Програми для організації: побудуйте свій розпорядок дня у три рівні

Ідея, завдання та зустріч не обов’язково мають розташовуватися на одному екрані. Ідею потрібно зберегти; завдання вимагає подальшої дії; зустріч займає певний часовий інтервал. Розділення цих функцій зменшує плутанину, пов’язану з відкриттям п’яти програм і тим, що ви все одно не знаєте, з чого почати.

Ви можете організувати свій розпорядок дня на три рівні: запис, планування та виконання. Система може використовувати прості інструменти, такі як Google Keep, Календар і Завдання, або аналогічні, вже інтегровані у ваш телефон. Вибір програм відбувається після визначення шляху для кожного фрагмента інформації.

Перший шар: захоплення без переривання роботи.

Зафіксування інформації – це спосіб викинути її з голови та помістити в надійне місце. Це може бути ідея для проекту, необхідна покупка або питання для наступної зустрічі. Вам не потрібно визначати пріоритети та терміни виконання в той момент, коли ідея приходить до вас.

Виберіть один основний запис, наприклад, примітку під назвою “Запис”. Використовуйте фрази, які матимуть сенс і наступного дня. “Договір” – це розпливчасте слово; “перевірте дату поновлення договору в Інтернеті” вказує на причину, чому ви зберегли цю інформацію.

Якщо ви в дорозі, може бути достатньо короткої нотатки. Доповнюйте контекст, коли можете зупинитися. Уникайте запису однієї й тієї ж ідеї в додатку для нотаток, у повідомленні собі та на аркуші паперу, не зібравши їх разом: інформація розпорошується, і огляд втрачає свою корисність.

Google Keep: швидкий спосіб створювати нотатки

Google Keep дозволяє зберігати нотатки та списки. Він добре працює як проста точка входу для інформації, яку все ще потрібно впорядкувати. Використовуйте мало тегів та описових назв, не перетворюючи кожну маленьку нотатку на проєкт класифікації.

Google Keep: нотатки та списки

android

4,8

Переглянути в Google Play

Нагадування Keep тепер зберігаються в Google Tasks. Згідно з... Допомога Google щодо цієї інтеграції, Сповіщення про нагадування більше не надходитимуть із Keep. Перевірте Завдання або Календар і дозволи на сповіщення, якщо ви покладаєтеся на сповіщення у певний час.

На iPhone програма «Нотатки» також може служити для запису інформації. Якщо ви вже використовуєте інший інструмент, залиште його, якщо за його допомогою легко записувати та знаходити контент. Для застосування цього методу перемикання програм не є обов’язковим: головне — визначити, де буде перевірятися введений матеріал.

Другий рівень: перетворіть нотатки на рішення

Під час процесу рецензування кожній нотатці призначається місце призначення. Довідкова інформація потрапляє до папки «Довідники». Можлива дія додається до списку справ. Запланована зустріч додається до календаря. Ідею без пріоритету можна розмістити у списку можливостей, окремо від зобов’язань на тиждень.

Якщо вам потрібно вибрати інструмент для основного списку, порівняння додатки для організації завдань Він пропонує альтернативи. Тут основна увага приділяється потоку: оцінка має перетворитися на рішення, а не залишатися нескінченно накопиченою на вході.

Календар Google: Захист зустрічей у запланований час

Календар Google допомагає вам візуалізувати зустрічі та заброньований час. Вкажіть необхідний час, місце або посилання, а також короткий опис, якщо потрібна підготовка. Зустріч легше дотримуватися, коли вам не потрібно шукати адресу за кілька хвилин до відправлення.

Календар Google

android

4,8

Переглянути в Google Play

Також враховуйте час у дорозі, коли це є частиною заходу. Дві послідовні зустрічі в різних місцях можуть здаватися сумісними у списку, але насправді це не так. Перевірте наявність перерв, харчування та інших потреб, перш ніж заповнювати всі порожні місця.

Не кожне завдання має перетворюватися на подію. Використовуйте календар для запланованого часу та блоків часу, які ви маєте намір захистити. Якщо кожне невелике завдання займає певний проміжок часу, графік може стати надто жорстким і вимагати постійної реорганізації у разі будь-якої непередбаченої події.

Google Tasks: Напишіть наступну дію.

