Ứng dụng dành cho làm việc từ xa: ứng dụng họp, trò chuyện, quản lý tệp và công việc miễn phí.
Mỗi Rodrigo Pereira
Zoom, Google Meet và Slack có những giới hạn khác nhau đối với gói miễn phí của chúng. Zoom Basic giới hạn cuộc họp ở 40 phút; Meet cho phép tối đa 24 giờ cho hai người và một giờ với ba người tham gia trở lên. Trên Slack Free, lịch sử truy cập thông thường kéo dài 90 ngày, và dữ liệu cũ hơn có thể bị xóa theo chính sách lưu giữ. Những giới hạn này ảnh hưởng đến nơi lưu trữ các quyết định công việc.
Tôi đã sắp xếp bộ công cụ này theo chức năng, không phải theo thương hiệu: một công cụ cho cuộc họp, một công cụ cho trò chuyện, một công cụ để lưu trữ hồ sơ, một công cụ cho nhiệm vụ và một công cụ cho tài liệu. Tôi đã kiểm tra giới hạn của gói miễn phí trên trang chính thức của từng dịch vụ và trên trang thông tin của từng ứng dụng trên Play Store trước khi viết bài này. Tôi sẽ chỉ rõ số lượng chính xác khi gói miễn phí kết thúc.
Cuối cùng, có một bảng liệt kê các giới hạn được đặt cạnh nhau, cài đặt điện thoại để tránh cuộc họp bị gián đoạn và những câu hỏi thường gặp nhất khi văn phòng biến thành ghế sofa.
Mỗi ứng dụng một chức năng: bộ công cụ hoàn chỉnh dành riêng cho điện thoại của bạn.
Nhóm làm việc từ xa thường gặp phải năm vấn đề: cuộc họp bị gián đoạn, tin nhắn biến mất, tập tin có ba phiên bản, nhiệm vụ không có người chịu trách nhiệm và các thỏa thuận bị thất lạc trong các cuộc trò chuyện mà không ai tìm thấy. Mỗi ứng dụng bên dưới chỉ giải quyết một trong những vấn đề này. Cố gắng làm mọi thứ trong một ứng dụng duy nhất là cách nhanh nhất để tạo ra sự hỗn loạn.
- Cuộc họp: Google Meet, hay Zoom Workplace, có thể được sử dụng khi ai đó cần hiển thị màn hình máy tính của họ.
- Trò chuyện: Slack, với các kênh được tổ chức theo chủ đề và tìm kiếm từ khóa.
- Tài liệu: Google Drive, với 15 GB dung lượng lưu trữ và khả năng chỉnh sửa Tài liệu, Bảng tính và Bài thuyết trình.
- Nhiệm vụ: Trello, với các tính năng như bảng, thẻ, người được giao nhiệm vụ và hạn chót.
- Tài liệu và wiki: Notion, với các mẫu có sẵn cho biên bản cuộc họp, quy trình và kế hoạch.
Ứng dụng họp trực tuyến: Google Meet, Zoom Workplace hoặc Teams
Sự lựa chọn ở đây phụ thuộc vào thời gian. Các cuộc họp nhóm qua điện thoại di động hiếm khi kéo dài hơn một giờ, và mỗi nhà cung cấp dịch vụ lại ngắt cuộc gọi ở một thời điểm khác nhau.
Google Meet: Cuộc gọi nhóm 60 phút, cuộc gọi hai chiều không có hẹn giờ.
Với tài khoản Google cá nhân, Meet cho phép thực hiện cuộc gọi video với tối đa 100 người tham gia và thời lượng 60 phút. Cuộc gọi hai người có thể kéo dài đến 24 giờ. Ứng dụng này được cài đặt sẵn trên hầu hết các thiết bị Android, có phụ đề trực tiếp bằng tiếng Bồ Đào Nha và hiệu ứng làm mờ nền giúp che giấu những chi tiết không cần thiết.
Google Meet
AndroidZoom Workplace: 40 phút, nhưng với khả năng chia sẻ màn hình tốt nhất.
