تطبيقات التنظيم: ابنِ روتينك في ثلاث طبقات
بور رودريجو بيريرا
0
لا يشترط أن تتواجد الفكرة والمهمة والموعد على نفس الشاشة. فالفكرة تحتاج إلى حفظ، والمهمة تتطلب متابعة، والموعد يشغل فترة زمنية محددة. فصل هذه الوظائف يقلل من الارتباك الناتج عن فتح خمسة تطبيقات دون معرفة من أين تبدأ.
يمكنك تنظيم روتينك اليومي في ثلاث مراحل: التسجيل، والتخطيط، والتنفيذ. يدعم النظام أدوات بسيطة مثل Google Keep وCalendar وTasks، أو ما يماثلها من تطبيقات مُدمجة في هاتفك. يأتي اختيار التطبيقات بعد تحديد مسار كل معلومة.
الطبقة الأولى: التقاط الصور دون مقاطعة العمل.
تدوين المعلومات وسيلةٌ لإخراجها من ذهنك وحفظها في مكانٍ موثوق. قد تكون فكرةً لمشروع، أو عملية شراء ضرورية، أو سؤالاً للاجتماع القادم. ليس عليك تحديد الأولويات والمواعيد النهائية فور ورود الفكرة إليك.
اختر مدخلاً رئيسياً واحداً، مثل ملاحظة بعنوان "مدخل". استخدم عبارات تظل مفهومة حتى اليوم التالي. كلمة "عقد" مبهمة؛ بينما عبارة "تحقق من تاريخ تجديد عقد الإنترنت" توضح سبب حفظك للمعلومات.
إذا كنتَ في عجلة من أمرك، فقد تكفي ملاحظة قصيرة. أكمل السياق عندما تستطيع التوقف. تجنّب تدوين الفكرة نفسها في تطبيق الملاحظات، وفي رسالة لنفسك، وعلى ورقة دون جمعها معًا: فالمعلومات تتشتت ويفقد التقرير فائدته.
جوجل كيب: نقطة دخول سريعة للملاحظات
يتيح لك تطبيق Google Keep حفظ الملاحظات والقوائم. وهو يُعدّ مدخلاً بسيطاً للمعلومات التي لا تزال بحاجة إلى تنظيم. استخدم عدداً قليلاً من الوسوم والعناوين الوصفية، دون تحويل كل ملاحظة صغيرة إلى مشروع تصنيف.
يتم الآن حفظ تذكيرات Keep في مهام Google. وفقًا لـ... مساعدة جوجل في هذا التكامل, لن تصلك إشعارات التذكير من تطبيق Keep بعد الآن. راجع المهام أو التقويم وأذونات الإشعارات إذا كنت تعتمد على التنبيه في وقت محدد.
على أجهزة آيفون، يُمكن استخدام تطبيق الملاحظات لتدوين المعلومات. إذا كنت تستخدم تطبيقًا آخر، فاحتفظ به إن كان يُسهّل عليك تسجيل المحتوى والوصول إليه. ليس من الضروري تغيير التطبيق لتطبيق هذه الطريقة، فالمهم هو تحديد مكان مراجعة المدخلات.
الطبقة الثانية: تحويل الملاحظات إلى قرارات
خلال عملية المراجعة، تُخصص وجهة لكل ملاحظة. تُحفظ المعلومات المرجعية في مجلد المراجع. يُضاف الإجراء المحتمل إلى قائمة المهام. يُدرج الاجتماع المُجدول في التقويم. يمكن وضع فكرة غير مُحددة الأولوية في قائمة الاحتمالات، منفصلة عن التزامات الأسبوع.
| تم استلام السجل | قرار | وجهة |
|---|---|---|
| تم تأكيد الموعد ليوم الثلاثاء | حدد موعدًا ورتب وسيلة النقل. | تقويم |
| أحتاج إلى تجديد وثيقة. | حدد الخطوة التالية. | قائمة المهام |
| دليل استخدام جهاز | احفظها للرجوع إليها مستقبلاً. | مراجع |
| فكرة لدورة تدريبية مستقبلية | قم بالتقييم في مراجعة أخرى | إمكانيات |
إذا كنت بحاجة إلى اختيار أداة للقائمة الرئيسية، فإن مقارنة تطبيقات لتنظيم المهام إنها تقدم بدائل. هنا، ينصب التركيز على التدفق: يجب أن تترجم الدرجة إلى قرار، لا أن تبقى متراكمة إلى أجل غير مسمى عند المدخل.
