Aplikacije za organizaciju: izgradite svoju rutinu u tri sloja

Ideja, zadatak i sastanak ne moraju se nalaziti na istom zaslonu. Ideju je potrebno spremiti; zadatak zahtijeva naknadnu radnju; sastanak zauzima određeni vremenski interval. Razdvajanje ovih funkcija smanjuje zbrku otvaranja pet aplikacija, a da i dalje ne znate odakle početi.

Svoju rutinu možete organizirati u tri sloja: snimanje, planiranje i izvršavanje. Sustav može koristiti jednostavne alate poput Google Keepa, Kalendara i Zadataka ili ekvivalente koji su već integrirani u vaš telefon. Odabir aplikacija dolazi nakon definiranja puta za svaku informaciju.

Prvi sloj: snimanje bez prekidanja rada.

Zabilježavanje informacija je način da ih izbacite iz glave i stavite na pouzdano mjesto. To može biti ideja za projekt, potrebna kupnja ili pitanje za sljedeći sastanak. Ne morate odlučivati o prioritetima i rokovima čim vam ideja padne na pamet.

Odaberite jedan glavni unos, poput bilješke pod naslovom “Unos”. Koristite fraze koje će imati smisla i sljedeći dan. “Ugovor” je neodređen; “provjerite datum obnove ugovora na internetu” označava zašto ste spremili podatke.

Ako ste u pokretu, kratka bilješka može biti dovoljna. Dopunite kontekst kada možete stati. Izbjegavajte bilježenje iste ideje u aplikaciji za bilješke, u poruci samome sebi i na komadu papira bez da ih zatim spojite: informacije postaju raspršene i pregled gubi svoju korisnost.

Google Keep: brza početna točka za bilješke

Google Keep vam omogućuje spremanje bilješki i popisa. Dobro funkcionira kao jednostavna ulazna točka za informacije koje još treba organizirati. Koristite nekoliko oznaka i opisnih naslova, bez pretvaranja svake male bilješke u projekt klasifikacije.

Google Keep: bilješke i popisi

android

4,8

Prikaži na Google Playu

Podsjetnici iz Keepa sada se spremaju u Google Tasks. Prema... Googleova pomoć u vezi s ovom integracijom, Obavijesti o podsjetnicima više neće dolaziti iz Keepa. Provjerite Zadatke ili Kalendar i svoja dopuštenja za obavijesti ako se oslanjate na upozorenje u određeno vrijeme.

Na iPhoneu, aplikacija Bilješke također može poslužiti za bilježenje informacija. Ako već koristite neki drugi alat, zadržite ga ako je lako bilježiti i pronaći sadržaj. Promjena aplikacija nije potrebna za primjenu ove metode: glavna je poanta definirati gdje će se unos pregledavati.

Drugi sloj: pretvorite bilješke u odluke

Tijekom procesa pregleda, svakoj se bilješci dodjeljuje odredište. Referentne informacije idu u referentnu mapu. Moguća radnja dodaje se na popis obaveza. Planirani sastanak ide u kalendar. Ideja bez prioriteta može se staviti na popis mogućnosti, odvojeno od tjednih obveza.

Ako trebate odabrati alat za glavni popis, usporedba aplikacije za organiziranje zadataka Predstavlja alternative. Ovdje je fokus na toku: ocjena se mora pretvoriti u odluku, a ne ostati beskonačno akumulirana na ulazu.

Google kalendar: Zaštitite sastanke tijekom zakazanog vremena

Google kalendar vam pomaže u vizualizaciji sastanaka i rezerviranih termina. Uključite potrebno vrijeme, lokaciju ili poveznicu i kratak opis kada je potrebna priprema. Sastanak je lakše održati kada ne morate tražiti adresu nekoliko minuta prije polaska.

Google kalendar

android

4,8

Prikaži na Google Playu

Također, uzmite u obzir vrijeme putovanja kada je to dio aktivnosti. Dva uzastopna sastanka na različitim lokacijama mogu se činiti kompatibilnima na popisu, ali u stvarnosti nisu. Provjerite pauze, obroke i druge potrebe prije nego što popunite sva prazna mjesta.

Ne mora svaki zadatak postati događaj. Koristite kalendar za planirana vremena i vremenske blokove koje namjeravate zaštititi. Ako svaki mali zadatak zauzima određeni termin, raspored može postati previše krut i zahtijevati stalnu reorganizaciju u slučaju bilo kakvog nepredviđenog događaja.

Google Tasks: Napišite sljedeću radnju.

Google Tasks organizira zadatke i može se integrirati s prikazom Kalendara. Napišite radnje koje pokazuju što učiniti: "zatražite ponudu od dobavljača" je praktičnije od "renovacije". Za veći projekt, podijelite ga u faze i odredite prvu koju možete započeti.