Gói Cơ bản của Zoom giới hạn mỗi cuộc họp ở 40 phút và 100 người tham gia. Sau khi vượt quá 40 phút, phòng họp sẽ đóng; liên kết tương tự sẽ được mở lại sau đó và nhóm sẽ tham gia lại, về cơ bản giống như một giờ giải lao bắt buộc. Chia sẻ màn hình là tính năng ổn định nhất trong ba gói, và gói miễn phí sẽ ghi lại cuộc họp trên máy tính của người tổ chức. Ghi âm qua điện thoại di động phụ thuộc vào tính năng ghi âm trên đám mây, có sẵn trong các gói trả phí.
Zoom Workplace
AndroidMicrosoft Teams: Công ty đã trả tiền cho Microsoft 365 cho những đối tượng nào?
Teams tích hợp các cuộc trò chuyện, cuộc họp và cộng tác, với các tính năng gắn liền với giấy phép của tổ chức. Không phải mọi gói Microsoft 365 đều bao gồm Teams; hãy kiểm tra gói đã ký hợp đồng và chính sách quản trị viên của bạn. Nếu công ty của bạn đã cung cấp tài khoản, hãy sử dụng môi trường được phê duyệt để truy cập tệp và tham gia các cuộc họp.
Trò chuyện nhóm: Slack và quy tắc 90 ngày
Slack tổ chức các cuộc trò chuyện thành các kênh theo chủ đề (bán hàng, hỗ trợ, dự án mới) và tin nhắn trực tiếp; chức năng tìm kiếm cho phép tìm tin nhắn và tệp theo từ khóa, người dùng hoặc kênh. Nhóm WhatsApp không làm được điều đó: những gì chúng ta đã thống nhất vào thứ Ba sẽ biến mất sau hơn 400 tin nhắn vào thứ Năm.
Trong Slack Free, tin nhắn và tệp có thể truy cập bị giới hạn trong 90 ngày gần nhất. Chính sách này có thể lưu giữ dữ liệu trong 90 ngày hoặc một năm; dữ liệu cũ hơn một năm sẽ bị xóa trong gói miễn phí. Việc đăng ký sau này không khôi phục được những gì đã bị xóa. Lưu lại các quyết định quan trọng trong tài liệu và xem lại cài đặt không gian làm việc của bạn.
Chùng xuống
AndroidTệp tin: Google Drive với dung lượng 15 GB (OneDrive chỉ cung cấp 5 GB)
Tài khoản Google cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ được chia đều cho Drive, Gmail và Google Photos. Trong Drive, Docs, Sheets và Slides mở trên điện thoại của bạn và tự động lưu; nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tệp đồng thời và lịch sử phiên bản theo dõi những thay đổi của từng người.
Điều làm nên sự khác biệt giữa một nhóm làm việc có tổ chức và một nhóm làm việc thiếu tổ chức chính là quyền hạn. Mỗi tập tin hoặc thư mục có ba cấp độ: người đọc, người bình luận và người chỉnh sửa. Hợp đồng, đề xuất và bảng tính chi phí được xếp vào nhóm người đọc, chỉ dành cho những người cần tham khảo; nhóm người chỉnh sửa được chia sẻ với hai hoặc ba người. Và hãy chia sẻ liên kết, chứ không phải tệp đính kèm: một tệp đính kèm sẽ tạo ra ba phiên bản khác nhau trên ba điện thoại di động khác nhau.
Trước khi đi du lịch hoặc đến nơi không có sóng, hãy mở ứng dụng, chạm vào ba dấu chấm và bật tùy chọn “Khả dụng ngoại tuyến”. Ứng dụng cũng quét tài liệu giấy bằng camera điện thoại; giúp quét hợp đồng và biên lai với chất lượng cắt xén và độ tương phản tốt hơn., ứng dụng quét tài liệu Họ lưu trực tiếp tệp PDF vào thư mục của nhóm.
ổ google
AndroidOneDrive của Microsoft cung cấp 5 GB dung lượng miễn phí và phục vụ cùng mục đích cho những người sử dụng Teams và Office.
Nhiệm vụ: Sử dụng Trello với 10 bảng cho mỗi không gian làm việc.
Trello là một bảng gồm các danh sách ("Việc cần làm", "Đang làm", "Đã xong") và các thẻ có thể di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác. Mỗi thẻ có người được giao nhiệm vụ, hạn chót, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm, và ứng dụng sẽ thông báo cho bạn khi ngày đến hạn sắp đến. Ứng dụng hoạt động ngoại tuyến và đồng bộ hóa khi có kết nối internet trở lại.
