti podatke. Izogibajte se le vodenju dveh konkurenčnih seznamov z različnimi različicami istega sestanka.

Vključite majhen postopek za primere, ko dan ne ustreza načrtom: najprej preverite svoje sestanke po urah, ugotovite, kaj je treba sporočiti, in izberite nalogo, ki se še vedno ujema s preostalim časom. Ne poskušajte stlačiti vseh preloženih dejavnosti v isti večer. Posodobite datume glede na razpoložljivi čas in obvestite tiste, ki so odvisni od roka. Ta obnovitev je del organizacije in preprečuje, da bi prekinitev celoten seznam spremenila v niz zamujenih rokov.

Pogosta vprašanja

Ali potrebujem tri različne aplikacije?

Ne. Orodje lahko opravlja več kot eno funkcijo. Tri plasti opisujejo pot informacij: zajem, odločanje in izvajanje.

Ali naj vse svoje naloge zapišem v koledar?

Ni nujno. Določite si določene čase za sestanke in delovne bloke. Prilagodljivi opravili lahko ostanejo na seznamu, dokler se ne odločite, kdaj se jih boste lotili.

Kaj naj storim z nalogo, ki se nenehno odlaga?

Preverite, ali ima jasno naslednje dejanje, razpoložljive materiale in prioriteto. Razdelite, prestavite urnik po lastni presoji ali odstranite s seznama aktivnih dejanj, če ni namena, da bi ga zdaj izvedli.

Zakaj se opomnik Keep ne prikaže?

Opomniki so bili premaknjeni v Opravila. Preverite integracijo Opravil ali Koledarja in dovoljenja za obvestila ter račun, v katerem je bilo opravilo ustvarjeno.

Ustvarite en sam vnos, zabeležite prihajajoče sestanke in izberite dejanje, ki ga želite izvesti. Pred dodajanjem novih aplikacij opravite prvi pregled.

Preberite tudi

• Pet aplikacij za organizacijo opravil: primerjajte brezplačne pakete.
• Aplikacije za delo na daljavo: brezplačni komplet za sestanke, klepet, datoteke in opravila.
• Aplikacije za branje in komentiranje: označujte, komentirajte in pregledujte PDF-je v telefonu.
• Aplikacije za duševno zdravje: vodena meditacija, dnevnik razpoloženja in dihalne vaje.