संगठन संबंधी ऐप्स: अपनी दिनचर्या को तीन स्तरों में व्यवस्थित करें

एक विचार, एक कार्य और एक अपॉइंटमेंट, ये सभी एक ही स्क्रीन पर होना ज़रूरी नहीं है। विचार को सहेजना होता है; कार्य के लिए आगे की कार्रवाई आवश्यक होती है; अपॉइंटमेंट के लिए एक निश्चित समय निर्धारित होता है। इन कार्यों को अलग-अलग रखने से पाँच ऐप खोलने और फिर भी यह तय न कर पाने की उलझन कम हो जाती है कि शुरुआत कहाँ से करें।.

आप अपनी दिनचर्या को तीन स्तरों में व्यवस्थित कर सकते हैं: जानकारी दर्ज करना, योजना बनाना और उसे लागू करना। यह सिस्टम Google Keep, Calendar और Tasks जैसे सरल टूल या आपके फ़ोन में पहले से मौजूद समकक्ष टूल का उपयोग कर सकता है। प्रत्येक जानकारी के लिए मार्ग निर्धारित करने के बाद ही आप ऐप्स का चयन कर सकते हैं।.

पहली परत: काम में बाधा डाले बिना कैप्चर करें।

जानकारी को सहेज कर रखना उसे अपने दिमाग से निकालकर किसी विश्वसनीय स्थान पर रखने का एक तरीका है। यह किसी परियोजना का विचार हो सकता है, कोई आवश्यक खरीदारी हो सकती है, या अगली बैठक के लिए कोई प्रश्न हो सकता है। विचार आते ही प्राथमिकताओं और समयसीमाओं पर निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं है।.

एक मुख्य प्रविष्टि चुनें, जैसे कि "प्रविष्टि" शीर्षक वाला नोट। ऐसे वाक्यांशों का प्रयोग करें जो अगले दिन भी समझ में आएं। "अनुबंध" अस्पष्ट है; "इंटरनेट अनुबंध नवीनीकरण तिथि जांचें" यह स्पष्ट करता है कि आपने जानकारी क्यों सहेजी है।.

अगर आप यात्रा पर हैं, तो एक छोटा सा नोट काफी होगा। जब आप रुक सकें, तब संदर्भ को पूरा करें। एक ही विचार को नोट्स ऐप में, खुद को भेजे गए संदेश में और कागज पर बार-बार लिखने से बचें, वरना उन्हें आपस में जोड़ लें: जानकारी बिखरी हुई हो जाएगी और समीक्षा का महत्व कम हो जाएगा।.

गूगल कीप: नोट्स के लिए एक त्वरित प्रवेश बिंदु

Google Keep आपको नोट्स और सूचियाँ सहेजने की सुविधा देता है। यह उन जानकारियों के लिए एक सरल शुरुआती बिंदु के रूप में काम करता है जिन्हें अभी व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। हर छोटे नोट को वर्गीकरण परियोजना में बदले बिना, कुछ टैग और वर्णनात्मक शीर्षकों का उपयोग करें।.

गूगल कीप: नोट्स और सूचियाँ

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अब रिमाइंडर Google Tasks में सेव हो रहे हैं। इसके अनुसार... इस एकीकरण में Google की सहायता, Keep से अब रिमाइंडर नोटिफिकेशन नहीं आएंगे। यदि आप किसी विशिष्ट समय पर अलर्ट पर निर्भर हैं, तो Tasks या Calendar में जाकर अपनी नोटिफिकेशन अनुमतियों की जांच करें।.

iPhone पर, नोट्स ऐप का उपयोग जानकारी सहेजने के लिए भी किया जा सकता है। यदि आप पहले से ही किसी अन्य टूल का उपयोग कर रहे हैं, तो उसे ही रखें यदि उसमें सामग्री रिकॉर्ड करना और ढूंढना आसान है। इस विधि को अपनाने के लिए ऐप बदलने की आवश्यकता नहीं है: मुख्य बात यह निर्धारित करना है कि इनपुट की समीक्षा कहाँ की जाएगी।.

दूसरा चरण: नोट्स को निर्णयों में बदलें

समीक्षा प्रक्रिया के दौरान, प्रत्येक नोट को एक गंतव्य दिया जाता है। संदर्भ जानकारी संदर्भ फ़ोल्डर में जाती है। संभावित कार्रवाई को कार्यसूची में जोड़ा जाता है। निर्धारित बैठक कैलेंडर पर दर्ज की जाती है। प्राथमिकताहीन विचार को सप्ताह की जिम्मेदारियों से अलग, संभावनाओं की सूची में रखा जा सकता है।.

