Aplikasi untuk kerja jarak jauh: paket rapat, obrolan, file, dan tugas gratis.
Por Rodrigo Pereira
0
Zoom, Google Meet, dan Slack memiliki batasan berbeda pada paket gratis mereka. Zoom Basic membatasi rapat hingga 40 menit; Meet memungkinkan hingga 24 jam untuk dua orang dan satu jam dengan tiga peserta atau lebih. Pada Slack Free, akses ke riwayat biasanya mencakup 90 hari, dan data yang lebih lama dapat dihapus sesuai dengan kebijakan penyimpanan. Batasan ini memengaruhi keputusan tentang di mana data pekerjaan akan disimpan.
Saya menyusun paket ini berdasarkan fungsi, bukan merek: satu alat untuk rapat, satu untuk obrolan, satu untuk pengarsipan, satu untuk tugas, dan satu untuk dokumen. Saya memeriksa batasan paket gratis di halaman resmi setiap layanan dan daftar setiap aplikasi di Play Store sebelum menulis. Di mana paket gratis berakhir, saya akan menyebutkan angka pastinya.
Terakhir, ada tabel yang menampilkan batasan secara berdampingan, pengaturan telepon untuk mencegah rapat macet, dan pertanyaan paling umum yang muncul ketika kantor berubah menjadi sofa.
Satu aplikasi untuk setiap fungsi: perangkat yang pas di ponsel Anda.
Tim jarak jauh dapat mengalami lima masalah: rapat gagal, pesan hilang, file memiliki tiga versi, tugas tidak memiliki pemilik, dan kesepakatan hilang dalam percakapan yang tidak dapat ditemukan siapa pun. Setiap aplikasi di bawah ini menyelesaikan salah satu masalah tersebut, dan hanya satu. Mencoba melakukan semuanya dalam satu aplikasi adalah cara tercepat untuk menciptakan kekacauan.
- Pertemuan: Google Meet, atau Zoom Workplace, dapat digunakan ketika seseorang perlu menampilkan layar komputernya.
- Mengobrol: Slack, dengan saluran yang diatur berdasarkan topik dan pencarian kata kunci.
- Mengajukan: Google Drive, dengan penyimpanan 15 GB dan kemampuan pengeditan untuk Dokumen, Spreadsheet, dan Presentasi.
- Tugas: Trello, dengan papan, kartu, penerima tugas, dan tenggat waktu.
- Dokumen dan wiki: Notion, dengan templat siap pakai untuk notulen, proses, dan perencanaan.
Rapat: Google Meet, Zoom Workplace, atau Teams
Pilihan di sini adalah soal waktu. Rapat tim melalui telepon seluler jarang berlangsung lebih dari satu jam, dan setiap layanan memutuskan panggilan pada titik yang berbeda.
Google Meet: Panggilan grup 60 menit, panggilan dua arah tanpa pengatur waktu.
Dengan Akun Google pribadi, Meet dapat melakukan panggilan video hingga dengan 100 peserta dan durasi 60 menit. Panggilan dua orang dapat berlangsung hingga 24 jam. Aplikasi ini sudah terpasang di sebagian besar perangkat Android, memiliki teks terjemahan langsung dalam bahasa Portugis, dan fitur pengaburan latar belakang yang menyembunyikan semua hal yang tidak perlu.
Panggilan video grup dengan hingga 100 orang selama 60 menit pada akun pribadi; untuk dua orang, hingga 24 jam pada akun pribadi.
Zoom Workplace: 40 menit, tetapi dengan fitur berbagi layar terbaik.
Paket Dasar Zoom membatasi setiap rapat hingga 40 menit dan 100 peserta. Setelah melebihi batas waktu 40 menit, ruang rapat akan ditutup; tautan yang sama akan dibuka kembali setelahnya, dan tim akan bergabung kembali, yang secara efektif berfungsi sebagai waktu istirahat minum kopi. Berbagi layar adalah fitur yang paling stabil dari ketiga paket tersebut, dan paket gratis merekam rapat di komputer penyelenggara. Perekaman melalui ponsel bergantung pada perekaman cloud, yang tersedia dalam paket berbayar.
Rapat dengan fitur berbagi layar dan perekaman komputer; paket Dasar akan berakhir setelah 40 menit.
Microsoft Teams: Untuk siapa perusahaan sudah membayar Microsoft 365?
Teams menyatukan percakapan, rapat, dan kolaborasi, dengan fitur-fitur yang terkait dengan lisensi organisasi. Tidak semua paket Microsoft 365 menyertakan Teams; periksa paket yang Anda kontrak dan kebijakan administrator. Jika perusahaan Anda sudah menyediakan akun, gunakan lingkungan yang disetujui untuk mengakses file dan rapat kerja.
