تنظیمی ایپس: اپنے معمولات کو تین تہوں میں بنائیں
ڈالو روڈریگو پریرا
ایک خیال، ایک کام، اور ایک ملاقات سب کو ایک ہی اسکرین پر رہنے کی ضرورت نہیں ہے۔ خیال کو بچانے کی ضرورت ہے۔ کام کو فالو اپ کارروائی کی ضرورت ہے۔ اپوائنٹمنٹ ایک مخصوص ٹائم سلاٹ پر قابض ہے۔ ان فنکشنز کو الگ کرنے سے پانچ ایپس کھولنے کی الجھن کم ہو جاتی ہے اور پھر بھی یہ نہیں معلوم کہ کہاں سے شروع کرنا ہے۔.
آپ اپنے معمولات کو تین تہوں میں ترتیب دے سکتے ہیں: کیپچر، پلان، اور عمل درآمد۔ یہ سسٹم آسان ٹولز جیسے گوگل کیپ، کیلنڈر، اور ٹاسکس، یا آپ کے فون میں پہلے سے ضم شدہ مساوی آلات استعمال کر سکتا ہے۔ ایپس کا انتخاب معلومات کے ہر ٹکڑے کے راستے کی وضاحت کے بعد آتا ہے۔.
پہلی پرت: کام میں خلل ڈالے بغیر کیپچر کریں۔
معلومات کی گرفت کرنا اسے آپ کے سر سے نکال کر ایک قابل اعتماد جگہ پر پہنچانے کا ایک طریقہ ہے۔ یہ کسی پروجیکٹ، ضروری خریداری، یا اگلی میٹنگ کے لیے ایک سوال ہو سکتا ہے۔ جب آپ کو خیال آتا ہے تو آپ کو ترجیحات اور آخری تاریخوں پر فیصلہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔.
ایک مرکزی اندراج کا انتخاب کریں، جیسے کہ "انٹری" کے عنوان سے ایک نوٹ۔ ایسے جملے استعمال کریں جو اگلے دن بھی سمجھ میں آئیں۔ "معاہدہ" مبہم ہے؛ "انٹرنیٹ معاہدے کی تجدید کی تاریخ چیک کریں" بتاتا ہے کہ آپ نے معلومات کیوں محفوظ کیں۔.
اگر آپ چلتے پھرتے ہیں تو ایک مختصر نوٹ کافی ہوسکتا ہے۔ جب آپ روک سکتے ہو تو سیاق و سباق کو مکمل کریں۔ ایک ہی خیال کو نوٹس ایپ میں، اپنے آپ کو بھیجے گئے پیغام میں، اور کاغذ کے ٹکڑے پر ان کو اکٹھا کیے بغیر پکڑنے سے گریز کریں: معلومات بکھر جاتی ہیں اور جائزہ اپنی افادیت کھو دیتا ہے۔.
گوگل کیپ: نوٹس کے لیے ایک فوری اندراج پوائنٹ
گوگل کیپ آپ کو نوٹس اور فہرستیں محفوظ کرنے دیتا ہے۔ یہ معلومات کے لیے ایک سادہ اندراج نقطہ کے طور پر اچھی طرح سے کام کرتا ہے جسے ابھی بھی ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ ہر چھوٹے نوٹ کو درجہ بندی کے منصوبے میں تبدیل کیے بغیر، چند ٹیگز اور وضاحتی عنوانات استعمال کریں۔.
گوگل کیپ: نوٹس اور فہرستیں۔
اینڈرائیڈKeep کی یاد دہانیاں اب گوگل ٹاسکس میں محفوظ کی جا رہی ہیں۔ کے مطابق... اس انضمام پر گوگل کی مدد, یاد دہانی کی اطلاعات اب Keep سے نہیں آئیں گی۔ اگر آپ کسی مخصوص وقت پر الرٹ پر بھروسہ کرتے ہیں تو ٹاسکس یا کیلنڈر اور اپنی اطلاع کی اجازتوں کو چیک کریں۔.