Google Zadaci

android

4,8

Prikaži na Google Playu

Koristite datume kada postoji rok ili konkretna namjera za dovršetak zadatka. Postavljanje svega za danas stvara zastarjeli popis koji ne vodi vaše izbore. Razlikujte datum kada nešto treba biti spremno i trenutak kada namjeravate početi raditi na tome.

Kada se oslanjate na nekog drugog, vodite evidenciju o tome što vas čeka i kada ima smisla nastaviti. Nemojte dopustiti da se zadatak čini ostvarivim ako sljedeći korak zahtijeva vanjski odgovor. Lista čekanja pomaže vam da pregledate ovisnosti bez miješanja s poslom koji je trenutno dostupan.

Treći sloj: izvršavanje jedne akcije istovremeno.

Nakon planiranja odaberite zadatak koji odgovara raspoloživom vremenu. Prikupite potrebne materijale i smanjite predvidljive prekide. Tajmer na vašem telefonu može se koristiti za postavljanje tajmera za koncentraciju; nema potrebe za instaliranjem druge aplikacije samo za pokretanje odbrojavanja.

Trajanje bloka treba odgovarati radu i njegovom stanju u tom trenutku. Kratki pregled poruke zahtijeva drugačije vrijeme od tehničkog čitanja. Iskoristite prvo iskustvo kako biste promatrali koliko vremena aktivnost zahtijeva, bez pretvaranja predloženog trajanja u univerzalno pravilo.

• Definirajte koji rezultat želite proizvesti u bloku.
• Otvorite samo materijale koji su vam potrebni za početak.
• Utišajte obavijesti koje mogu pričekati.
• Zapišite nove ideje na početku, bez da ih odmah primijenite u praksi.
• Kada završite, zabilježite sljedeći korak ako se zadatak nastavlja.

Način rada Fokus ili Ne uznemiravaj sustava može pomoći u smanjenju upozorenja. Sačuvajte kontakte i obavijesti koje morate pregledati kao dio svoje rutine. Provjerite iznimke prije korištenja načina rada tijekom razdoblja kada očekujete važan poziv.

Sastavite sustav u prvom pregledu.

1. Skupite razasute bilješke na privremenu ulaznu točku.
2. Izbrišite zapise koji više nisu korisni.
3. Odvojite termine po vremenu i zabilježite ih u kalendar.
4. Pretvorite zadatke na čekanju u sljedeće akcije.
5. Pohranite referentne dokumente na određenom mjestu.
6. Odaberite nekoliko prioriteta za sljedeće razdoblje.

Nemojte pokušavati pregledati svu povijest telefona prije nego što počnete. Prvo radite s aktivnim datotekama i nadolazećim sastancima. Starije datoteke mogu se organizirati u drugoj sesiji; njihovo miješanje s početnim pregledom dodaje više posla, a ne pomaže vam da odlučite što ćete danas učiniti.

Za opsežne studijske materijale i dokumente, vodič za Čitanje i bilježenje na mobitelu To vam pomaže odabrati način pohranjivanja referenci. Popis obaveza može sadržavati vezu dokumenta, dok sadržaj ostaje na odgovarajućoj lokaciji.

Provedite tjedni pregled koji kulminira odabirima.

Otvorite pristiglu poštu, kalendar i zadatke. Pogledajte što je dovršeno, što se promijenilo i što još ovisi o nekome drugome. Ponovno procijenite rokove i uklonite aktivnosti koje više nemaju smisla. Koristan pregled smanjuje neizvjesnost oko sljedećeg tjedna.

Ako je zadatak nekoliko puta odgođen, istražite zašto. Možda je prevelik, nedostaju mu potrebni materijali, nije prioritetan ili je nejasno opisan. Prepišite sljedeći korak ili svjesno odlučite odgoditi ga umjesto da isti rok beskonačno pomičete naprijed.

Također razmislite koliko slobodnog vremena imate za nepredviđene događaje. Tjedan planiran bez ikakvog prostora može se činiti produktivnim u nedjelju, ali postati neizvediv u ponedjeljak. Prilagodite broj obveza raspoloživom vremenu, uključujući i odgovornosti izvan posla.

Odvojite reference od aktivnih projekata.

Recept, račun i bilješka sa sastanka ne zahtijevaju nužno zadatak. Pohranite referentne materijale s nazivima koji vam omogućuju da ih pronađete. Ako postoji povezana radnja, dodajte tu radnju na popis i zadržite referencu na odgovarajuću datoteku.