Obrolan tim: Slack dan aturan 90 hari
Slack mengatur percakapan ke dalam saluran berdasarkan topik (penjualan, dukungan, proyek baru) dan pesan langsung; fungsi pencarian menemukan pesan dan file berdasarkan kata kunci, orang, atau saluran. Grup WhatsApp tidak melakukan itu: apa yang kita sepakati pada hari Selasa hilang di bawah 400 pesan pada hari Kamis.
Di Slack Free, pesan dan file yang dapat diakses dibatasi hingga 90 hari terakhir. Kebijakan ini dapat menyimpan data selama 90 hari atau satu tahun; data yang lebih lama dari satu tahun akan dihapus dalam paket gratis. Berlangganan di kemudian hari tidak akan memulihkan data yang telah dihapus. Simpan keputusan penting dalam dokumen dan tinjau pengaturan ruang kerja Anda.
Obrolan tim diatur ke dalam saluran berdasarkan topik, dengan kemampuan pencarian; paket gratis menampilkan pesan 90 hari terakhir.
File: Google Drive dengan kapasitas 15 GB (OneDrive memberikan 5 GB)
Akun Google menyediakan penyimpanan 15 GB yang dibagi antara Drive, Gmail, dan Google Photos. Di dalam Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan Slide dapat dibuka di ponsel Anda dan disimpan secara otomatis; beberapa orang dapat mengedit file yang sama secara bersamaan, dan riwayat versi melacak perubahan yang dilakukan setiap orang.
Yang membedakan tim yang terorganisir dari tim yang tidak terorganisir adalah izin akses. Setiap file atau folder memiliki tiga tingkatan: pembaca, pemberi komentar, dan editor. Kontrak, proposal, dan spreadsheet biaya diberikan kepada pembaca yang hanya menggunakannya untuk konsultasi; akses editor dibagikan kepada dua atau tiga orang. Dan bagikan tautannya, bukan lampirannya: sebuah lampiran akan memiliki tiga versi di tiga ponsel yang berbeda.
Sebelum bepergian atau memasuki tempat tanpa sinyal, buka file, ketuk tiga titik, dan aktifkan “Tersedia offline.” Drive juga memindai kertas menggunakan kamera ponsel Anda; untuk kontrak dan kwitansi dengan pemotongan dan kontras yang lebih baik, aplikasi pemindai untuk memindai dokumen Mereka menyimpan PDF tersebut langsung ke folder tim.
15 GB dibagikan dengan Gmail dan Foto, pengeditan Dokumen dan Spreadsheet di perangkat seluler, dan izin per orang.
OneDrive milik Microsoft menawarkan 5 GB dalam paket gratisnya dan memiliki fungsi yang sama bagi mereka yang menggunakan Teams dan Office.
Tugas: Trello dengan 10 papan per ruang kerja.
Trello adalah papan dengan daftar ("Yang Harus Dilakukan", "Sedang Dikerjakan", "Selesai") dan kartu yang berpindah dari satu ke yang lain. Setiap kartu memiliki penanggung jawab, tenggat waktu, daftar periksa, dan lampiran, dan aplikasi akan memberi tahu Anda saat tanggal jatuh tempo mendekat. Aplikasi ini berfungsi secara offline dan melakukan sinkronisasi saat koneksi kembali.
Paket gratis menerima kartu tak terbatas, hingga 10 papan dan hingga 10 kolaborator per ruang kerja, lampiran hingga 10 MB per file, dan 250 otomatisasi per bulan. Saat papan kesepuluh tiba, arsipkan proyek yang telah selesai alih-alih membuka ruang kerja lain.
Papan dengan daftar dan kartu, penerima tugas, tenggat waktu, dan daftar periksa; paket gratis menyediakan 10 papan per ruang kerja.
Untuk daftar tugas harian pribadi, dengan pengingat, pengulangan, dan prioritas, Trello terlalu rumit; Perbandingan aplikasi untuk mengatur tugas harian. Ini mencakup alat-alat yang dibuat hanya untuk satu orang.
Dokumen dan wiki: Notion pada paket Gratis
Notion adalah tempat tim menyimpan hal-hal yang perlu mereka baca lebih dari sekali: proses layanan pelanggan, agenda rapat mingguan, daftar akses, templat proposal. Galeri templat menyediakan notulen rapat, perencanaan, dan halaman basis pengetahuan yang siap pakai. Di Play Store, aplikasi ini memiliki peringkat 4,8 dengan lebih dari 389.000 ulasan.
Paket Gratis memungkinkan unggahan hingga 5 MB per file, hingga 10 tamu eksternal, dan riwayat versi 7 hari. Untuk tim kecil, batasan pertama yang muncul adalah jumlah tamu: klien dan pekerja lepas dihitung.