آئی فون پر، نوٹس ایپ معلومات حاصل کرنے کا مقصد بھی پورا کر سکتی ہے۔ اگر آپ پہلے سے ہی کوئی دوسرا ٹول استعمال کر رہے ہیں، اگر مواد کو ریکارڈ کرنا اور تلاش کرنا آسان ہو تو اسے رکھیں۔ اس طریقہ کو لاگو کرنے کے لیے ایپس کو تبدیل کرنا ضروری نہیں ہے: اہم نکتہ یہ بتانا ہے کہ ان پٹ کا کہاں جائزہ لیا جائے گا۔.
دوسری پرت: نوٹوں کو فیصلوں میں تبدیل کریں۔
جائزہ کے عمل کے دوران، ہر نوٹ کو ایک منزل تفویض کی جاتی ہے۔ حوالہ کی معلومات ریفرنس فولڈر میں جاتی ہے۔ کرنے کی فہرست میں ایک ممکنہ کارروائی شامل کی گئی ہے۔ ایک طے شدہ میٹنگ کیلنڈر پر چلتی ہے۔ ترجیح کے بغیر کسی خیال کو ہفتے کی ذمہ داریوں سے الگ، امکانات کی فہرست میں رکھا جا سکتا ہے۔.
| ریکارڈ موصول ہوا۔ | فیصلہ | منزل |
|---|---|---|
| منگل کے لیے تقرری کی تصدیق ہو گئی۔ | ایک وقت بُک کریں اور نقل و حمل کا بندوبست کریں۔ | کیلنڈر |
| مجھے ایک دستاویز کی تجدید کرنی ہے۔ | اگلی کارروائی کی نشاندہی کریں۔ | کرنے کی فہرست |
| سامان کے ایک ٹکڑے کے لیے دستی | مستقبل کے حوالے کے لیے محفوظ کریں۔ | حوالہ جات |
| مستقبل کے کورس کے لیے آئیڈیا۔ | ایک اور جائزے میں اندازہ کریں۔ | امکانات |
اگر آپ کو مرکزی فہرست کے لیے ایک ٹول منتخب کرنے کی ضرورت ہے، تو اس کا موازنہ کاموں کو منظم کرنے کے لیے ایپس یہ متبادل پیش کرتا ہے۔ یہاں، توجہ بہاؤ پر ہے: گریڈ کو فیصلے میں ترجمہ کرنا چاہیے، داخلی دروازے پر غیر معینہ مدت تک جمع نہیں رہنا چاہیے۔.
گوگل کیلنڈر: مقررہ اوقات کے دوران ملاقاتوں کی حفاظت کریں۔
گوگل کیلنڈر اپوائنٹمنٹس اور مخصوص اوقات کو دیکھنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔ جب تیاری شامل ہو تو ضروری وقت، مقام، یا لنک، اور ایک مختصر تفصیل شامل کریں۔ جب آپ کو جانے سے پہلے ایڈریس منٹ تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے تو ملاقات کا وقت رکھنا آسان ہے۔.
گوگل کیلنڈر
اینڈرائیڈاس کے علاوہ، سفر کے وقت کا عنصر جب یہ سرگرمی کا حصہ ہو۔ مختلف مقامات پر لگاتار دو ملاقاتیں فہرست میں مطابقت پذیر لگ سکتی ہیں، لیکن حقیقت میں نہیں۔ تمام خالی جگہوں کو بھرنے سے پہلے وقفے، کھانے اور دیگر ضروریات کی جانچ کریں۔.
ضروری نہیں کہ ہر کام ایک واقعہ بن جائے۔ کیلنڈر کو مقررہ اوقات اور وقت کے بلاکس کے لیے استعمال کریں جن کی آپ حفاظت کرنا چاہتے ہیں۔ اگر ہر چھوٹا کام ایک جگہ پر قبضہ کر لیتا ہے، تو شیڈول بہت سخت ہو سکتا ہے اور کسی بھی غیر متوقع واقعے کے پیش نظر اسے مستقل تنظیم نو کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔.
