정리 앱: 세 단계로 루틴을 구축하세요
놓다 로드리고 페레이라
아이디어, 작업, 약속이 모두 같은 화면에 있을 필요는 없습니다. 아이디어는 저장해야 하고, 작업은 후속 조치가 필요하며, 약속은 특정 시간대에 잡아야 합니다. 이러한 기능들을 분리하면 여러 앱을 열어놓고도 어디서부터 시작해야 할지 몰라 헤매는 혼란을 줄일 수 있습니다.
일상적인 활동은 기록, 계획, 실행의 세 단계로 구성할 수 있습니다. 이 시스템은 Google Keep, 캘린더, 작업 관리와 같은 간단한 도구나 스마트폰에 이미 내장된 유사한 앱을 활용할 수 있습니다. 각 정보 항목의 처리 경로를 정한 후 필요한 앱을 선택하세요.
첫 번째 단계: 작업에 지장을 주지 않고 캡처하기.
정보를 기록하는 것은 머릿속에 있는 생각을 끄집어내어 믿을 수 있는 곳에 저장하는 방법입니다. 프로젝트 아이디어, 필요한 구매 목록, 다음 회의에서 논의할 질문 등 무엇이든 좋습니다. 아이디어가 떠오르는 순간 우선순위와 마감일을 정할 필요는 없습니다.
"기록"과 같은 하나의 주요 항목을 선택하세요. 다음 날에도 의미가 통할 수 있는 문구를 사용하세요. "계약"은 모호합니다. "인터넷 계약 갱신일 확인"처럼 정보를 저장한 이유를 명확하게 나타내는 문구를 사용하는 것이 좋습니다.
이동 중이라면 간단한 메모로 충분할 수 있습니다. 잠시 멈춰서 맥락을 완성하세요. 같은 내용을 메모 앱, 자신에게 보내는 메시지, 종이에 따로 적어두는 대신, 나중에 하나로 통합하세요. 정보가 흩어져서 복습의 효율성이 떨어집니다.
Google Keep: 메모를 빠르게 저장할 수 있는 앱
Google Keep은 메모와 목록을 저장할 수 있는 앱입니다. 아직 정리가 필요한 정보를 간단하게 저장하고 관리하기에 좋습니다. 모든 작은 메모를 분류 작업으로 만들지 않고, 몇 개의 태그와 설명적인 제목을 활용하면 됩니다.
Google Keep: 메모 및 목록
기계적 인조 인간이제 알림 메시지가 Google Tasks에 저장됩니다. 에 따르면... 이번 통합에 대한 Google의 지원, Keep에서 미리 알림이 더 이상 전송되지 않습니다. 특정 시간에 알림을 받으려면 작업 또는 캘린더에서 알림 권한을 확인하세요.
아이폰에서는 메모 앱도 정보를 기록하는 데 유용하게 사용할 수 있습니다. 이미 다른 앱을 사용하고 있다면, 내용을 기록하고 찾기 쉽다면 그대로 사용하는 것도 좋습니다. 이 방법을 적용하기 위해 앱을 바꿀 필요는 없습니다. 핵심은 입력한 내용을 어디에서 확인할지 정하는 것입니다.
두 번째 단계: 메모를 의사 결정으로 전환
검토 과정에서 각 메모에는 처리될 장소가 지정됩니다. 참고 자료는 참고 폴더에 저장됩니다. 실행 가능한 조치는 할 일 목록에 추가됩니다. 예정된 회의는 캘린더에 기록됩니다. 우선순위가 낮은 아이디어는 주간 업무와는 별도로 가능성 목록에 추가할 수 있습니다.
| 기록이 접수되었습니다 | 결정 | 목적지 |
|---|---|---|
| 화요일 예약 확정 | 시간을 예약하고 교통편을 마련하세요. | 달력 |
| 문서를 갱신해야 합니다. | 다음 조치를 파악하십시오. | 할 일 목록 |
| 장비 사용 설명서 | 나중에 참고할 수 있도록 저장해 두세요. | 참고 자료 |
| 향후 개설될 강좌에 대한 아이디어 | 다른 리뷰에서 평가해 보세요 | 가능성 |
주요 목록에 사용할 도구를 선택해야 하는 경우, 비교를 통해 결정할 수 있습니다. 작업 정리용 앱 이는 대안을 제시합니다. 여기서 핵심은 흐름입니다. 성적은 입학 시점에 무한정 누적되는 것이 아니라, 실질적인 결정으로 이어져야 합니다.