Gói miễn phí cho phép số lượng thẻ không giới hạn, tối đa 10 bảng và tối đa 10 cộng tác viên trên mỗi không gian làm việc, tệp đính kèm tối đa 10 MB mỗi tệp và 250 thao tác tự động hóa mỗi tháng. Khi đạt đến bảng thứ mười, hãy lưu trữ dự án đã hoàn thành thay vì mở một không gian làm việc khác.
Trello: Tổ chức mọi thứ bạn muốn!
AndroidĐối với một danh sách việc cần làm hàng ngày cá nhân, có nhắc nhở, lặp lại và ưu tiên, Trello quá rườm rà; So sánh các ứng dụng giúp sắp xếp công việc hàng ngày. Nó bao gồm các dụng cụ chỉ được chế tạo cho một người sử dụng.
Tài liệu và wiki: Notion trên gói miễn phí
Notion là nơi nhóm lưu trữ những tài liệu cần đọc nhiều lần: quy trình chăm sóc khách hàng, chương trình họp hàng tuần, danh sách truy cập, mẫu đề xuất. Thư viện mẫu cung cấp các biên bản cuộc họp, kế hoạch và trang cơ sở kiến thức được soạn sẵn. Trên Play Store, ứng dụng này có xếp hạng 4.8, với hơn 389.000 đánh giá.
Gói miễn phí cho phép tải lên tối đa 5 MB mỗi tập tin, tối đa 10 khách truy cập bên ngoài và lịch sử phiên bản 7 ngày. Đối với một nhóm nhỏ, giới hạn đầu tiên xuất hiện là số lượng khách truy cập: bao gồm cả khách hàng và người làm việc tự do.
Dành cho cá nhân sử dụng, không cần tham gia nhóm., Hướng dẫn sử dụng các ứng dụng tổ chức và tăng năng suất. Điều này cho thấy Notion hoạt động như một sổ tay cá nhân và các đối thủ cạnh tranh nào cũng làm được điều tương tự với cấu hình đơn giản hơn.
Bảng: nơi gói miễn phí của mỗi người kết thúc
| Ứng dụng | Chức năng | "Miễn phí" mang lại những gì? | Nơi nó cắt |
|---|---|---|---|
| Google Meet | Cuộc họp | Tối đa 100 người tham gia; mỗi khóa học kéo dài tối đa 24 giờ. | 60 phút cho mỗi cuộc họp nhóm. |
| Zoom Workplace | Cuộc họp | Tối đa 100 người tham gia, có thể ghi hình và ghi lại bằng máy tính. | 40 phút mỗi cuộc họp |
| Chùng xuống | Trò chuyện | Kênh, tìm kiếm, họp nhóm hai người, tối đa 10 ứng dụng được kết nối. | Tin nhắn và tệp tin từ 90 ngày qua. |
| ổ google | Tài liệu | Tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình, cần sự cho phép của từng người. | Tổng dung lượng 15 GB bao gồm Gmail và Ảnh. |
| OneDrive | Tài liệu | Đồng bộ hóa với Office và Teams | 5 GB |
| Trello | Nhiệm vụ | Không giới hạn thẻ bài, vật phẩm tăng sức mạnh, sử dụng ngoại tuyến. | 10 khung hình và 10 người cộng tác mỗi không gian; 10 MB mỗi tệp đính kèm; 250 quy trình tự động hóa/tháng |
| Khái niệm | Tài liệu | Các trang và mẫu; khả năng cộng tác hạn chế tùy thuộc vào gói thành viên và gói dịch vụ. | Dung lượng tải lên 5 MB; 10 khách; Lịch sử 7 ngày |
Các số liệu đã được xác minh trên trang chính thức của từng dịch vụ vào tháng 9 năm 2026; gói miễn phí có thể thay đổi quy định mà không cần báo trước.
Tám việc bạn nên làm trên điện thoại trước cuộc họp.
Trước khi thực hiện cuộc gọi trên điện thoại di động, hãy kiểm tra camera, micro, kết nối và nguồn điện. Việc kiểm tra nhanh chóng này sẽ giúp giảm thiểu những gián đoạn không đáng có.