گوگل ٹاسکس: اگلی کارروائی لکھیں۔
Google Tasks کاموں کو منظم کرتا ہے اور کیلنڈر کے منظر کے ساتھ ضم کر سکتا ہے۔ ایسی کارروائیاں لکھیں جو اس بات کی نشاندہی کریں کہ کیا کرنا ہے: "سپلائر سے اقتباس کی درخواست کرنا" "تزئین کاری" سے زیادہ قابل عمل ہے۔ ایک بڑے پروجیکٹ کے لیے، اسے مراحل میں تقسیم کریں اور پہلے کی شناخت کریں جو شروع کیا جا سکتا ہے۔.
گوگل ٹاسکس
اینڈرائیڈتاریخیں استعمال کریں جب کام کو مکمل کرنے کے لیے کوئی آخری تاریخ ہو یا کوئی ٹھوس ارادہ ہو۔ آج کے لیے ہر چیز کو نشان زد کرنے سے ایک پرانی فہرست بن جاتی ہے جو آپ کے انتخاب کی رہنمائی کرنے میں ناکام رہتی ہے۔ کسی چیز کے تیار ہونے کی تاریخ اور جس لمحے آپ اس پر کام شروع کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں اس کے درمیان فرق کریں۔.
جب آپ کسی اور پر بھروسہ کر رہے ہوں تو اس بات کا ریکارڈ رکھیں کہ آپ کا کیا انتظار ہے اور کب فالو اپ کرنا سمجھ میں آتا ہے۔ اگر اگلے مرحلے کے لیے بیرونی ردعمل کی ضرورت ہو تو کسی کام کو قابل حصول نہ لگنے دیں۔ انتظار کی فہرست آپ کو اس وقت دستیاب کام کے ساتھ ملائے بغیر انحصار کا جائزہ لینے میں مدد کرتی ہے۔.
تیسری پرت: ایک وقت میں ایک کارروائی انجام دیں۔
منصوبہ بندی کرنے کے بعد، ایک کام کا انتخاب کریں جو دستیاب وقت کے اندر فٹ بیٹھتا ہو۔ ضروری مواد جمع کریں اور متوقع رکاوٹوں کو کم سے کم کریں۔ ارتکاز کے لیے ٹائمر سیٹ کرنے کے لیے آپ کے فون پر ایک ٹائمر استعمال کیا جا سکتا ہے۔ الٹی گنتی شروع کرنے کے لیے کوئی اور ایپ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔.
بلاک کی مدت کام اور اس وقت اس کی حالت کے مطابق ہونا چاہئے. مختصر پیغام کے جائزے کے لیے تکنیکی پڑھنے سے مختلف مدت درکار ہوتی ہے۔ تجویز کردہ مدت کو آفاقی اصول میں تبدیل کیے بغیر، پہلے تجربے کا استعمال کریں کہ سرگرمی میں کتنا وقت درکار ہے۔.
- وضاحت کریں کہ آپ بلاک میں کیا نتیجہ نکالنا چاہتے ہیں۔.
- صرف وہی مواد کھولیں جو آپ کو شروع کرنے کے لیے درکار ہیں۔.
- خاموش اطلاعات جو انتظار کر سکتی ہیں۔.
- شروع میں نئے آئیڈیاز کو فوری طور پر نافذ کیے بغیر لکھیں۔.
- جب کام ختم ہو جائے تو اگلا مرحلہ نوٹ کریں اگر کام جاری ہے۔.
