Mga app para sa organisasyon: buuin ang iyong routine sa tatlong layer

Hindi kailangang nasa iisang screen ang isang ideya, isang gawain, at isang appointment. Kailangang i-save ang ideya; ang gawain ay nangangailangan ng follow-up na aksyon; ang appointment ay may takdang oras. Ang paghihiwalay ng mga function na ito ay nakakabawas sa kalituhan ng pagbubukas ng limang app at hindi pa rin alam kung saan magsisimula.

Maaari mong isaayos ang iyong routine sa tatlong layer: capture, plan, at execute. Maaaring gumamit ang system ng mga simpleng tool tulad ng Google Keep, Calendar, at Tasks, o mga katumbas nito na naka-integrate na sa iyong telepono. Ang pagpili ng mga app ay darating pagkatapos tukuyin ang path para sa bawat impormasyon.

Unang patong: pagkuha nang hindi nakakaabala sa trabaho.

Ang pagkuha ng impormasyon ay isang paraan upang mailabas ito sa iyong isipan at mailagay sa isang mapagkakatiwalaang lugar. Maaari itong maging isang ideya para sa isang proyekto, isang kinakailangang bilhin, o isang tanong para sa susunod na pagpupulong. Hindi mo kailangang magdesisyon tungkol sa mga prayoridad at mga deadline sa sandaling dumating sa iyo ang ideya.

Pumili ng iisang pangunahing entry, tulad ng isang tala na pinamagatang "Entry." Gumamit ng mga pariralang may katuturan pa rin kinabukasan. Malabo ang "Kontrata"; ang "suriin ang petsa ng pag-renew ng kontrata sa internet" ay nagpapahiwatig kung bakit mo nai-save ang impormasyon.

Kung ikaw ay on the go, maaaring sapat na ang isang maikling tala. Kumpletuhin ang konteksto kapag maaari ka nang huminto. Iwasang makuha ang parehong ideya sa isang notes app, sa isang mensahe para sa iyong sarili, at sa isang piraso ng papel nang hindi pinagsasama-sama ang mga ito: ang impormasyon ay magkakalat at ang pagsusuri ay nawawalan ng pakinabang.

Google Keep: isang mabilis na entry point para sa mga tala

Pinapayagan ka ng Google Keep na mag-save ng mga tala at listahan. Gumagana ito nang mahusay bilang isang simpleng entry point para sa impormasyong kailangan pa ring isaayos. Gumamit ng ilang tag at naglalarawang pamagat, nang hindi ginagawang isang proyekto sa pag-uuri ang bawat maliit na tala.

Google Keep: mga tala at listahan

android

4,8

Tingnan sa Google Play

Sine-save na ngayon sa Google Tasks ang mga paalala ng Keep. Ayon sa... Tulong ng Google sa integrasyong ito, Hindi na manggagaling sa Keep ang mga notification ng paalala. Tingnan ang Tasks o Calendar at ang iyong mga pahintulot sa notification kung umaasa ka sa isang alerto sa isang partikular na oras.

Sa iPhone, maaari ring gamitin ang Notes app para sa pagkuha ng impormasyon. Kung gumagamit ka na ng ibang tool, panatilihin ito kung madali itong i-record at hanapin ang content. Hindi kinakailangan ang paglipat ng app para mailapat ang paraang ito: ang pangunahing punto ay tukuyin kung saan susuriin ang input.

Pangalawang antas: gawing desisyon ang mga tala

Sa proseso ng pagsusuri, ang bawat tala ay binibigyan ng destinasyon. Ang impormasyon ng sanggunian ay mapupunta sa folder ng sanggunian. Ang isang posibleng aksyon ay idinaragdag sa listahan ng mga dapat gawin. Ang isang nakatakdang pagpupulong ay isinasama sa kalendaryo. Ang isang ideya na walang prayoridad ay maaaring ilagay sa isang listahan ng mga posibilidad, hiwalay sa mga obligasyon ng linggo.

Kung kailangan mong pumili ng isang tool para sa pangunahing listahan, ang paghahambing ng mga app para sa pag-oorganisa ng mga gawain Nagpapakita ito ng mga alternatibo. Dito, ang pokus ay nasa daloy: ang marka ay dapat isalin sa isang desisyon, hindi manatiling walang katapusang naipon sa pasukan.