تقويم جوجل: حماية المواعيد خلال الأوقات المحددة
يساعدك تقويم جوجل على تنظيم مواعيدك وأوقاتك المحجوزة. أضف الوقت والموقع أو الرابط المطلوب، ووصفًا موجزًا عند الحاجة إلى تحضير مسبق. يسهل عليك الالتزام بالموعد عندما لا تضطر للبحث عن العنوان قبل دقائق من المغادرة.
ضع في اعتبارك أيضًا وقت السفر إذا كان جزءًا من النشاط. قد يبدو عقد اجتماعين متتاليين في موقعين مختلفين مناسبًا على القائمة، لكنه ليس كذلك في الواقع. تأكد من وجود فترات راحة ووجبات طعام واحتياجات أخرى قبل ملء جميع الخانات الفارغة.
ليس من الضروري تحويل كل مهمة إلى حدث. استخدم التقويم لتحديد الأوقات والفترات الزمنية التي ترغب في الحفاظ عليها. إذا خصصت لكل مهمة صغيرة خانة زمنية، فقد يصبح الجدول الزمني جامدًا للغاية ويتطلب إعادة تنظيم مستمرة في حال حدوث أي ظرف طارئ.
مهام جوجل: اكتب الإجراء التالي.
يُسهّل تطبيق مهام جوجل تنظيم المهام، ويمكن دمجه مع عرض التقويم. اكتب إجراءات تُشير إلى المطلوب فعله: فعبارة "طلب عرض سعر من المورّد" أكثر قابلية للتنفيذ من عبارة "التجديد". بالنسبة للمشاريع الكبيرة، قسّمها إلى مراحل، وحدّد المرحلة الأولى التي يُمكن البدء بها.
استخدم التواريخ عندما يكون هناك موعد نهائي أو نية محددة لإنجاز العمل. تحديد كل شيء لليوم يُنشئ قائمة قديمة لا تُساعدك في اتخاذ قراراتك. ميّز بين تاريخ جاهزية العمل ولحظة بدء العمل عليه.
عند الاعتماد على شخص آخر، احتفظ بسجل للمهام المعلقة وحدد الوقت المناسب للمتابعة. لا تدع مهمة تبدو قابلة للإنجاز إذا كانت الخطوة التالية تتطلب استجابة خارجية. تساعد قائمة الانتظار في مراجعة المتطلبات دون خلطها بالعمل المتاح حاليًا.
الطبقة الثالثة: تنفيذ إجراء واحد في كل مرة.
بعد التخطيط، اختر مهمة تتناسب مع الوقت المتاح. جهّز الأدوات اللازمة وقلّل من المقاطعات المتوقعة. يمكنك استخدام مؤقت هاتفك لضبط وقت التركيز؛ فلا داعي لتثبيت تطبيق آخر لبدء العد التنازلي.
ينبغي أن تتناسب مدة كل مهمة مع طبيعة العمل وحالته في تلك اللحظة. فمراجعة رسالة قصيرة تتطلب مدة مختلفة عن قراءة نص تقني. استغل التجربة الأولى لتحديد الوقت اللازم لإنجاز المهمة، دون اعتماد مدة مقترحة كقاعدة عامة.
- حدد النتيجة التي تريد إنتاجها في الكتلة.
- افتح فقط المواد التي تحتاجها للبدء.
- قم بكتم الإشعارات التي يمكن تأجيلها.
- دوّن الأفكار الجديدة في البداية، دون تنفيذها على الفور.
- عند الانتهاء، دوّن الخطوة التالية إذا استمرت المهمة.