سسٹم کا فوکس یا ڈو ڈسٹرب موڈ الرٹس کو کم کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔ ان رابطوں اور اطلاعات کو محفوظ رکھیں جنہیں آپ کے معمول کے حصے کے طور پر گزرنا ہے۔ اس مدت کے دوران جب آپ کسی اہم کال کی توقع کر رہے ہوں تو موڈ استعمال کرنے سے پہلے مستثنیات کو چیک کریں۔.
پہلے جائزے میں سسٹم کو جمع کریں۔
- بکھرے ہوئے نوٹوں کو ایک عارضی انٹری پوائنٹ میں جمع کریں۔.
- وہ ریکارڈ حذف کریں جو اب کارآمد نہیں ہیں۔.
- وقت کے لحاظ سے ملاقاتیں الگ کریں اور انہیں کیلنڈر پر رکھیں۔.
- زیر التواء کاموں کو اگلی کارروائیوں میں تبدیل کریں۔.
- حوالہ جاتی دستاویزات کو شناخت شدہ جگہ پر اسٹور کریں۔.
- اگلی مدت کے لیے چند ترجیحات کا انتخاب کریں۔.
شروع کرنے سے پہلے اپنے فون کی تمام تاریخ کو ترتیب دینے کی کوشش نہ کریں۔ جو کچھ فعال ہے اور اپنی آنے والی ملاقاتوں کے ساتھ پہلے کام کریں۔ پرانی فائلوں کو دوسرے سیشن میں منظم کیا جا سکتا ہے۔ ان کو ابتدائی جائزے میں ملانے سے آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کیے بغیر مزید کام شامل ہو جاتا ہے کہ آج کیا کرنا ہے۔.
وسیع مطالعہ کے مواد اور دستاویزات کے لیے، گائیڈ موبائل فون پر پڑھنا اور نوٹ لینا اس سے آپ کو حوالہ جات ذخیرہ کرنے کا طریقہ منتخب کرنے میں مدد ملتی ہے۔ کرنے کی فہرست میں دستاویز کا لنک شامل ہوسکتا ہے، جبکہ مواد مناسب جگہ پر رہتا ہے۔.
ایک ہفتہ وار جائزہ لیں جس کا اختتام انتخاب پر ہو۔
اپنا ان باکس، کیلنڈر اور کام کھولیں۔ دیکھیں کہ کیا مکمل ہو چکا ہے، کیا بدلا ہے، اور کیا چیز اب بھی کسی اور پر منحصر ہے۔ ڈیڈ لائن کا دوبارہ جائزہ لیں اور ایسی سرگرمیوں کو ہٹا دیں جن کا اب کوئی مطلب نہیں ہے۔ ایک مددگار جائزہ اگلے ہفتے کے بارے میں غیر یقینی صورتحال کو کم کرتا ہے۔.
اگر کوئی کام کئی بار ملتوی کیا گیا ہے تو اس کی وجہ معلوم کریں۔ یہ بہت بڑا ہو سکتا ہے، ضروری مواد کی کمی ہو، ترجیح سے باہر ہو، یا مبہم طور پر بیان کیا جائے۔ اگلا مرحلہ دوبارہ لکھیں یا اسی ڈیڈ لائن کو آگے بڑھانے کے بجائے اسے غیر معینہ مدت تک ملتوی کرنے کا فیصلہ کریں۔.
یہ بھی غور کریں کہ آپ کے پاس غیر متوقع واقعات کے لیے کتنا فارغ وقت ہے۔ بغیر کسی وقفے کے منصوبہ بند ایک ہفتہ اتوار کو نتیجہ خیز لگتا ہے لیکن پیر کو ناقابل عمل ہو جاتا ہے۔ کام سے باہر کی ذمہ داریوں سمیت دستیاب وقت کے لیے وعدوں کی تعداد کو ایڈجسٹ کریں۔.
فعال منصوبوں سے الگ الگ حوالہ جات.
