组织应用：分三层构建你的日常习惯
放 罗德里戈·佩雷拉
想法、任务和预约不必都显示在同一屏幕上。想法需要保存；任务需要后续跟进；预约占用特定的时间段。将这些功能分开可以避免打开五个应用却不知从何下手的混乱局面。.
你可以将日常工作流程分为三个层级：记录、计划和执行。该系统可以使用诸如 Google Keep、日历和任务之类的简单工具，或者手机中已集成的类似应用。选择应用是在定义好每条信息的路径之后进行的。.
第一层：在不中断工作的情况下进行拍摄。
记录信息是将脑海中的想法转移到可靠位置的一种方式。它可以是项目构想、必要的采购事项，或是下次会议要提出的问题。你无需在想法出现的那一刻就决定优先级和截止日期。.
选择一个主要条目，例如标题为“条目”的笔记。使用第二天仍然适用的短语。“合同”过于笼统；“查看网络合同续订日期”则能清楚地说明你保存此信息的原因。.
如果你在路上，简短的笔记就足够了。等有时间停下来，再补充完整的背景信息。避免把同一个想法分别记录在备忘录应用、给自己发的信息和纸上，而不把它们整合起来：信息会变得分散，回顾也会失去意义。.
Google Keep：快速记录笔记的入口
Google Keep 可以让你保存笔记和列表。它非常适合作为信息入口，方便整理那些尚待整理的信息。只需使用一些标签和描述性标题，无需将每条小笔记都变成分类项目。.
Google Keep：笔记和列表
安卓现在，提醒事项会保存到 Google Tasks 中。根据…… 谷歌在此次集成中提供的帮助, Keep 将不再发送提醒通知。如果您依赖特定时间的提醒，请检查“任务”或“日历”以及您的通知权限。.
在 iPhone 上，“备忘录”应用也可以用来记录信息。如果您已经在使用其他工具，并且它易于记录和查找内容，那么可以继续使用它。使用这种方法并不需要切换应用：关键在于确定在哪里查看记录的内容。.
第二层：将笔记转化为决策
在审核过程中，每条笔记都会被分配一个目标位置。参考信息会被放入参考文件夹。可能的行动会被添加到待办事项列表中。已安排的会议会被添加到日历中。优先级较低的想法可以放入一个备选方案列表中，该列表独立于本周的待办事项之外。.
| 收到记录 | 决定 | 目的地 |
|---|---|---|
| 周二的预约已确认。 | 预约时间并安排交通。 | 日历 |
| 我需要续签一份文件。 | 确定下一步行动。 | 待办事项清单 |
| 设备使用手册 | 保存以备将来参考。 | 参考 |
| 未来课程构想 | 在另一篇评论中进行评估 | 可能性 |
如果您需要为主要列表选择一个工具，请进行比较。 用于组织任务的应用程序 它提供了多种选择。这里的重点在于流程：成绩必须转化为决策，而不是无限期地累积在入口处。.
Google 日历：在预定时间内保护预约
Google 日历可以帮助您直观地查看预约和预留时间。添加必要的时间、地点或链接，如果需要准备，还可以添加简短的描述。这样，您就不必在出发前几分钟再查找地址，从而更容易赴约。.
Google 日历
安卓此外，如果差旅时间是活动的一部分，务必将其考虑在内。日程表上看似可以安排两次在不同地点举行的会议，但实际情况可能并非如此。在安排所有空余时间之前，请务必确认是否有休息、用餐和其他需求。.
并非每项任务都需要单独列为一个事件。使用日历来安排你想要保留的时间段。如果每项小任务都占用一个时间段，日程安排就会变得过于死板，一旦出现任何意外情况，就需要不断地重新调整。.
Google Tasks：写下下一步操作。
Google Tasks 可以组织任务，并可与日历视图集成。编写操作时，应明确指示要做什么：“向供应商索取报价”比“装修”更具可操作性。对于大型项目，请将其分解为多个阶段，并确定可以启动的第一个阶段。.
Google Tasks
安卓如果工作有截止日期或明确的完成计划，请使用日期。将所有任务都标记为“今天”会生成一份过时的清单，无法指导您的选择。区分任务需要完成的日期和您计划开始工作的具体时间。.
当你依赖他人时，务必记录下待办事项以及何时跟进。如果下一步需要外部响应，就不要让任务看起来似乎可以完成。待办事项清单可以帮助你梳理依赖关系，而不会将它们与当前工作混淆。.
第三层：一次执行一个操作。
做好计划后，选择一项适合可用时间的任务。准备好所需材料，并尽量减少可预见的干扰。可以使用手机上的计时器来设置专注时间；无需安装其他应用程序来启动倒计时。.
工作模块的持续时间应与工作内容及其当时的具体情况相匹配。例如，简短的信息审核与技术阅读所需的时间就截然不同。应根据首次实践观察活动所需的时间，而不要将建议的持续时间当作一成不变的规则。.
- 在该代码块中定义你想要产生的结果。.
- 只打开你需要的材料。.
- 静音可以稍后再看的通知。.