Google Tasks упорядковує завдання та може інтегруватися з переглядом Календаря. Запишіть дії, які вказують, що робити: “запит цінової пропозиції у постачальника” є більш дієвим, ніж “ремонт”. Для більшого проєкту розбийте його на етапи та визначте перший, який можна розпочати.

Завдання Google

android

4,8

Переглянути в Google Play

Використовуйте дати, коли є термін або конкретний намір виконати завдання. Якщо все встановити на сьогодні, це створить застарілий список, який не зможе керувати вашим вибором. Розрізняйте дату, коли щось має бути готово, і момент, коли ви маєте намір почати над цим працювати.

Коли ви покладаєтеся на когось іншого, записуйте, що на вас чекає, і коли має сенс продовжити роботу. Не дозволяйте завданню здаватися досяжним, якщо наступний крок вимагає зовнішньої відповіді. Список очікування допомагає вам переглядати залежності, не змішуючи їх із роботою, яка наразі доступна.

Третій рівень: виконуйте одну дію за раз.

Після планування виберіть завдання, яке вписується в наявний час. Зберіть необхідні матеріали та мінімізуйте передбачувані перерви. Таймер на вашому телефоні можна використовувати для встановлення таймера для концентрації; немає потреби встановлювати окремий додаток лише для початку зворотного відліку.

Тривалість блоку повинна відповідати роботі та її стану на даний момент. Короткий огляд повідомлення вимагає іншого часу, ніж технічне читання. Використовуйте перший досвід, щоб спостерігати, скільки часу потрібно для виконання дії, не перетворюючи запропоновану тривалість на універсальне правило.

• Визначте, який результат ви хочете отримати в блоці.
• Відкрийте лише ті матеріали, які вам потрібні для початку роботи.
• Вимкнути сповіщення, які можуть зачекати.
• Записуйте нові ідеї на початку, не втілюючи їх одразу.
• Після завершення, зверніть увагу на наступний крок, якщо завдання продовжується.

Режим «Фокус» або «Не турбувати» системи може допомогти зменшити кількість сповіщень. Зберігайте контакти та сповіщення, які потрібно переглянути у рамках вашої рутини. Перевірте винятки, перш ніж використовувати цей режим, коли ви очікуєте важливого дзвінка.

Зберіть систему під час першого огляду.

1. Зберіть розкидані нотатки у тимчасову точку входу.
2. Видаліть записи, які більше не потрібні.
3. Розділіть зустрічі за часом та занотуйте їх у календар.
4. Перетворіть незавершені завдання на наступні дії.
5. Зберігайте довідкові документи у визначеному місці.
6. Оберіть кілька пріоритетів на наступний період.

Не намагайтеся переглянути всю історію свого телефону, перш ніж почати. Спочатку попрацюйте з тим, що активне, та з майбутніми зустрічами. Старіші файли можна впорядкувати в іншому сеансі; їх поєднання з початковим переглядом додає більше роботи, не допомагаючи вам вирішити, що робити сьогодні.

Для отримання детальних навчальних матеріалів та документів див. посібник з Читання та конспектування на мобільному телефоні Це допомагає вам вибрати спосіб зберігання посилань. Список справ може містити посилання на документ, тоді як вміст залишається у відповідному місці.

Проводьте щотижневий огляд, який завершується прийняттям рішень.

Відкрийте свою поштову скриньку, календар і завдання. Перегляньте, що вже виконано, що змінилося, а що все ще залежить від когось іншого. Переоцініть терміни та видаліть завдання, які більше не мають сенсу. Корисний огляд зменшує невизначеність щодо наступного тижня.

Якщо завдання відкладалося кілька разів, з’ясуйте причину. Можливо, воно занадто велике, не має необхідних матеріалів, не має пріоритету або нечітко описане. Перепишіть наступний крок або свідомо вирішіть відкласти його, замість того, щоб нескінченно переносити той самий термін.

Також подумайте, скільки вільного часу у вас є для непередбачених подій. Тиждень, спланований без жодного перерви, може здатися продуктивним у неділю, але стати нездійсненним у понеділок. Відрегулюйте кількість зобов'язань відповідно до наявного часу, включаючи обов'язки поза роботою.

Відокремлюйте посилання від активних проектів.

Рецепт, квитанція та нотатка про зустріч не обов’язково вимагають завдання. Зберігайте довідкові матеріали з іменами, які дозволять вам їх знайти. Якщо є пов’язана дія, додайте її до списку та збережіть посилання на відповідний файл.