ایک نسخہ، ایک رسید، اور ایک میٹنگ نوٹ ضروری نہیں کہ کسی کام کی ضرورت ہو۔ حوالہ جاتی مواد کو ان ناموں کے ساتھ اسٹور کریں جو آپ کو انہیں تلاش کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ اگر کوئی متعلقہ کارروائی ہے تو اس کارروائی کو فہرست میں شامل کریں اور متعلقہ فائل کا حوالہ رکھیں۔.
تصور ان منصوبوں کے لیے صفحات اور بنیادوں کو ترتیب دے سکتا ہے جن کے لیے وسیع تر سیاق و سباق کی ضرورت ہے۔ اسے استعمال کریں جب وہ ڈھانچہ مدد کرے، بغیر کسی پیچیدہ بنیاد میں ہر سادہ نوٹ کو دوبارہ بنائے۔ صفحات تک دستی آف لائن رسائی ہم آہنگ ایپلی کیشنز میں دستیاب ہے۔ کنکشن کے بغیر ان پر انحصار کرنے سے پہلے چیک کریں کہ کون سے صفحات ڈاؤن لوڈ کیے گئے ہیں۔.
مقصد، مواد، اور اگلے فیصلوں پر مشتمل فی فعال پروجیکٹ کے ایک صفحے کے ساتھ شروع کریں۔ فیلڈز صرف اس وقت شامل کریں جب ان کی واقعی ضرورت ہو۔ خالی خصوصیات سے بھرا ہوا نظام دیکھ بھال کے وقت کو بڑھا سکتا ہے اور اس کام سے توجہ ہٹا سکتا ہے جس کی اسے حمایت کرنی چاہئے۔.
جب دوسرے لوگ شامل ہوں تو ذمہ داریوں کا اشتراک کریں۔
مشترکہ کام میں، اس بات کی وضاحت کریں کہ اسے کون انجام دے گا، نتیجہ کیا ہوگا، اور جب ترسیل کی ضرورت ہے۔ "پریزنٹیشن دیکھیں" نامی ایک آئٹم یہ واضح نہیں کرتا ہے کہ آیا کسی کو متن کا جائزہ لینے، بجٹ منظور کرنے، یا فائل جمع کرانے کی ضرورت ہے۔ عمل کی وضاحت کرنے سے مختلف تشریحات کم ہو جاتی ہیں۔.
تبدیلیاں ریکارڈ کرنے کے لیے ایک اہم جگہ کا انتخاب کریں۔ اگر بات چیت میں ڈیڈ لائن تبدیل ہو جائے تو متعلقہ کام کو اپ ڈیٹ کریں۔ کسی پرانا پیغام ڈھونڈنے پر انحصار نہ کریں کہ یہ دریافت کرنے کے لیے کہ کیلنڈر پر دکھائی گئی تاریخ غلط ہے۔.
کے لیے رہنما دور دراز کے کام کے لیے درخواستیں یہ مواصلات، فائلنگ، اور ملاقاتوں کو ہموار کرتا ہے۔ اپنے ذاتی معمولات کے لیے، صرف وہی معلومات رکھیں جو آپ کو کاموں کو انجام دینے کے لیے درکار ہیں، تنظیم کے دستاویز تک رسائی اور ذخیرہ کرنے کے قوانین کا احترام کرتے ہوئے۔.
سسٹم کا اندازہ اس کام سے کریں جس میں یہ سہولت فراہم کرتا ہے۔
ایک ہفتے کے بعد، چیک کریں کہ آیا آپ کو ملاقاتیں ملتی ہیں، اگلے کام کی نشاندہی کریں، اور حوالہ جات بازیافت کریں۔ یہ نتائج اس گنتی سے زیادہ کارآمد ہیں کہ کتنے ٹیگ یا آٹومیشن بنائے گئے تھے۔ اگر کسی قدم کے لیے بہت زیادہ محنت درکار ہے، تو دوسرا ٹول شامل کرنے سے پہلے اسے آسان بنائیں۔.