- Tai nghe có tích hợp micro, Ngay cả cái micro đi kèm trong hộp cũng vậy. Micro của điện thoại di động thu cả tiếng quạt và tiếng ồn đường phố; micro của tai nghe thu giọng nói của bạn.
- Vào qua màn hình xem trước. Khi micrô bị tắt tiếng, Meet và Zoom sẽ hiển thị hình ảnh và âm thanh trước khi kết nối; hãy điều chỉnh khung hình ở đó.
- Wi-Fi 5 GHz hoặc 4G/5G với tín hiệu đầy đủ. Việc quay video nhóm có thể gặp trục trặc trên mạng 2.4 GHz bị tắc nghẽn. Nếu tín hiệu không ổn định, hãy tắt camera và chỉ giữ lại âm thanh.
- Bật tùy chọn “Giới hạn sử dụng dữ liệu” Trong cài đặt của Meet, khi sử dụng gói dữ liệu, video sẽ bị giảm độ nét và dung lượng dữ liệu của bạn sẽ bị sử dụng hết.
- Vui lòng không làm phiền trong khi cuộc gọi đang diễn ra. Thông báo từ các ứng dụng khác sẽ làm gián đoạn âm thanh trong giây lát. Hãy bật chế độ này trước khi vào.
- Bộ sạc ở ngay bên cạnh. Một giờ xem video nhóm trực tuyến tiêu hao pin tương đương với một trò chơi đòi hỏi cấu hình cao.
- Làm mờ nền Thay vì sử dụng phông nền ảo, nó tiêu tốn ít tài nguyên xử lý hơn và không che khuất phần đầu của bạn khi bạn di chuyển.
- Phụ đề trực tiếp Trên Meet, khi môi trường ồn ào: hãy phiên âm sang tiếng Bồ Đào Nha với âm lượng ở mức thấp nhất.
Thông báo theo thời gian: ngày làm việc cũng kết thúc trên điện thoại di động của bạn.
Làm việc từ xa qua điện thoại di động có một nhược điểm cố hữu: văn phòng luôn nằm trong túi bạn suốt cả ngày. Giải pháp là một lịch trình hai cấp độ duy nhất. Trong ứng dụng, Slack có thời gian thông báo (Tùy chọn, Thông báo) và Teams có giờ yên tĩnh, cả hai đều có ngày trong tuần và khoảng thời gian cụ thể. Trên hệ thống, Android có cài đặt "Không làm phiền" theo lịch trình và iPhone có cài đặt "Tập trung làm việc" với thời gian bắt đầu và kết thúc. Khi cả hai lớp được kích hoạt, tin nhắn lúc 10 giờ tối sẽ đến, chờ và xuất hiện lúc 8 giờ sáng. Hãy thống nhất lịch trình với nhóm trước khi gọi: im lặng mà không có sự đồng ý sẽ dẫn đến khiển trách vào ngày hôm sau; với sự đồng ý, nó sẽ dẫn đến sự tôn trọng.
Các ứng dụng này kiếm tiền như thế nào (và tại sao lại có giới hạn về nội dung miễn phí)?
Không cái nào trong số chúng dựa vào quảng cáo. Mô hình đều giống nhau: gói miễn phí là điểm khởi đầu, và giới hạn được thiết kế để xuất hiện khi nhóm phát triển hoặc khi công cụ trở nên quen thuộc. 90 ngày của Slack, 40 phút của Zoom và 10 bảng của Trello chính xác là ở điểm này. Thanh toán được tính theo người/tháng.
Google và Microsoft cung cấp các gói lưu trữ và năng suất với những lợi ích riêng biệt. Dung lượng lớn hơn không tự động có nghĩa là các cuộc họp lớn hơn hoặc tất cả các tính năng AI: hãy kiểm tra gói cụ thể, tài khoản đủ điều kiện và điều khoản của các công cụ cần thiết.
Để ghi âm lại nội dung cuộc họp, tóm tắt biên bản hoặc chuyển cuộc trò chuyện thành danh sách việc cần làm mà không cần ký hợp đồng với nhà cung cấp, Hướng dẫn cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trên điện thoại di động của bạn. Điều này cho thấy hướng đi đúng đắn với Gemini và ChatGPT, những công nghệ đã được tích hợp vào Android và Siri.
Những lỗi thường gặp của những người làm việc nhóm khi sử dụng điện thoại di động.