Google Calendar: Protektahan ang mga appointment sa mga naka-iskedyul na oras

Tinutulungan ka ng Google Calendar na mailarawan ang mga appointment at mga oras na nakalaan. Isama ang kinakailangang oras, lokasyon, o link, at isang maikling paglalarawan kapag may kasamang paghahanda. Mas madaling panatilihin ang isang appointment kapag hindi mo na kailangang hanapin ang address ilang minuto bago umalis.

Kalendaryo ng Google

android

4,8

Tingnan sa Google Play

Isaalang-alang din ang oras ng paglalakbay kapag bahagi ito ng aktibidad. Ang dalawang magkasunod na pagpupulong sa magkaibang lokasyon ay maaaring mukhang magkatugma sa listahan, ngunit hindi sa katotohanan. Suriin ang mga pahinga, pagkain, at iba pang mga pangangailangan bago punan ang lahat ng mga bakanteng puwesto.

Hindi kailangang maging isang kaganapan ang lahat ng gawain. Gamitin ang kalendaryo para sa mga nakatakdang oras at bloke ng oras na balak mong protektahan. Kung ang bawat maliit na gawain ay may kanya-kanyang oras, ang iskedyul ay maaaring maging masyadong mahigpit at mangailangan ng patuloy na pagsasaayos dahil sa anumang hindi inaasahang pangyayari.

Mga Gawain sa Google: Isulat ang susunod na aksyon.

Inaayos ng Google Tasks ang mga gawain at maaaring maisama sa Calendar view. Sumulat ng mga aksyon na nagpapahiwatig kung ano ang gagawin: ang "humingi ng quote mula sa supplier" ay mas madaling gawin kaysa sa "renovation". Para sa isang mas malaking proyekto, hatiin ito sa mga yugto at tukuyin ang unang maaaring simulan.

Mga Gawain sa Google

android

4,8

Tingnan sa Google Play

Gumamit ng mga petsa kung kailan may deadline o may konkretong intensyon na tapusin ang gawain. Ang pagtatakda ng lahat para sa ngayon ay lumilikha ng isang lumang listahan na hindi gagabay sa iyong mga pagpili. Pag-iba-ibahin ang petsa kung kailan kailangang maihanda ang isang bagay at ang sandali kung kailan mo balak simulan ang paggawa nito.

Kapag umaasa ka sa iba, itala ang mga nakabinbin at kung kailan makatuwiran na sundan ito. Huwag hayaang tila makakamit ang isang gawain kung ang susunod na hakbang ay nangangailangan ng panlabas na tugon. Ang waiting list ay nakakatulong na suriin ang mga dependency nang hindi hinahalo ang mga ito sa mga gawaing kasalukuyang available.

Ikatlong patong: magsagawa ng isang aksyon sa bawat pagkakataon.

Pagkatapos magplano, pumili ng gawain na akma sa oras na magagamit. Ipunin ang mga kinakailangang materyales at bawasan ang mga nahuhulaang pagkaantala. Maaaring gamitin ang timer sa iyong telepono upang magtakda ng timer para sa konsentrasyon; hindi na kailangang mag-install ng ibang app para lamang simulan ang countdown.

Ang tagal ng bloke ay dapat na tumutugma sa gawain at sa kondisyon nito sa sandaling iyon. Ang isang maikling pagsusuri ng mensahe ay nangangailangan ng ibang panahon kaysa sa isang teknikal na pagbasa. Gamitin ang unang karanasan upang obserbahan kung gaano karaming oras ang kinakailangan ng aktibidad, nang hindi ginagawang isang pangkalahatang tuntunin ang isang iminungkahing tagal.

• Tukuyin kung anong resulta ang gusto mong makuha sa bloke.
• Buksan lamang ang mga materyales na kailangan mo para makapagsimula.
• Patahimikin ang mga notification na maaaring maghintay.
• Isulat ang mga bagong ideya sa simula, nang hindi agad isinasagawa ang mga ito.
• Kapag tapos na, tandaan ang susunod na hakbang kung magpapatuloy ang gawain.

Makakatulong ang Focus o Do Not Disturb mode ng system na mabawasan ang mga alerto. Panatilihin ang mga contact at notification na kailangang gawin bilang bahagi ng iyong routine. Suriin ang mga exception bago gamitin ang mode sa panahong may inaasahan kang mahalagang tawag.

Buuin ang sistema sa unang pagsusuri.