Untuk penggunaan pribadi, tanpa tim., Panduan aplikasi pengorganisasian dan produktivitas. Ini menunjukkan bagaimana Notion berperilaku sebagai notebook pribadi dan pesaing mana yang melakukan hal serupa dengan konfigurasi yang lebih sedikit.
Tabel: di mana masa berlaku paket gratis setiap orang berakhir
| Aplikasi | Fungsi | Apa yang diberikan secara gratis? | Di mana ia memotong |
|---|---|---|---|
| Google Meet | Pertemuan | Hingga 100 peserta; untuk dua orang, hingga 24 jam. | 60 menit per pertemuan kelompok |
| Zoom Workplace | Pertemuan | Hingga 100 peserta, perekaman layar dan komputer. | 40 menit per pertemuan |
| Kendur | Mengobrol | Saluran, pencarian, diskusi kelompok dua orang, hingga 10 aplikasi terhubung. | Pesan dan file dari 90 hari terakhir. |
| google Drive | Mengajukan | Dokumen, Spreadsheet, dan Presentasi, izin per orang | Total ruang penyimpanan 15 GB termasuk Gmail dan Foto. |
| OneDrive | Mengajukan | Sinkronisasi dengan Office dan Teams | 5 GB |
| Bahasa Inggris | Tugas | Kartu tak terbatas, Power-Up, penggunaan offline | 10 frame dan 10 kolaborator per ruang; 10 MB per lampiran; 250 otomatisasi/bulan |
| Gagasan | Dokumen | Halaman dan templat; kolaborasi terbatas tergantung pada keanggotaan dan paket. | Unggahan 5 MB; 10 tamu; riwayat 7 hari |
Angka-angka diverifikasi di halaman resmi masing-masing layanan pada September 2026; paket gratis mengubah aturannya tanpa pemberitahuan.
Delapan hal yang bisa Anda lakukan di ponsel sebelum rapat.
Sebelum melakukan panggilan di ponsel Anda, periksa kamera, mikrofon, koneksi, dan daya. Pemeriksaan singkat ini mengurangi gangguan yang dapat dihindari.
- Headphone dengan mikrofon, Bahkan yang ada di dalam kotak pun tidak berfungsi. Mikrofon ponsel menangkap suara kipas dan kebisingan jalanan; mikrofon headphone menangkap suara Anda.
- Masuk melalui layar pratinjau. Dengan mikrofon dimatikan, Meet dan Zoom menampilkan kamera dan suara sebelum terhubung; sesuaikan tampilan di sana.
- Wi-Fi 5 GHz atau 4G/5G dengan sinyal penuh. Perekaman video grup mungkin terpengaruh oleh jaringan 2,4 GHz yang padat. Jika sinyal terganggu, matikan kamera dan hanya rekam audionya saja.
- Aktifkan “Batasi penggunaan data” Di pengaturan Meet, saat menggunakan paket data, kualitas video menurun dan kuota data Anda habis.
- Jangan ganggu selama panggilan berlangsung. Notifikasi dari aplikasi lain akan memotong audio selama satu detik. Aktifkan mode ini sebelum masuk.
- Pengisi daya ada di sebelahnya. Satu jam panggilan video grup menghabiskan daya baterai seperti halnya sebuah game yang berat.
- Latar belakang buram Alih-alih latar belakang virtual, fitur ini menggunakan daya pemrosesan yang lebih sedikit dan tidak memotong bagian kepala Anda saat Anda bergerak.
- Teks langsung Di Meet, saat lingkungan bising: transkripsikan dalam bahasa Portugis dengan volume pada pengaturan terendah.
Notifikasi berbasis waktu: hari kerja juga berakhir di ponsel Anda.
Bekerja jarak jauh melalui ponsel memiliki kelemahan mendasar: kantor tetap berada di saku Anda sepanjang hari. Solusinya adalah jadwal dua tingkat tunggal. Di aplikasi, Slack memiliki waktu notifikasi (Preferensi, Notifikasi) dan Teams memiliki jam tenang, keduanya dengan hari dalam seminggu dan interval. Dalam sistem, Android memiliki pengaturan "Jangan Ganggu" terjadwal dan iPhone memiliki pengaturan Fokus "Kerja" dengan waktu mulai dan berakhir. Dengan kedua lapisan diaktifkan, pesan pukul 10 malam tiba, menunggu, dan muncul pada pukul 8 pagi. Sepakati jadwal dengan tim sebelum menelepon: diam tanpa kesepakatan akan berujung pada teguran keesokan harinya; dengan kesepakatan, akan tercipta rasa hormat.
Bagaimana aplikasi-aplikasi ini menghasilkan uang (dan mengapa ada batasan untuk apa yang gratis)
Tak satu pun dari mereka bergantung pada iklan. Modelnya sama untuk semuanya: paket gratis adalah titik awal, dan batasannya dirancang untuk muncul ketika tim berkembang atau ketika alat tersebut menjadi rutin digunakan. 90 hari Slack, 40 menit Zoom, dan 10 papan Trello tepat berada pada titik ini. Penagihan dilakukan per orang per bulan.