- Hãy lập một nhóm chat chung cho toàn bộ nhóm. Không có kênh, không có chức năng tìm kiếm tốt, và kho lưu trữ biến mất khi ai đó đổi thiết bị. Nhóm chỉ đóng vai trò như một công cụ thông báo nhanh.
- Hãy gửi tệp tin thay vì đường dẫn. Mỗi bản sao được gửi đi sẽ trở thành một phiên bản khác nhau. Trong Drive, liên kết luôn trỏ đến phiên bản hiện tại.
- Cấp quyền chỉnh sửa cho tất cả mọi người. Chỉ cần một thao tác sai trên bảng tính giá cả, bản đề xuất sẽ vẫn giữ nguyên giá cũ. (Dành cho người đọc tham khảo, dành cho người chỉnh sửa quản lý tập tin).
- Đặt lịch hẹn họp Zoom miễn phí 45 phút. Nó giảm xuống còn 40. Đánh dấu 35 hoặc sử dụng Meet, giá trị lên đến 60.
- Hãy để quyết định được đưa ra qua cuộc trò chuyện. Trong ứng dụng Slack miễn phí, các quyết định được đưa ra cách đây 91 ngày đã biến mất khỏi kết quả tìm kiếm. Giờ đây, các quyết định được ghi nhận vào ngày chúng được đưa ra.
Câu hỏi thường gặp
Liệu có thể tổ chức một cuộc họp dài miễn phí bằng điện thoại di động không?
Trên nền tảng Google Meet miễn phí, các cuộc gọi cá nhân có thể kéo dài đến 24 giờ; các cuộc họp có từ ba người tham gia trở lên bị giới hạn trong một giờ. Trên Zoom Basic, giới hạn thông thường là 40 phút. Đối với các cuộc họp dài hơn, hãy lên kế hoạch về thời lượng và kiểm tra giấy phép của người tổ chức trước khi gửi lời mời.
Slack có tự xóa tin nhắn sau 90 ngày không?
Bạn có thể xóa nó. Với gói miễn phí, lịch sử hiển thị là 90 ngày, và thời gian lưu giữ có thể là 90 ngày hoặc một năm, tùy thuộc vào cấu hình. Dữ liệu đã xóa sẽ không xuất hiện lại khi đăng ký gói trả phí. Trước khi dựa vào trò chuyện như một kho lưu trữ vĩnh viễn, hãy tham khảo chính sách áp dụng cho không gian làm việc.
Tôi có cần tài khoản Google để tham gia cuộc họp Meet không?
Có, bạn có thể tham gia qua điện thoại di động: ứng dụng yêu cầu tài khoản Google, hoàn toàn miễn phí. Khi cuộc họp được tạo bằng tài khoản cá nhân, bất kỳ ai tham gia mà không được mời sẽ phải chờ, và chỉ người tổ chức mới có thể chấp nhận họ.
Bạn nên làm gì khi dung lượng lưu trữ 15 GB trên Google Drive của bạn hết?
Hãy xóa sạch thùng rác trong Drive, Gmail và Google Photos: cả ba đều dùng chung dung lượng lưu trữ, và thùng rác cũng được tính vào dung lượng. Sau đó, mở Drive, nhấn vào Lưu trữ, rồi sắp xếp theo kích thước; video cuộc họp và các tệp PDF được quét độ phân giải cao thường có dung lượng lớn nhất. Chỉ sau đó bạn mới nên cân nhắc sử dụng Google One.
Tất cả các ứng dụng này đều có sẵn cho iPhone phải không?
Đúng vậy. Google Meet, Zoom Workplace, Microsoft Teams, Slack, Google Drive và Trello đều có sẵn miễn phí trên App Store, với giới hạn gói dịch vụ tương tự như trên Android. Tài khoản sử dụng giống nhau trên cả hai hệ điều hành.
Hãy bắt đầu bằng việc giải quyết vấn đề khó khăn hiện tại của nhóm bạn. Nếu cuộc họp bị hủy, hãy cài đặt Meet và lên lịch cuộc họp tiếp theo sau 50 phút; nếu quyết định không được đưa ra, hãy tạo một không gian trên Slack với ba kênh và một tài liệu trên Drive. Mỗi tuần một nhiệm vụ, và trong một tháng, bộ công cụ sẽ được thiết lập và vận hành trơn tru.