Notion može organizirati stranice i baze za projekte kojima je potreban širi kontekst. Koristite ga kada ta struktura pomaže, bez ponovnog stvaranja svake jednostavne bilješke u složenoj bazi. Ručni izvanmrežni pristup stranicama dostupan je u kompatibilnim aplikacijama; provjerite koje su stranice preuzete prije nego što se oslonite na njih bez veze.

Započnite s jednom stranicom po aktivnom projektu koja sadrži cilj, materijale i sljedeće odluke. Dodajte polja samo kada su zaista potrebna. Sustav pun praznih svojstava može povećati vrijeme održavanja i odvratiti pažnju od posla koji bi trebao podržavati.

Podijelite odgovornosti kada su uključeni drugi ljudi.

U dijeljenom zadatku odredite tko će ga izvršiti, koji je rezultat i kada je rok isporuke. Stavka pod nazivom "pregled prezentacije" ne pojašnjava treba li netko pregledati tekst, odobriti proračun ili poslati datoteku. Određivanje radnje smanjuje različita tumačenja.

Odaberite glavno mjesto za bilježenje promjena. Ako se rok promijenio u razgovoru, ažurirajte odgovarajući zadatak. Nemojte se oslanjati na to da će netko pronaći staru poruku da bi otkrio da je datum prikazan u kalendaru pogrešan.

Vodič za aplikacije za rad na daljinu Pojednostavljuje komunikaciju, arhiviranje i sastanke. Za svoju osobnu rutinu čuvajte samo informacije koje su vam potrebne za obavljanje zadataka, poštujući pravila organizacije o pristupu dokumentima i njihovoj pohrani.

Procijenite sustav prema radu koji olakšava.

Nakon tjedan dana provjerite jeste li pronašli dogovorene termine, odredite sljedeći zadatak i pronađite reference. Ovi rezultati su korisniji od brojanja koliko je oznaka ili automatizacija stvoreno. Ako korak zahtijeva previše truda, pojednostavite ga prije dodavanja još jednog alata.

Popis obaveza ne mora biti prazan svaki dan. On predstavlja izbore i odgovornosti, neke od njih dugoročne. Ako vam organiziranje popisa obaveza povećava tjeskobu ili oduzima slobodno vrijeme, smanjite broj upozorenja i učestalost provjera.

Također je moguće koristiti papir za dio procesa, a mobitel kao glavnu datoteku. Ova metoda funkcionira kada znate gdje pronaći i kako ažurirati informacije. Samo izbjegavajte vođenje dvaju konkurentskih popisa s različitim verzijama istog sastanka.

Uključite malu proceduru za slučajeve kada dan krene izvan plana: prvo provjerite svoje sastanke po vremenu, odredite što treba priopćiti i odaberite zadatak koji se još uvijek uklapa u preostalo vrijeme. Nemojte pokušavati sve odgođene aktivnosti ugurati u jednu večer. Ažurirajte datume na temelju raspoloživog vremena i obavijestite one koji ovise o roku. Ovaj oporavak dio je organizacije i sprječava da prekid pretvori cijeli popis u skup zakašnjelih rokova.

Uobičajena pitanja

Trebaju li mi tri različite aplikacije?

Ne. Alat može obavljati više od jedne funkcije. Tri sloja opisuju put informacija: snimanje, odlučivanje i izvršavanje.

Trebam li staviti sve svoje zadatke u kalendar?

Ne nužno. Odredite određeno vrijeme za sastanke i radne blokove. Fleksibilni zadaci mogu ostati na popisu dok ne odlučite kada ćete ih obaviti.

Što da radim sa zadatkom koji se stalno odgađa?

Provjerite ima li jasnu sljedeću radnju, dostupne materijale i prioritet. Podijelite, premjestite po nahođenju ili uklonite s aktivnog popisa kada nema namjere da se to sada izvrši.

Zašto se ne prikazuje podsjetnik za Keep?

Podsjetnici su premješteni u Zadatke. Provjerite integraciju Zadataka ili Kalendara i dopuštenja za obavijesti, kao i račun na kojem je zadatak stvoren.

Izradite jedan unos, zabilježite nadolazeće sastanke i odaberite radnju koju želite izvršiti. Napravite prvi pregled prije dodavanja novih aplikacija.

Pročitajte također

• Pet aplikacija za organiziranje zadataka: usporedite besplatne planove.
• Aplikacije za rad na daljinu: besplatni komplet za sastanke, chat, datoteke i zadatke.
• Aplikacije za čitanje i komentiranje: označavajte, komentirajte i pregledavajte PDF-ove na svom telefonu.
• Aplikacije za mentalno zdravlje: vođena meditacija, dnevnik raspoloženja i vježbe disanja.