구글 캘린더: 예약된 시간 동안 약속을 보호하세요
Google 캘린더를 사용하면 약속과 예약 시간을 시각적으로 관리할 수 있습니다. 필요한 시간, 장소 또는 링크를 입력하고, 준비 과정이 필요한 경우 간단한 설명을 추가하세요. 이렇게 하면 출발 직전에 주소를 찾아보는 수고를 덜 수 있어 약속을 지키기가 훨씬 쉬워집니다.
구글 캘린더
기계적 인조 인간또한, 이동 시간이 일정에 포함되어 있다면 그 시간도 고려해야 합니다. 서로 다른 장소에서 연달아 두 번의 회의가 열리는 것은 목록상으로는 가능해 보일 수 있지만, 실제로는 그렇지 않을 수 있습니다. 모든 빈칸을 채우기 전에 휴식 시간, 식사 시간 및 기타 필요한 시간을 확인하십시오.
모든 일을 특별한 이벤트로 만들 필요는 없습니다. 달력은 꼭 지켜야 할 시간과 시간대에만 활용하세요. 사소한 일 하나하나에 시간을 할애하면 일정이 너무 경직되어 예상치 못한 일이 발생할 때마다 끊임없이 일정을 조정해야 할 수 있습니다.
Google Tasks: 다음 작업을 작성하세요.
Google Tasks는 작업을 체계적으로 관리하고 캘린더 보기와 연동할 수 있습니다. 해야 할 일을 명확하게 나타내는 작업을 작성하세요. 예를 들어 "공급업체에 견적 요청"은 "리모델링"보다 훨씬 더 실행 가능한 작업입니다. 규모가 큰 프로젝트의 경우, 단계별로 나누고 가장 먼저 시작할 수 있는 단계를 정하세요.
구글 태스크
기계적 인조 인간마감일이 있거나 작업을 완료하려는 구체적인 의도가 있을 때 날짜를 사용하세요. 모든 것을 오늘로 정하면 나중에 참고할 만한 유용한 목록이 되지 못하고, 결국 선택에 도움이 되지 않습니다. 어떤 일이 완료되어야 하는 날짜와 실제로 작업을 시작하려는 시점을 구분하는 것이 중요합니다.
다른 사람에게 의존해야 할 때는 보류 중인 사항과 후속 조치가 필요한 시점을 기록해 두세요. 다음 단계에 외부의 응답이 필요한 작업을 완료 가능한 것처럼 방치하지 마세요. 대기 목록을 활용하면 현재 진행 중인 작업과 다른 작업에 대한 의존성을 구분하여 검토할 수 있습니다.
세 번째 단계: 한 번에 하나의 동작만 실행합니다.
계획을 세운 후, 주어진 시간에 맞는 작업을 선택하세요. 필요한 자료를 모으고 예상되는 방해 요소를 최소화하세요. 스마트폰 타이머를 활용하여 집중 시간을 설정할 수 있습니다. 카운트다운을 시작하기 위해 별도의 앱을 설치할 필요는 없습니다.
작업 시간은 작업 내용과 당시 상황에 맞춰 조정해야 합니다. 간단한 메시지 검토는 기술 문서 검토와는 다른 시간이 필요합니다. 처음 경험을 통해 작업에 필요한 시간을 파악하고, 제시된 시간을 보편적인 규칙으로 삼지 마십시오.
- 해당 블록에서 생성하고자 하는 결과를 정의하십시오.
- 시작하는 데 필요한 자료만 열어보세요.
- 기다릴 수 있는 알림은 무음으로 설정하세요.
- 새로운 아이디어가 떠오르면 바로 실행에 옮기지 말고 일단 적어두세요.
- 완료되면, 작업이 계속될 경우 다음 단계를 기록해 두십시오.