Notion може впорядковувати сторінки та бази для проектів, які потребують ширшого контексту. Використовуйте його, коли така структура допомагає, не створюючи кожну просту нотатку у складній базі. Ручний доступ до сторінок в автономному режимі доступний у сумісних програмах; перевірте, які сторінки було завантажено, перш ніж покладатися на них без з’єднання.

Почніть з однієї сторінки на кожен активний проект, що містить мету, матеріали та наступні рішення. Додавайте поля лише тоді, коли вони дійсно потрібні. Система, повна порожніх властивостей, може збільшити час обслуговування та відволікати від роботи, яку вона повинна підтримувати.

Розподіляйте обов'язки, коли залучені інші люди.

У спільному завданні вкажіть, хто його виконуватиме, який результат і коли його потрібно виконати. Елемент під назвою “переглянути презентацію” не уточнює, чи потрібно комусь переглянути текст, затвердити бюджет чи надіслати файл. Визначення дії зменшує різні інтерпретації.

Виберіть основне місце для запису змін. Якщо термін виконання змінився в розмові, оновіть відповідне завдання. Не сподівайтеся, що хтось знайде старе повідомлення та виявить, що дата, що відображається в календарі, неправильна.

Посібник з заявки для віддаленої роботи Це спрощує комунікацію, ведення документації та проведення зустрічей. Для особистого розпорядку зберігайте лише інформацію, необхідну для виконання завдань, дотримуючись правил доступу до документів та їх зберігання в організації.

Оцініть систему за роботою, яку вона сприяє.

Через тиждень перевірте, чи знайдете ви зустрічі, визначте наступне завдання та отримайте посилання. Ці результати корисніші, ніж підрахунок кількості створених тегів або автоматизацій. Якщо крок вимагає забагато зусиль, спростіть його, перш ніж додавати ще один інструмент.

Список справ не обов’язково має бути порожнім щодня. Він відображає вибір та обов’язки, деякі з яких довгострокові. Якщо впорядкування вашого списку справ збільшує тривожність або займає ваш вільний час, зменште кількість сповіщень та частоту перевірок.

Також можна використовувати папір для частини процесу, а мобільний телефон як основний файл. Цей метод працює, коли ви знаєте, де знайти та як оновити інформацію. Тільки уникайте створення двох конкуруючих списків з різними версіями однієї й тієї ж зустрічі.

Включіть невелику процедуру на випадок, коли день виходить з плану: спочатку перевірте свої зустрічі за часом, визначте, що потрібно повідомити, і виберіть завдання, яке все ще вписується в час, що залишився. Не намагайтеся втиснути всі відкладені справи в одну ніч. Оновіть дати на основі доступного часу та повідомте тих, хто залежить від терміну. Таке відновлення є частиною організації та запобігає перериванню, яке перетворить весь список на набір прострочених термінів.

Загальні запитання

Чи потрібні мені три різні програми?

Ні. Інструмент може виконувати більше однієї функції. Три рівні описують шлях інформації: захоплення, прийняття рішення та виконання.

Чи варто мені записувати всі свої завдання в календар?

Не обов'язково. Виділіть конкретний час для зустрічей та робочих блоків. Гнучкі завдання можуть залишатися у списку, доки ви не вирішите, коли їх виконувати.

Що робити із завданням, яке постійно відкладається?

Перевірте, чи має воно чітку наступну дію, доступні матеріали та пріоритет. Розділіть, перенесіть на розсуд або видаліть із активного списку, якщо немає наміру виконувати його зараз.

Чому не відображається нагадування Keep?

Нагадування переміщено до Завдань. Перевірте інтеграцію із Завданнями або Календарем та дозволи на сповіщення, а також обліковий запис, у якому було створено завдання.

Створіть окремий запис, запишіть майбутні зустрічі та виберіть дію, яку потрібно виконати. Зробіть перший огляд, перш ніж додавати нові програми.

Читайте також

• П'ять програм для організації завдань: порівняйте безкоштовні плани.
• Програми для віддаленої роботи: безкоштовний набір для зустрічей, чату, файлів та завдань.
• Програми для читання та коментування: виділяйте, коментуйте та переглядайте PDF-файли на своєму телефоні.
• Додатки для психічного здоров'я: керована медитація, щоденник настрою та дихальні вправи.