- 先把新想法写下来，不要立即实施。.
- 完成后，如果任务仍在继续，请记下下一步步骤。.
系统的专注模式或勿扰模式可以帮助减少提醒。保留那些必须按部就班接收的联系人和通知。如果您在等待重要来电时使用此模式，请先查看例外设置。.
在第一次审查中组装系统。
- 将散落的笔记收集到一个临时入口处。.
- 删除不再使用的记录。.
- 按时间将预约分开，并添加到日历中。.
- 将待办事项转化为下一步行动。.
- 将参考文件存放在指定位置。.
- 为下一阶段选定几个优先事项。.
开始之前，不要试图整理手机上的所有历史记录。先处理当前正在使用的功能和即将到来的日程安排。较早的文件可以在另一次会议中整理；将它们混入初始审查中只会增加工作量，而无助于你决定今天要做什么。.
如需丰富的学习资料和文件，请参阅指南。 在手机上阅读和记笔记 这有助于您选择存储参考文献的方式。待办事项列表可以包含文档链接，而文档内容则保留在原位置。.
每周进行一次回顾，最终做出选择。
打开你的收件箱、日历和任务列表。看看哪些已经完成，哪些发生了变化，以及哪些仍然需要其他人处理。重新评估截止日期，并删除不再有意义的活动。一次有效的回顾可以减少对下周的不确定性。.
如果一项任务被多次推迟，请调查原因。它可能过于庞大、缺少必要的材料、优先级过低，或者描述含糊不清。重新编写下一步计划，或者主动决定推迟该步骤，而不是无限期地推迟截止日期。.
还要考虑你预留了多少应对突发事件的空闲时间。如果一周的计划安排得满满当当，周日看起来效率很高，但到了周一可能就难以执行了。要根据可用时间调整各项事务的安排，包括工作以外的责任。.
与正在进行的项目分开引用。
食谱、收据和会议记录不一定需要创建任务。将参考资料以易于查找的名称存储。如果有相关的操作，请将该操作添加到列表中，并保留指向相应文件的链接。.
Notion 可以为需要更广泛上下文的项目组织页面和数据库。当这种结构有助于理解内容，而无需在复杂的数据库中重复创建每个简单的笔记时，可以使用此功能。兼容的应用程序支持手动离线访问页面；在没有网络连接的情况下使用页面之前，请检查哪些页面已下载。.
先为每个活跃项目创建一个页面，包含目标、材料和后续决策。仅在真正需要时才添加字段。一个充斥着空属性的系统会增加维护时间，并分散人们对其应支持工作的注意力。.
当有其他人参与时，要分担责任。
在共享任务中，应明确指定执行人、预期结果以及交付时间。例如，“查看演示文稿”这一条目并未明确说明是需要审阅文本、审批预算还是提交文件。明确具体操作可以减少理解上的差异。.
选择一个主要位置来记录更改。如果在对话中更改了截止日期，请更新相应的任务。不要指望有人找到旧消息来发现日历上显示的日期有误。.
指南 远程工作申请 它简化了沟通、文件归档和会议流程。对于您的个人日常工作，请仅保留完成任务所需的信息，并遵守组织的文档访问和存储规则。.
通过系统所促进的工作量来评价该系统。
一周后，检查是否找到了预约，确定了下一个任务，并检索了相关资料。这些结果比统计创建了多少标签或自动化流程更有用。如果某个步骤过于繁琐，请在添加其他工具之前先将其简化。.
待办事项清单不必每天都是空的。它代表着选择和责任，其中一些是长期的。如果整理待办事项清单让你感到焦虑或占用了你的空闲时间，那就减少提醒的数量和查看频率。.
也可以部分流程使用纸质文件，而将手机作为主要记录设备。这种方法的前提是您知道如何查找和更新信息。只需避免维护两份包含同一预约不同版本的相互冲突的清单即可。.
制定一个简单的应急流程，以应对计划被打乱的情况：首先，按时间检查你的预约，确定需要沟通的内容，然后选择一项仍能在剩余时间内完成的任务。不要试图把所有延期的活动都挤到同一晚完成。根据可用时间更新日期，并通知那些依赖于截止日期的人。这种补救措施是组织管理的一部分，可以防止突发事件导致整个待办事项清单变成一堆逾期未完成的任务。.
常见问题
我需要三个不同的应用程序吗？
不，一个工具可以执行多种功能。这三个层次描述了信息的路径：采集、决策和执行。.
我应该把所有任务都放到日历上吗？
不一定。为预约和工作安排预留特定时间。灵活的待办事项可以保留在清单上，等你决定何时处理后再进行。.
如果任务总是被推迟，我该怎么办？
检查其是否有明确的后续行动、可用资源和优先级。如果目前没有执行计划，则可将其拆分、酌情重新安排或从待办事项列表中移除。.
为什么“保留提醒”没有显示？
提醒功能已移至“任务”中。请检查“任务”或“日历”的集成和通知权限，以及创建该任务的帐户。.
创建一条记录，记录即将到来的预约，并选择要执行的操作。在添加新申请之前，请先进行首次审核。.
