Organisationsappar: bygg din rutin i tre lager
Per Rodrigo Pereira
En idé, en uppgift och ett möte behöver inte alla finnas på samma skärm. Idén måste sparas; uppgiften kräver en uppföljningsåtgärd; mötet upptar en specifik tidslucka. Att separera dessa funktioner minskar förvirringen med att öppna fem appar och fortfarande inte veta var man ska börja.
Du kan organisera din rutin i tre lager: registrera, planera och genomföra. Systemet kan använda enkla verktyg som Google Keep, Kalender och Uppgifter, eller motsvarande som redan är integrerade i din telefon. Valet av appar sker efter att sökvägen för varje information har definierats.
Första lagret: fånga utan att avbryta arbetet.
Att samla in information är ett sätt att få ut den ur huvudet och placera den på ett pålitligt ställe. Det kan vara en idé till ett projekt, ett nödvändigt köp eller en fråga till nästa möte. Du behöver inte bestämma dig för prioriteringar och deadlines i samma ögonblick som idén dyker upp.
Välj en enda huvudpost, till exempel en anteckning med titeln “Posten”. Använd fraser som fortfarande är begripliga nästa dag. “Kontrakt” är vagt; “kontrollera internetkontraktets förnyelsedatum” anger varför du sparade informationen.
Om du är på språng kan en kort anteckning räcka. Komplettera sammanhanget när du kan stanna. Undvik att sammanfatta samma idé i en anteckningsapp, i ett meddelande till dig själv och på ett papper utan att sedan sammanföra dem: informationen blir spridd och recensionen förlorar sin användbarhet.
Google Keep: en snabb ingångspunkt för anteckningar
Med Google Keep kan du spara anteckningar och listor. Det fungerar bra som en enkel ingångspunkt för information som fortfarande behöver organiseras. Använd få taggar och beskrivande titlar, utan att förvandla varje liten anteckning till ett klassificeringsprojekt.
Google Keep: anteckningar och listor
androidKeep-påminnelser sparas nu i Google Tasks. Enligt... Googles hjälp med den här integrationen, Påminnelser kommer inte längre från Keep. Kontrollera Uppgifter eller Kalender och dina aviseringsbehörigheter om du förlitar dig på en avisering vid en viss tidpunkt.
På iPhone kan appen Anteckningar också användas för att samla in information. Om du redan använder ett annat verktyg, behåll det om det är enkelt att spela in och hitta innehåll. Det är inte nödvändigt att byta app för att tillämpa den här metoden: huvudpoängen är att definiera var inmatningen ska granskas.
Andra lagret: förvandla anteckningar till beslut
Under granskningsprocessen tilldelas varje anteckning en destination. Referensinformation hamnar i referensmappen. En möjlig åtgärd läggs till i att-göra-listan. Ett schemalagt möte hamnar i kalendern. En idé utan prioritet kan placeras på en lista över möjligheter, separat från veckans skyldigheter.
| Mottagen post | Beslut | Destination |
|---|---|---|
| Tidsbokning bekräftad till tisdag | Boka tid och ordna transport. | Kalender |
| Jag behöver förnya ett dokument. | Identifiera nästa åtgärd. | Att-göra-lista |
| Manual för en utrustningsdel | Spara för framtida bruk. | Referenser |
| Idé för en framtida kurs | Utvärdera i en annan recension | Möjligheter |
Om du behöver välja ett verktyg till huvudlistan, jämförelsen av appar för att organisera uppgifter Den presenterar alternativ. Här ligger fokus på flödet: betyget måste omsättas i ett beslut, inte förbli ackumulerat i all oändlighet vid ingången.
Google Kalender: Skydda möten under schemalagda tider
Google Kalender hjälper dig att visualisera möten och reserverade tider. Inkludera nödvändig tid, plats eller länk, och en kort beskrivning om det finns förberedelser. Det är lättare att hålla ett möte när du inte behöver slå upp adressen minuter innan du åker.
Google Kalender
androidTa också hänsyn till restid när det är en del av aktiviteten. Två möten i rad på olika platser kan verka kompatibla på listan, men inte i verkligheten. Kontrollera pauser, måltider och andra behov innan du fyller i alla tomma platser.