시스템의 집중 모드 또는 방해 금지 모드를 사용하면 알림을 줄일 수 있습니다. 일상적인 업무에 필요한 연락처와 알림은 유지하세요. 중요한 전화를 기다리는 동안에는 이 모드를 사용하기 전에 예외 사항을 확인하십시오.
첫 번째 검토 단계에서 시스템을 조립하십시오.
- 흩어진 메모들을 임시 진입 지점에 모으세요.
- 더 이상 필요하지 않은 레코드를 삭제하세요.
- 약속들을 시간별로 구분해서 달력에 적어두세요.
- 보류 중인 작업을 다음 실행 계획으로 전환하세요.
- 참고 자료는 지정된 장소에 보관하십시오.
- 다음 기간 동안 우선적으로 추진할 몇 가지 목표를 선택하세요.
시작하기 전에 휴대폰의 모든 기록을 정리하려고 하지 마세요. 먼저 현재 사용 중인 앱과 예정된 약속부터 정리하세요. 오래된 파일은 나중에 따로 정리해도 됩니다. 처음부터 오래된 파일을 함께 정리하면 작업량만 늘어날 뿐, 오늘 무엇을 해야 할지 결정하는 데에는 도움이 되지 않습니다.
방대한 학습 자료와 문서를 보려면 다음 안내서를 참조하십시오. 휴대폰으로 읽기 및 메모하기 이 기능을 사용하면 참조를 저장하는 방법을 선택할 수 있습니다. 할 일 목록에 문서 링크를 포함할 수 있으며, 콘텐츠는 원래 위치에 그대로 유지됩니다.
매주 검토를 실시하고, 최종적으로 선택 사항을 결정하십시오.
이메일, 캘린더, 할 일 목록을 열어보세요. 완료된 일, 변경된 사항, 그리고 아직 다른 사람에게 맡겨진 일을 확인하세요. 마감일을 재검토하고 더 이상 의미가 없는 활동은 삭제하세요. 이렇게 정리를 하면 다음 주에 대한 불확실성을 줄일 수 있습니다.
작업이 여러 번 연기되었다면 그 이유를 조사해 보세요. 작업 규모가 너무 크거나, 필요한 자료가 부족하거나, 우선순위가 낮거나, 설명이 모호할 수 있습니다. 다음 단계를 다시 작성하거나, 마감일을 무기한 연기하는 대신 의도적으로 연기하는 것을 고려해 보세요.
예기치 못한 상황에 대비할 수 있는 여유 시간이 얼마나 되는지도 고려해야 합니다. 아무런 여유 시간 없이 빡빡하게 계획된 한 주는 일요일에는 생산적으로 보일 수 있지만 월요일에는 불가능해질 수도 있습니다. 직장 밖의 책임들을 포함하여, 가용한 시간에 맞춰 약속의 수를 조정하세요.
진행 중인 프로젝트와 참조를 분리하세요.
레시피, 영수증, 회의록은 반드시 특정 작업과 연관될 필요는 없습니다. 참고 자료는 찾기 쉽도록 이름을 지정하여 저장하세요. 관련 작업이 있다면 해당 작업을 목록에 추가하고, 해당 파일에 대한 참조를 유지하세요.
노션은 더 넓은 맥락이 필요한 프로젝트를 위해 페이지와 데이터베이스를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 복잡한 데이터베이스에 있는 모든 간단한 메모를 다시 만들 필요 없이, 구조화된 형태로 정리된 페이지를 활용하세요. 호환되는 애플리케이션에서는 오프라인 상태에서도 페이지에 수동으로 접근할 수 있습니다. 인터넷 연결 없이 페이지를 사용하기 전에 어떤 페이지가 다운로드되었는지 확인하세요.
각 프로젝트별로 목표, 자료, 다음 결정 사항을 담은 페이지를 하나씩 만드세요. 필요한 경우에만 필드를 추가하십시오. 빈 필드로 가득 찬 시스템은 유지 관리 시간을 늘리고 본래 지원해야 할 업무에 방해가 될 수 있습니다.
다른 사람과 관련된 일이라면 책임을 분담하십시오.