Google dan Microsoft menawarkan paket penyimpanan dan produktivitas dengan manfaat yang berbeda. Ruang penyimpanan yang lebih besar tidak secara otomatis berarti rapat yang lebih besar atau semua fitur AI: periksa paket spesifik, akun yang memenuhi syarat, dan ketentuan dari alat yang diperlukan.
Untuk mentranskripsikan rekaman rapat, meringkas notulen, atau mengubah percakapan menjadi daftar tugas tanpa harus menandatangani paket vendor, Panduan tentang cara menggunakan kecerdasan buatan di ponsel Anda. Ini menunjukkan jalan dengan Gemini dan ChatGPT, yang sudah terintegrasi ke dalam Android dan Siri.
Kesalahan umum yang dilakukan oleh mereka yang bekerja dalam tim menggunakan telepon seluler.
- Ajak seluruh tim bergabung dalam obrolan grup. Tidak ada saluran, tidak ada fitur pencarian yang layak, dan arsipnya hilang ketika seseorang mengganti perangkat. Grup ini berfungsi sebagai alat pemberitahuan cepat.
- Kirimkan file-nya, bukan tautannya. Setiap salinan yang dikirim akan menjadi versi yang berbeda. Di Drive, tautan selalu mengarah ke versi terbaru.
- Berikan izin editor kepada semua orang. Satu sentuhan salah pada spreadsheet penetapan harga dan proposal akan keluar dengan harga lama. Digunakan sebagai bahan konsultasi, dan sebagai editor bagi mereka yang mengelola file.
- Jadwalkan pertemuan Zoom gratis selama 45 menit. Angka tersebut turun di angka 40. Tandai 35 atau gunakan Meet, yang naik hingga 60.
- Serahkan keputusan sepenuhnya pada obrolan. Di aplikasi Slack versi gratis, keputusan yang dibuat 91 hari yang lalu telah hilang dari hasil pencarian. Keputusan sekarang didokumentasikan pada hari keputusan tersebut dibuat.
Pertanyaan umum
Apakah mungkin mengadakan rapat panjang secara gratis menggunakan telepon seluler?
Pada platform Google Meet gratis, panggilan satu lawan satu dapat berlangsung hingga 24 jam; rapat dengan tiga peserta atau lebih dibatasi hingga satu jam. Pada Zoom Basic, batas biasanya adalah 40 menit. Untuk rapat yang lebih lama, rencanakan durasinya dan periksa lisensi penyelenggara sebelum mengirim undangan.
Apakah Slack menghapus pesan setelah 90 hari?
Anda dapat menghapusnya. Pada paket gratis, riwayat yang terlihat adalah 90 hari, dan masa penyimpanan dapat berupa 90 hari atau satu tahun, tergantung pada konfigurasi. Data yang dihapus tidak akan muncul kembali saat berlangganan paket berbayar. Sebelum mengandalkan obrolan sebagai arsip permanen, konsultasikan kebijakan yang diterapkan pada ruang kerja.
Apakah saya memerlukan akun Google untuk bergabung dalam rapat Meet?
Ya, Anda dapat bergabung melalui ponsel: aplikasi ini memerlukan Akun Google, yang gratis. Saat rapat dibuat menggunakan akun pribadi, siapa pun yang bergabung tanpa undangan akan menunggu, dan hanya penyelenggara yang dapat menerimanya.
Apa yang harus dilakukan ketika penyimpanan Google Drive 15 GB Anda habis?
Kosongkan tempat sampah di Drive, Gmail, dan Google Photos: ketiganya berbagi kuota yang sama, dan tempat sampah juga dihitung. Kemudian, buka Drive, ketuk Penyimpanan, dan urutkan berdasarkan ukuran; video rapat dan PDF hasil pindai beresolusi tinggi cenderung berukuran paling besar. Baru setelah itu Anda dapat mempertimbangkan Google One.
Apakah semua aplikasi ini tersedia untuk iPhone?
Ya. Google Meet, Zoom Workplace, Microsoft Teams, Slack, Google Drive, dan Trello tersedia gratis di App Store, dengan batasan paket yang sama seperti di Android. Akunnya sama di kedua sistem.
Mulailah dengan masalah utama yang dihadapi tim Anda hari ini. Jika rapat gagal, instal Meet dan jadwalkan rapat berikutnya dalam 50 menit; jika keputusan tersebut hilang, buat ruang di Slack dengan tiga saluran dan dokumen di Drive. Satu tugas per minggu, dan dalam sebulan perangkat akan siap digunakan.