यदि आपको मुख्य सूची के लिए कोई टूल चुनना है, तो तुलना करना उपयोगी होगा। कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए ऐप्स यह विकल्प प्रस्तुत करता है। यहाँ मुख्य ध्यान प्रक्रिया के प्रवाह पर है: ग्रेड को निर्णय में परिणत होना चाहिए, न कि प्रवेश द्वार पर अनिश्चित काल तक संचित रहना चाहिए।.

गूगल कैलेंडर: निर्धारित समय के दौरान अपॉइंटमेंट सुरक्षित रखें

गूगल कैलेंडर आपको अपॉइंटमेंट और आरक्षित समय को देखने में मदद करता है। इसमें आवश्यक समय, स्थान या लिंक शामिल करें, और यदि कोई तैयारी करनी हो तो संक्षिप्त विवरण भी दें। अपॉइंटमेंट का पालन करना तब आसान हो जाता है जब आपको निकलने से कुछ मिनट पहले पता ढूंढने की ज़रूरत न पड़े।.

गूगल कैलेंडर

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साथ ही, अगर यात्रा कार्यक्रम का हिस्सा है तो उसमें यात्रा का समय भी शामिल करें। अलग-अलग स्थानों पर लगातार दो बैठकें सूची में तो सुविधाजनक लग सकती हैं, लेकिन वास्तविकता में नहीं। सभी खाली स्लॉट भरने से पहले ब्रेक, भोजन और अन्य ज़रूरतों का ध्यान रखें।.

हर काम को एक आयोजन बनाने की ज़रूरत नहीं है। कैलेंडर का उपयोग निर्धारित समय और उन समय-अवधियों के लिए करें जिन्हें आप सुरक्षित रखना चाहते हैं। यदि हर छोटा काम एक स्लॉट घेर लेता है, तो शेड्यूल बहुत कठोर हो सकता है और किसी भी अप्रत्याशित घटना के सामने लगातार पुनर्गठन की आवश्यकता पड़ सकती है।.

गूगल टास्क: अगली कार्रवाई लिखें।

गूगल टास्क कार्यों को व्यवस्थित करता है और कैलेंडर व्यू के साथ एकीकृत हो सकता है। ऐसे कार्य लिखें जो यह दर्शाते हों कि क्या करना है: "आपूर्तिकर्ता से कोटेशन का अनुरोध करें" "नवीनीकरण" की तुलना में अधिक स्पष्ट है। किसी बड़े प्रोजेक्ट के लिए, उसे चरणों में विभाजित करें और वह पहला चरण चुनें जिसे शुरू किया जा सकता है।.

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जब कोई समय सीमा हो या काम पूरा करने का कोई ठोस इरादा हो, तभी तारीखों का इस्तेमाल करें। हर काम को आज के लिए चिह्नित करने से एक पुरानी सूची बन जाती है जो आपके फैसलों को सही दिशा नहीं दे पाती। किसी काम के तैयार होने की तारीख और उस पर काम शुरू करने के समय में अंतर स्पष्ट रखें।.

जब आप किसी दूसरे पर निर्भर हों, तो इस बात का रिकॉर्ड रखें कि आपको क्या-क्या काम करना है और कब आगे की कार्रवाई करना उचित होगा। किसी काम को तब तक पूरा होने योग्य न समझें जब तक कि अगले चरण के लिए किसी बाहरी प्रतिक्रिया की आवश्यकता न हो। प्रतीक्षा सूची आपको वर्तमान में उपलब्ध काम के साथ निर्भरताओं को मिलाए बिना उनकी समीक्षा करने में मदद करती है।.

तीसरी परत: एक समय में एक ही क्रिया को निष्पादित करें।

योजना बनाने के बाद, उपलब्ध समय के भीतर पूरा होने वाला कार्य चुनें। आवश्यक सामग्री एकत्र करें और संभावित व्यवधानों को कम से कम करें। एकाग्रता बनाए रखने के लिए आप अपने फ़ोन में टाइमर का उपयोग कर सकते हैं; उलटी गिनती शुरू करने के लिए कोई दूसरा ऐप इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है।.

कार्य की अवधि उस समय के कार्य और उसकी स्थिति के अनुरूप होनी चाहिए। किसी संक्षिप्त संदेश की समीक्षा के लिए तकनीकी पठन से अलग समय लगता है। किसी कार्य में कितना समय लगता है, यह जानने के लिए अपने पहले अनुभव का उपयोग करें, लेकिन सुझाई गई अवधि को सार्वभौमिक नियम न बनाएं।.