Inte varje uppgift behöver bli en händelse. Använd kalendern för schemalagda tider och tidsblock som du tänker skydda. Om varje liten uppgift upptar en lucka kan schemat bli för stelt och kräva ständig omorganisation inför oförutsedda händelser.
Google Tasks: Skriv nästa åtgärd.
Google Tasks organiserar uppgifter och kan integreras med kalendervyn. Skriv åtgärder som anger vad som ska göras: "begär en offert från leverantören" är mer handlingsbart än "renovering". För ett större projekt, dela upp det i etapper och identifiera det första som kan påbörjas.
Google Uppgifter
androidAnvänd datum när det finns en deadline eller en konkret avsikt att slutföra uppgiften. Att sätta allt för idag skapar en föråldrad lista som inte vägleder dina val. Skilj på det datum då något behöver vara klart och det ögonblick du tänker börja arbeta med det.
När du förlitar dig på någon annan, för register över vad som väntar och när det är vettigt att följa upp. Låt inte en uppgift verka uppnåelig om nästa steg kräver ett externt svar. En väntelista hjälper till att granska beroenden utan att blanda dem med arbete som för närvarande är tillgängligt.
Tredje lagret: utför en åtgärd i taget.
Efter planeringen, välj en uppgift som passar inom den tillgängliga tiden. Samla nödvändigt material och minimera förutsägbara avbrott. En timer på din telefon kan användas för att ställa in en timer för koncentration; det finns ingen anledning att installera en annan app bara för att starta nedräkningen.
Blockets längd bör motsvara arbetet och dess skick just då. En kort meddelandegenomgång kräver en annan period än en teknisk läsning. Använd den första erfarenheten för att observera hur mycket tid aktiviteten kräver, utan att förvandla en föreslagen längd till en universell regel.
- Definiera vilket resultat du vill producera i blocket.
- Öppna bara det material du behöver för att komma igång.
- Tysta aviseringar som kan vänta.
- Skriv ner nya idéer i början, utan att implementera dem direkt.
- När du är klar, notera nästa steg om uppgiften fortsätter.
Systemets Fokus- eller Stör ej-läge kan bidra till att minska antalet varningar. Spara kontakter och aviseringar som behöver gå igenom som en del av din rutin. Kontrollera undantagen innan du använder läget under en period då du förväntar dig ett viktigt samtal.
Montera systemet i en första granskning.
- Samla de spridda anteckningarna till en tillfällig ingångspunkt.
- Ta bort poster som inte längre är användbara.
- Separera möten efter tid och lägg dem i kalendern.
- Förvandla väntande uppgifter till nästa åtgärder.
- Förvara referensdokument på en identifierad plats.
- Välj några prioriteringar för nästa period.
Försök inte att sortera igenom hela telefonens historik innan du börjar. Arbeta först med vad som är aktivt och dina kommande möten. Äldre filer kan organiseras i en annan session; att blanda in dem i den inledande granskningen lägger till mer arbete utan att hjälpa dig att bestämma vad du ska göra idag.
För omfattande studiematerial och dokument, se guiden till Läsning och anteckningar på mobiltelefon Detta hjälper dig att välja ett sätt att lagra referenser. Att-göra-listan kan innehålla dokumentlänken, medan innehållet finns kvar på rätt plats.
Gör en veckovis uppföljning som mynnar ut i val.
Öppna din inkorg, kalender och dina uppgifter. Se vad som har slutförts, vad som har ändrats och vad som fortfarande är beroende av någon annan. Omvärdera deadlines och ta bort aktiviteter som inte längre är meningsfulla. En bra genomgång minskar osäkerheten om nästa vecka.
Om en uppgift har skjutits upp flera gånger, undersök varför. Den kan vara för stor, sakna nödvändigt material, vara oprioriterad eller vagt beskriven. Skriv om nästa steg eller bestäm dig medvetet för att skjuta upp det istället för att skjuta upp samma deadline på obestämd tid.
Tänk också på hur mycket ledig tid du har för oförutsedda händelser. En vecka planerad utan något utrymme kan verka produktiv på söndagen men bli ogenomförbar på måndagen. Anpassa antalet åtaganden till den tillgängliga tiden, inklusive ansvar utanför arbetet.