1. Ipunin ang mga nakakalat na tala sa isang pansamantalang pasukan.
2. Burahin ang mga talaang hindi na kapaki-pakinabang.
3. Paghiwalayin ang mga appointment ayon sa oras at ilagay ang mga ito sa kalendaryo.
4. Gawing susunod na aksyon ang mga nakabinbing gawain.
5. Itabi ang mga dokumentong sanggunian sa isang tinukoy na lokasyon.
6. Pumili ng ilang prayoridad para sa susunod na panahon.

Huwag subukang ayusin ang lahat ng history ng iyong telepono bago ka magsimula. Unahin ang mga aktibo at ang mga paparating mong appointment. Maaaring isaayos ang mga lumang file sa ibang sesyon; ang pagsasama ng mga ito sa unang pagsusuri ay nagdaragdag ng trabaho nang hindi nakakatulong sa iyong magdesisyon kung ano ang gagawin ngayon.

Para sa malawakang mga materyales at dokumento sa pag-aaral, ang gabay sa Pagbabasa at pagkuha ng tala gamit ang mobile phone Makakatulong ito sa iyo na pumili ng paraan para mag-imbak ng mga sanggunian. Maaaring maglaman ang listahan ng mga dapat gawin ng link ng dokumento, habang nananatili ang nilalaman sa naaangkop na lokasyon.

Magsagawa ng lingguhang pagsusuri na nagtatapos sa mga pagpili.

Buksan ang iyong inbox, kalendaryo, at mga gawain. Tingnan kung ano ang natapos na, kung ano ang nagbago, at kung ano pa ang nakasalalay sa iba. Suriin muli ang mga deadline at alisin ang mga aktibidad na hindi na makabuluhan. Ang isang kapaki-pakinabang na pagsusuri ay nakakabawas ng kawalan ng katiyakan tungkol sa susunod na linggo.

Kung ang isang gawain ay ilang beses nang ipinagpaliban, siyasatin kung bakit. Maaaring ito ay masyadong malaki, kulang sa mga kinakailangang materyales, wala sa prayoridad, o malabo ang pagkakalarawan. Isulat muli ang susunod na hakbang o sadyang magdesisyon na ipagpaliban ito sa halip na ipagpaliban nang walang katiyakan ang parehong deadline.

Isaalang-alang din kung gaano karaming libreng oras ang mayroon ka para sa mga hindi inaasahang pangyayari. Ang isang linggong pinlano nang walang anumang palugit ay maaaring mukhang produktibo sa Linggo ngunit nagiging hindi magagawa sa Lunes. Ayusin ang bilang ng mga pangako sa oras na magagamit, kabilang ang mga responsibilidad sa labas ng trabaho.

Paghiwalayin ang mga sanggunian mula sa mga aktibong proyekto.

Ang isang recipe, resibo, at tala ng pulong ay hindi kinakailangang mangailangan ng isang gawain. Mag-imbak ng mga materyales na sanggunian na may mga pangalan na magbibigay-daan sa iyong mahanap ang mga ito. Kung mayroong kaugnay na aksyon, idagdag ang aksyon na iyon sa listahan at magtago ng isang sanggunian sa kaukulang file.

Kayang isaayos ng Notion ang mga pahina at base para sa mga proyektong nangangailangan ng mas malawak na konteksto. Gamitin ito kapag nakakatulong ang istrukturang iyon, nang hindi na muling nililikha ang bawat simpleng tala sa isang kumplikadong base. Available ang manu-manong offline na pag-access sa mga pahina sa mga katugmang application; suriin kung aling mga pahina ang na-download bago umasa sa mga ito nang walang koneksyon.

Magsimula sa isang pahina bawat aktibong proyekto na naglalaman ng layunin, mga materyales, at mga susunod na desisyon. Magdagdag lamang ng mga field kapag talagang kailangan ang mga ito. Ang isang sistemang puno ng mga walang laman na katangian ay maaaring magpahaba ng oras ng pagpapanatili at makaabala sa gawaing dapat nitong suportahan.

Magbahagi ng mga responsibilidad kapag may ibang taong sangkot.

Sa isang pinagsasaluhang gawain, tukuyin kung sino ang gagawa nito, ano ang resulta, at kailan ang takdang petsa ng paghahatid. Ang isang aytem na tinatawag na "view presentation" ay hindi nililinaw kung kailangang suriin ng isang tao ang teksto, aprubahan ang badyet, o isumite ang file. Ang pagtukoy sa aksyon ay nakakabawas sa magkakaibang interpretasyon.