• ब्लॉक में आप जो परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं उसे परिभाषित करें।.
• केवल उन्हीं सामग्रियों को खोलें जिनकी आपको शुरुआत करने के लिए आवश्यकता है।.
• उन नोटिफिकेशन को साइलेंट करें जिन्हें बाद में देखा जा सकता है।.
• नए विचारों को शुरुआत में ही लिख लें, उन्हें तुरंत लागू न करें।.
• कार्य पूरा होने पर, यदि कार्य जारी रहता है तो अगले चरण को नोट कर लें।.

सिस्टम का फोकस या डू नॉट डिस्टर्ब मोड अलर्ट कम करने में मदद कर सकता है। उन कॉन्टैक्ट्स और नोटिफिकेशन्स को सुरक्षित रखें जो आपकी दिनचर्या का हिस्सा हैं और जिन्हें आपको देखना ज़रूरी है। किसी महत्वपूर्ण कॉल की प्रतीक्षा करते समय इस मोड का उपयोग करने से पहले अपवादों की जांच कर लें।.

पहली समीक्षा में सिस्टम को असेंबल करें।

1. बिखरे हुए नोट्स को एक अस्थायी प्रवेश बिंदु में एकत्रित करें।.
2. अब उपयोगी न रहे रिकॉर्ड हटा दें।.
3. अपॉइंटमेंट को समय के अनुसार अलग-अलग करें और उन्हें कैलेंडर पर अंकित करें।.
4. लंबित कार्यों को अगली कार्रवाई में बदलें।.
5. संदर्भ दस्तावेजों को एक निर्धारित स्थान पर सुरक्षित रखें।.
6. अगली अवधि के लिए कुछ प्राथमिकताओं का चयन करें।.

शुरू करने से पहले अपने फ़ोन की सारी हिस्ट्री खंगालने की कोशिश न करें। पहले सक्रिय फ़ाइलों और आने वाली मुलाकातों पर ध्यान दें। पुरानी फ़ाइलों को बाद में व्यवस्थित किया जा सकता है; उन्हें शुरुआती समीक्षा में शामिल करने से काम बढ़ जाएगा और आपको यह तय करने में मदद नहीं मिलेगी कि आज क्या करना है।.

विस्तृत अध्ययन सामग्री और दस्तावेज़ों के लिए, मार्गदर्शिका देखें। मोबाइल फोन पर पढ़ना और नोट्स लेना इससे आपको संदर्भों को सहेजने का तरीका चुनने में मदद मिलती है। कार्यसूची में दस्तावेज़ का लिंक शामिल हो सकता है, जबकि सामग्री उचित स्थान पर बनी रहती है।.

साप्ताहिक समीक्षा करें और अंत में निर्णय लें।

अपना इनबॉक्स, कैलेंडर और टास्क खोलें। देखें कि क्या पूरा हो चुका है, क्या बदल गया है और क्या अभी भी किसी और पर निर्भर है। समयसीमाओं का पुनर्मूल्यांकन करें और उन गतिविधियों को हटा दें जिनका अब कोई मतलब नहीं है। एक उपयोगी समीक्षा अगले सप्ताह के बारे में अनिश्चितता को कम करती है।.

यदि कोई कार्य कई बार स्थगित हो चुका है, तो इसके कारणों की जांच करें। हो सकता है कि वह कार्य बहुत बड़ा हो, आवश्यक सामग्री की कमी हो, प्राथमिकता सूची में न हो, या उसका विवरण अस्पष्ट हो। अगले चरण को फिर से लिखें या जानबूझकर उसे स्थगित करने का निर्णय लें, बजाय इसके कि उसी समय सीमा को अनिश्चित काल तक आगे बढ़ाते रहें।.

अप्रत्याशित घटनाओं के लिए आपके पास कितना खाली समय है, इस पर भी विचार करें। बिना किसी अतिरिक्त समय सीमा के योजनाबद्ध सप्ताह रविवार को तो उत्पादक प्रतीत हो सकता है, लेकिन सोमवार को अव्यवहारिक हो सकता है। उपलब्ध समय के अनुसार अपनी प्रतिबद्धताओं की संख्या को समायोजित करें, जिसमें काम के अलावा अन्य जिम्मेदारियां भी शामिल हैं।.