Separera referenser från aktiva projekt.
Ett recept, ett kvitto och en mötesanteckning kräver inte nödvändigtvis en uppgift. Lagra referensmaterial med namn som gör att du kan hitta dem. Om det finns en associerad åtgärd, lägg till den åtgärden i listan och behåll en referens till motsvarande fil.
Notion kan organisera sidor och baser för projekt som behöver ett bredare sammanhang. Använd det när den strukturen är till hjälp, utan att återskapa varje enkel anteckning i en komplex bas. Manuell offlineåtkomst till sidor är tillgänglig i kompatibla applikationer; kontrollera vilka sidor som har laddats ner innan du förlitar dig på dem utan en anslutning.
Börja med en sida per aktivt projekt som innehåller mål, material och nästa beslut. Lägg bara till fält när de verkligen behövs. Ett system fullt av tomma egenskaper kan öka underhållstiden och distrahera från det arbete det borde stödja.
Dela ansvaret när andra är inblandade.
I en delad uppgift, ange vem som ska utföra den, vad resultatet blir och när leveransen ska ske. Ett alternativ som heter "visa presentation" förtydligar inte om någon behöver granska texten, godkänna budgeten eller skicka in filen. Att specificera åtgärden minskar risken för olika tolkningar.
Välj en huvudplats för att registrera ändringar. Om deadline ändrades i en konversation, uppdatera motsvarande uppgift. Lita inte på att någon som hittar ett gammalt meddelande upptäcker att datumet som visas i kalendern är fel.
Guiden till applikationer för distansarbete Det effektiviserar kommunikation, arkivering och möten. För din personliga rutin, behåll endast den information du behöver för att utföra uppgifter, och respektera organisationens regler för dokumentåtkomst och lagring.
Utvärdera systemet utifrån det arbete det underlättar.
Efter en vecka, kontrollera om du hittar möten, identifiera nästa uppgift och hämta referenser. Dessa resultat är mer användbara än att räkna hur många taggar eller automatiseringar som skapats. Om ett steg kräver för mycket ansträngning, förenkla det innan du lägger till ett annat verktyg.
En att-göra-lista behöver inte vara tom varje dag. Den representerar val och ansvar, varav vissa är långsiktiga. Om det ökar ångesten eller tar upp din stilleståndstid att organisera din att-göra-lista, minska antalet aviseringar och frekvensen av kontroller.
Det är också möjligt att använda papper för en del av processen och din mobiltelefon som huvudfil. Den här metoden fungerar när du vet var du hittar och hur du uppdaterar informationen. Undvik bara att ha två konkurrerande listor med olika versioner av samma möte.
Inkludera en liten procedur för när en dag avviker från planen: först, kontrollera dina möten efter tid, identifiera vad som behöver kommuniceras och välj en uppgift som fortfarande får plats inom den återstående tiden. Försök inte klämma in alla uppskjutna aktiviteter på samma kväll. Uppdatera datum baserat på tillgänglig tid och meddela de som är beroende av deadline. Denna återställning är en del av organisationen och förhindrar att ett avbrott förvandlar hela listan till en uppsättning försenade deadlines.
Vanliga frågor
Behöver jag tre olika appar?
Nej. Ett verktyg kan utföra mer än en funktion. De tre lagren beskriver informationens väg: insamling, beslut och exekvering.
Ska jag lägga in alla mina uppgifter i kalendern?
Inte nödvändigtvis. Avsätt specifika tider för möten och arbetsblock. Flexibla att-göra-uppgifter kan finnas kvar på listan tills du väljer när du ska ta itu med dem.
Vad gör jag med en uppgift som ständigt skjuts upp?
Kontrollera om den har en tydlig nästa åtgärd, tillgängligt material och prioritet. Dela upp, omplanera efter eget gottfinnande eller ta bort från aktivlistan när det inte finns någon avsikt att utföra den nu.
Varför visas inte Keep-påminnelsen?
Påminnelser har flyttats till Uppgifter. Kontrollera integrationen och aviseringsbehörigheterna för Uppgifter eller Kalender, samt kontot där uppgiften skapades.
Skapa en enda post, registrera kommande möten och välj en åtgärd att utföra. Gör den första granskningen innan du lägger till nya ansökningar.