يُمكنك استخدام وضع التركيز أو وضع عدم الإزعاج في النظام لتقليل التنبيهات. احتفظ بجهات الاتصال والإشعارات التي تحتاج إلى إرسالها كجزء من روتينك اليومي. تحقق من الاستثناءات قبل استخدام الوضع أثناء انتظار مكالمة مهمة.
قم بتجميع النظام في مراجعة أولية.
- اجمع الأوراق النقدية المتناثرة في نقطة دخول مؤقتة.
- احذف السجلات التي لم تعد مفيدة.
- قم بفصل المواعيد حسب الوقت وضعها في التقويم.
- حوّل المهام المعلقة إلى إجراءات لاحقة.
- قم بتخزين المستندات المرجعية في مكان محدد.
- اختر بعض الأولويات للفترة القادمة.
لا تحاول استعراض سجل هاتفك بالكامل قبل البدء. ابدأ بالملفات النشطة ومواعيدك القادمة. يمكن تنظيم الملفات القديمة في جلسة أخرى؛ فدمجها في المراجعة الأولية يزيد من العمل دون أن يساعدك في تحديد ما يجب فعله اليوم.
للحصول على مواد دراسية ووثائق شاملة، يُرجى الرجوع إلى الدليل الخاص بـ القراءة وتدوين الملاحظات على الهاتف المحمول يساعدك هذا في اختيار طريقة لتخزين المراجع. يمكن أن تحتوي قائمة المهام على رابط المستند، بينما يبقى المحتوى في الموقع المناسب.
قم بإجراء مراجعة أسبوعية تتوج باختيارات.
افتح بريدك الوارد، وتقويمك، ومهامك. راجع ما تم إنجازه، وما طرأ عليه تغيير، وما زال يعتمد على شخص آخر. أعد تقييم المواعيد النهائية، واحذف الأنشطة التي لم تعد مجدية. مراجعة مفيدة تقلل من الغموض بشأن الأسبوع القادم.
إذا تم تأجيل مهمة ما عدة مرات، فابحث عن السبب. قد تكون كبيرة جدًا، أو تفتقر إلى المواد اللازمة، أو خارج نطاق الأولويات، أو غير واضحة. أعد صياغة الخطوة التالية أو قرر تأجيلها بوعي بدلاً من الاستمرار في تأجيل نفس الموعد النهائي إلى أجل غير مسمى.
ضع في اعتبارك أيضًا مقدار وقت الفراغ المتاح لديك لمواجهة الأحداث غير المتوقعة. قد يبدو أسبوع مُخطط له بدقة دون أي هامش للوقت مثمرًا يوم الأحد، ولكنه يصبح غير عملي يوم الاثنين. لذا، عدّل عدد التزاماتك بما يتناسب مع الوقت المتاح، بما في ذلك مسؤولياتك خارج العمل.
افصل المراجع عن المشاريع النشطة.
لا تتطلب الوصفة والإيصال ومحضر الاجتماع بالضرورة مهمة. احفظ المواد المرجعية بأسماء تسهل عليك العثور عليها. إذا كان هناك إجراء مرتبط بها، فأضف ذلك الإجراء إلى القائمة واحتفظ برابط للملف ذي الصلة.
يُمكن لـ Notion تنظيم الصفحات والقواعد للمشاريع التي تتطلب سياقًا أوسع. استخدمه عندما يكون هذا التنظيم مفيدًا، دون الحاجة إلى إعادة إنشاء كل ملاحظة بسيطة في قاعدة بيانات معقدة. يتوفر الوصول اليدوي إلى الصفحات دون اتصال بالإنترنت في التطبيقات المتوافقة؛ تحقق من الصفحات التي تم تنزيلها قبل الاعتماد عليها دون اتصال.
ابدأ بصفحة واحدة لكل مشروع نشط تتضمن الهدف والمواد والقرارات التالية. أضف الحقول فقط عند الحاجة الفعلية إليها. فالنظام المليء بالخصائص الفارغة قد يزيد من وقت الصيانة ويصرف الانتباه عن العمل الذي من المفترض أن يدعمه.
تقاسم المسؤوليات عندما يكون هناك أشخاص آخرون معنيون بالأمر.