공동 작업에서는 누가 작업을 수행할지, 결과물은 무엇인지, 그리고 제출 기한은 언제인지 명확히 해야 합니다. "프레젠테이션 보기"라는 항목만으로는 텍스트를 검토해야 하는지, 예산을 승인해야 하는지, 아니면 파일을 제출해야 하는지 알 수 없습니다. 구체적인 작업 내용을 명시하면 해석의 차이를 줄일 수 있습니다.
변경 사항을 기록할 주요 장소를 선택하세요. 대화에서 마감일이 변경되면 해당 작업을 업데이트하세요. 누군가가 예전 메시지를 찾아 달력에 표시된 날짜가 잘못되었다는 사실을 알아차리도록 기다리지 마세요.
가이드 원격 근무용 애플리케이션 이는 의사소통, 서류 정리, 회의를 간소화합니다. 개인적인 업무에는 필요한 정보만 보관하고, 조직의 문서 접근 및 보관 규칙을 준수하십시오.
시스템이 얼마나 효율적인 업무를 지원하는지를 기준으로 시스템을 평가하십시오.
일주일 후, 약속이 있는지 확인하고, 다음 작업을 파악하고, 참고 자료를 검색하세요. 이러한 결과는 생성된 태그나 자동화의 개수를 세는 것보다 훨씬 유용합니다. 특정 단계에 너무 많은 노력이 필요하다면, 다른 도구를 추가하기 전에 해당 단계를 간소화하세요.
할 일 목록은 매일 비어있을 필요가 없습니다. 그것은 선택과 책임, 그리고 그중 일부는 장기적인 책임을 나타냅니다. 할 일 목록을 정리하는 것이 불안감을 가중시키거나 여가 시간을 빼앗는다면, 알림 수와 확인 빈도를 줄이세요.
일부 과정은 종이로 처리하고 휴대폰을 주요 파일로 사용하는 방법도 있습니다. 이 방법은 정보를 어디서 찾고 어떻게 업데이트해야 하는지 알고 있을 때 효과적입니다. 다만, 같은 약속에 대한 서로 다른 버전의 목록을 두 개 만들어 두는 것은 피해야 합니다.
계획이 틀어지는 날을 대비한 간단한 절차를 마련해 두세요. 먼저, 시간 순서대로 약속을 확인하고, 전달해야 할 내용을 파악한 다음, 남은 시간 안에 처리할 수 있는 일을 선택하세요. 미뤄뒀던 모든 일을 하룻밤에 몰아서 하려고 하지 마세요. 남은 시간을 고려하여 날짜를 수정하고, 마감일에 맞춰야 하는 사람들에게 알려주세요. 이러한 복구 절차는 체계적인 업무 관리의 일부이며, 예상치 못한 상황이 발생하더라도 모든 일정이 마감일 초과로 이어지는 것을 방지해 줍니다.
일반적인 질문
세 가지 앱이 모두 필요한가요?
아니요. 도구는 하나 이상의 기능을 수행할 수 있습니다. 세 가지 계층은 정보의 경로를 설명합니다. 즉, 수집, 결정 및 실행입니다.
모든 할 일을 캘린더에 적어둬야 할까요?
꼭 그럴 필요는 없습니다. 약속이나 업무 시간은 따로 정해두세요. 유동적인 할 일은 언제 처리할지 정할 때까지 목록에 남겨두어도 됩니다.
계속 미뤄지는 일은 어떻게 처리해야 할까요?
다음 조치가 명확한지, 사용 가능한 자료가 있는지, 우선순위가 있는지 확인하십시오. 현재 실행할 의사가 없다면 작업을 분할하거나, 재량에 따라 일정을 변경하거나, 활성 목록에서 제거하십시오.
'유지' 알림이 표시되지 않는 이유는 무엇인가요?
미리 알림 기능이 작업 관리로 이동되었습니다. 작업 관리 또는 캘린더 통합 및 알림 권한, 그리고 작업이 생성된 계정을 확인하세요.
하나의 항목을 생성하고, 예정된 약속을 기록하고, 수행할 작업을 선택하세요. 새 애플리케이션을 추가하기 전에 먼저 검토하십시오.