Pumili ng pangunahing lugar para itala ang mga pagbabago. Kung nagbago ang deadline sa isang pag-uusap, i-update ang kaukulang gawain. Huwag umasa sa isang taong makakahanap ng lumang mensahe para matuklasan na mali ang petsang ipinapakita sa kalendaryo.

Ang gabay sa mga aplikasyon para sa remote na trabaho Pinapadali nito ang komunikasyon, pag-file, at mga pagpupulong. Para sa iyong personal na gawain, itago lamang ang impormasyong kailangan mo upang maisagawa ang mga gawain, na nirerespeto ang mga patakaran sa pag-access at pag-iimbak ng dokumento ng organisasyon.

Suriin ang sistema ayon sa gawaing pinapadali nito.

Pagkatapos ng isang linggo, tingnan kung nakakita ka ng mga appointment, tukuyin ang susunod na gawain, at kumuha ng mga sanggunian. Ang mga resultang ito ay mas kapaki-pakinabang kaysa sa pagbibilang kung ilang tag o automation ang nagawa. Kung ang isang hakbang ay nangangailangan ng labis na pagsisikap, pasimplehin ito bago magdagdag ng isa pang tool.

Hindi kailangang maging walang laman ang isang to-do list araw-araw. Kinakatawan nito ang mga pagpipilian at responsibilidad, ang ilan sa mga ito ay pangmatagalan. Kung ang pag-aayos ng iyong to-do list ay nagpapataas ng pagkabalisa o kumukuha ng iyong oras ng pahinga, bawasan ang bilang ng mga alerto at ang dalas ng mga pagsusuri.

Posible ring gumamit ng papel para sa bahagi ng proseso at ang iyong cellphone bilang pangunahing file. Gumagana ang paraang ito kapag alam mo kung saan hahanapin at kung paano i-update ang impormasyon. Iwasan lamang ang pagkakaroon ng dalawang magkasalungat na listahan na may magkaibang bersyon ng iisang appointment.

Magsama ng isang maliit na pamamaraan para sa kung kailan lumihis sa plano ang isang araw: una, suriin ang iyong mga appointment ayon sa oras, tukuyin kung ano ang kailangang ipaalam, at pumili ng isang gawain na kasya pa rin sa natitirang oras. Huwag subukang isiksik ang lahat ng mga ipinagpaliban na aktibidad sa isang gabi. I-update ang mga petsa batay sa magagamit na oras at ipaalam sa mga umaasa sa deadline. Ang pagbawi na ito ay bahagi ng organisasyon at pinipigilan ang isang pagkaantala na gawing isang hanay ng mga lampas na deadline ang buong listahan.

Mga karaniwang tanong

Kailangan ko ba ng tatlong magkakaibang app?

Hindi. Ang isang kagamitan ay maaaring magsagawa ng higit sa isang tungkulin. Inilalarawan ng tatlong patong ang landas ng impormasyon: pagkuha, pagpapasya, at pagpapatupad.

Dapat ko bang ilagay lahat ng aking mga gawain sa kalendaryo?

Hindi naman kailangan. Maglaan ng mga partikular na oras para sa mga appointment at mga work block. Maaaring manatili sa listahan ang mga flexible na dapat gawin hanggang sa piliin mo kung kailan haharapin ang mga ito.

Ano ang gagawin ko sa isang gawain na patuloy na naantala?

Suriin kung mayroon itong malinaw na susunod na aksyon, mga materyales na magagamit, at prayoridad. Hatiin, i-reschedule nang may pagpapasya, o alisin sa aktibong listahan kapag walang balak na isagawa ito ngayon.

Bakit hindi lumalabas ang paalala ng Keep?

Inilipat na ang mga paalala sa Tasks. Suriin ang mga pahintulot sa integration at notification para sa Tasks o Calendar, pati na rin ang account kung saan ginawa ang gawain.

Gumawa ng isang entry, itala ang mga paparating na appointment, at pumili ng aksyon na isasagawa. Gawin ang unang pagsusuri bago magdagdag ng mga bagong application.

Basahin din

• Limang app para sa pag-oorganisa ng mga gawain: ihambing ang mga libreng plano.
• Mga app para sa remote na trabaho: libreng meeting, chat, file, at task kit.
• Mga app sa pagbabasa at pag-anota: i-highlight, i-annotate, at i-review ang mga PDF sa iyong telepono.
• Mga app para sa kalusugang pangkaisipan: guided meditation, mood journal, at mga ehersisyo sa paghinga.