في المهام المشتركة، حدد من سيقوم بها، وما هي النتيجة المرجوة، وموعد التسليم. فعبارة "عرض العرض التقديمي" لا توضح ما إذا كان المطلوب مراجعة النص، أو الموافقة على الميزانية، أو إرسال الملف. تحديد الإجراء يقلل من احتمالية اختلاف التفسيرات.
اختر مكانًا رئيسيًا لتسجيل التغييرات. إذا تغير الموعد النهائي في محادثة، فقم بتحديث المهمة المقابلة. لا تعتمد على عثور أحدهم على رسالة قديمة لاكتشاف أن التاريخ المعروض في التقويم خاطئ.
دليل إلى تطبيقات العمل عن بعد يُسهّل هذا النظام التواصل وحفظ الملفات والاجتماعات. أما بالنسبة لروتينك الشخصي، فاحتفظ فقط بالمعلومات التي تحتاجها لإنجاز مهامك، مع مراعاة قواعد الوصول إلى المستندات وتخزينها في المؤسسة.
قم بتقييم النظام من خلال العمل الذي يسهله.
بعد أسبوع، تحقق من وجود مواعيد، وحدد المهمة التالية، واسترجع المراجع. هذه النتائج أكثر فائدة من حساب عدد العلامات أو عمليات التشغيل الآلي التي تم إنشاؤها. إذا تطلبت خطوة ما جهدًا كبيرًا، فقم بتبسيطها قبل إضافة أداة أخرى.
لا يشترط أن تكون قائمة المهام فارغة كل يوم. فهي تمثل خيارات ومسؤوليات، بعضها طويل الأمد. إذا كان تنظيم قائمة مهامك يزيد من قلقك أو يستنزف وقت فراغك، فقلل عدد التنبيهات وتكرار مراجعتها.
يمكنك أيضاً استخدام الورق في جزء من العملية، وهاتفك المحمول كملف رئيسي. تنجح هذه الطريقة عندما تعرف مكان العثور على المعلومات وكيفية تحديثها. فقط تجنب الاحتفاظ بقائمتين متضاربتين تحتويان على نسختين مختلفتين من الموعد نفسه.
ضع إجراءً بسيطًا للتعامل مع أي خلل في جدولك اليومي: أولًا، راجع مواعيدك حسب الوقت، وحدد ما يجب إبلاغه، ثم اختر مهمةً تتناسب مع الوقت المتبقي. لا تحاول حشر جميع الأنشطة المؤجلة في ليلة واحدة. عدّل المواعيد بناءً على الوقت المتاح، وأبلغ من يعتمدون على الموعد النهائي. هذه العملية جزء من التنظيم، وتمنع أي انقطاع من تحويل قائمة المهام إلى سلسلة من المواعيد النهائية المتأخرة.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج إلى ثلاثة تطبيقات مختلفة؟
لا، يمكن للأداة أن تؤدي أكثر من وظيفة. تصف الطبقات الثلاث مسار المعلومات: جمع المعلومات، واتخاذ القرار، والتنفيذ.
هل يجب عليّ وضع جميع مهامي على التقويم؟
ليس بالضرورة. خصص أوقاتًا محددة للمواعيد وفترات العمل. يمكن أن تبقى المهام المرنة في القائمة حتى تختار الوقت المناسب لإنجازها.
ماذا أفعل بمهمة يتم تأجيلها باستمرار؟
تحقق مما إذا كان هناك إجراء تالٍ واضح، ومواد متاحة، وأولوية. قسّم المهمة، أو أعد جدولتها حسب تقديرك، أو أزلها من القائمة النشطة عندما لا تكون هناك نية لتنفيذها الآن.
لماذا لا يظهر تذكير Keep؟
تم نقل التذكيرات إلى المهام. تحقق من تكامل المهام أو التقويم وأذونات الإشعارات، بالإضافة إلى الحساب الذي تم إنشاء المهمة فيه.
أنشئ سجلاً واحداً، وسجّل المواعيد القادمة، واختر الإجراء المطلوب تنفيذه. قم بالمراجعة الأولية قبل إضافة تطبيقات جديدة.