ضروری نہیں کہ کام کی فہرست ہر روز خالی ہو۔ یہ انتخاب اور ذمہ داریوں کی نمائندگی کرتا ہے، ان میں سے کچھ طویل مدتی ہیں۔ اگر آپ کے کام کی فہرست کو ترتیب دینے سے پریشانی بڑھ رہی ہے یا آپ کا وقت ختم ہو رہا ہے، تو الرٹس کی تعداد اور چیک کی تعدد کو کم کریں۔.
عمل کے حصے کے لیے کاغذ اور اپنے سیل فون کو مرکزی فائل کے طور پر استعمال کرنا بھی ممکن ہے۔ یہ طریقہ اس وقت کام کرتا ہے جب آپ کو معلوم ہوتا ہے کہ معلومات کو کہاں تلاش کرنا ہے اور کیسے اپ ڈیٹ کرنا ہے۔ صرف ایک ہی ملاقات کے مختلف ورژن کے ساتھ دو مسابقتی فہرستیں رکھنے سے گریز کریں۔.
ایک دن کا منصوبہ بند ہونے کے لیے ایک چھوٹا سا طریقہ کار شامل کریں: سب سے پہلے، وقت کے حساب سے اپنی ملاقاتیں چیک کریں، اس بات کی نشاندہی کریں کہ کن باتوں کی ضرورت ہے، اور ایسے کام کا انتخاب کریں جو باقی وقت میں بھی فٹ بیٹھتا ہو۔ تمام ملتوی سرگرمیوں کو ایک ہی رات میں کرنے کی کوشش نہ کریں۔ دستیاب وقت کی بنیاد پر تاریخوں کو اپ ڈیٹ کریں اور ان لوگوں کو مطلع کریں جو آخری تاریخ پر منحصر ہیں۔ یہ بازیابی تنظیم کا حصہ ہے اور پوری فہرست کو زائد المیعاد ڈیڈ لائن کے سیٹ میں تبدیل کرنے سے روکتی ہے۔.
اکثر پوچھے گئے سوالات
کیا مجھے تین مختلف ایپس کی ضرورت ہے؟
نہیں، ایک ٹول ایک سے زیادہ فنکشن انجام دے سکتا ہے۔ تین پرتیں معلومات کے راستے کی وضاحت کرتی ہیں: گرفت، فیصلہ، اور عملدرآمد۔.
کیا میں اپنے تمام کاموں کو کیلنڈر پر رکھوں؟
ضروری نہیں۔ تقرریوں اور کام کے بلاکس کے لیے مخصوص اوقات مقرر کریں۔ لچکدار کام فہرست میں اس وقت تک رہ سکتے ہیں جب تک کہ آپ ان سے نمٹنے کا وقت منتخب نہ کریں۔.
میں اس کام کا کیا کروں جو ملتوی ہوتا رہتا ہے؟
چیک کریں کہ آیا اس میں واضح اگلی کارروائی، دستیاب مواد اور ترجیح ہے۔ تقسیم کریں، صوابدید کے ساتھ دوبارہ شیڈول کریں، یا فعال فہرست سے ہٹا دیں جب ابھی اس پر عمل کرنے کا کوئی ارادہ نہیں ہے۔.
Keep کی یاد دہانی کیوں نہیں دکھائی دے رہی ہے؟
یاد دہانیوں کو Tasks میں منتقل کر دیا گیا ہے۔ ٹاسکس یا کیلنڈر انضمام اور نوٹیفکیشن کی اجازتوں کے ساتھ ساتھ وہ اکاؤنٹ جہاں ٹاسک بنایا گیا تھا چیک کریں۔.
ایک اندراج بنائیں، آنے والی ملاقاتیں ریکارڈ کریں، اور انجام دینے کے لیے ایک عمل کا انتخاب کریں۔ نئی درخواستیں شامل کرنے سے پہلے پہلا جائزہ لیں۔.