सक्रिय परियोजनाओं से संबंधित संदर्भों को अलग करें।

एक रेसिपी, एक रसीद और एक मीटिंग नोट के लिए किसी कार्य की आवश्यकता नहीं होती। संदर्भ सामग्री को ऐसे नामों से संग्रहित करें जिनसे उन्हें ढूंढना आसान हो। यदि कोई संबंधित कार्य है, तो उस कार्य को सूची में जोड़ें और संबंधित फ़ाइल का संदर्भ सुरक्षित रखें।.

नोटियन उन प्रोजेक्ट्स के लिए पेज और डेटाबेस व्यवस्थित कर सकता है जिन्हें व्यापक संदर्भ की आवश्यकता होती है। इसका उपयोग तब करें जब यह संरचना उपयोगी हो, और जटिल डेटाबेस में प्रत्येक सरल नोट को दोबारा बनाने की आवश्यकता न हो। संगत एप्लिकेशन में पेजों तक मैन्युअल ऑफ़लाइन पहुंच उपलब्ध है; इंटरनेट कनेक्शन के बिना उन पर निर्भर रहने से पहले जांच लें कि कौन से पेज डाउनलोड हो चुके हैं।.

प्रत्येक सक्रिय प्रोजेक्ट के लिए एक अलग पेज से शुरुआत करें जिसमें उद्देश्य, सामग्री और अगले निर्णय शामिल हों। केवल तभी फ़ील्ड जोड़ें जब उनकी वास्तव में आवश्यकता हो। खाली प्रॉपर्टीज़ से भरा सिस्टम रखरखाव का समय बढ़ा सकता है और उस काम से ध्यान भटका सकता है जिसे उसे समर्थन देना चाहिए।.

जब अन्य लोग शामिल हों तो जिम्मेदारियों को साझा करें।

साझा कार्य में, यह स्पष्ट करें कि इसे कौन करेगा, इसका परिणाम क्या होगा और इसे कब तक पूरा करना है। "प्रस्तुति देखें" नामक आइटम यह स्पष्ट नहीं करता कि किसी को पाठ की समीक्षा करनी है, बजट को मंजूरी देनी है या फ़ाइल जमा करनी है। कार्रवाई को स्पष्ट करने से अलग-अलग व्याख्याओं की संभावना कम हो जाती है।.

परिवर्तनों को रिकॉर्ड करने के लिए एक मुख्य स्थान चुनें। यदि किसी बातचीत में समय सीमा बदल गई है, तो संबंधित कार्य को अपडेट करें। इस बात पर निर्भर न रहें कि कोई व्यक्ति पुराने संदेश को देखकर कैलेंडर पर प्रदर्शित तिथि की गलती का पता लगाएगा।.

गाइड दूरस्थ कार्य के लिए आवेदन इससे संचार, फाइलिंग और मीटिंग्स आसान हो जाती हैं। अपने व्यक्तिगत कार्यों के लिए, केवल वही जानकारी रखें जो आपको कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक हो, और संगठन के दस्तावेज़ पहुँच और भंडारण नियमों का पालन करें।.

इस प्रणाली का मूल्यांकन इसके द्वारा सुगम किए जाने वाले कार्यों के आधार पर करें।

एक सप्ताह बाद, देखें कि आपको अपॉइंटमेंट मिले हैं या नहीं, अगला कार्य निर्धारित करें और संदर्भ प्राप्त करें। ये परिणाम बनाए गए टैग या ऑटोमेशन की संख्या गिनने से कहीं अधिक उपयोगी हैं। यदि किसी चरण में बहुत अधिक मेहनत लगती है, तो कोई और टूल जोड़ने से पहले उसे सरल बना लें।.

आपकी कार्यसूची का हर दिन खाली होना ज़रूरी नहीं है। यह आपके विकल्पों और ज़िम्मेदारियों को दर्शाती है, जिनमें से कुछ दीर्घकालिक होती हैं। यदि कार्यसूची को व्यवस्थित करने से आपकी चिंता बढ़ रही है या आपका आराम का समय बर्बाद हो रहा है, तो अलर्ट की संख्या और जाँच की आवृत्ति कम कर दें।.

प्रक्रिया के कुछ हिस्से के लिए कागज़ का उपयोग करना और मुख्य फ़ाइल के रूप में अपने मोबाइल फ़ोन का उपयोग करना भी संभव है। यह विधि तब कारगर होती है जब आपको पता हो कि जानकारी कहाँ से प्राप्त करनी है और उसे कैसे अपडेट करना है। बस एक ही अपॉइंटमेंट के अलग-अलग संस्करणों वाली दो अलग-अलग सूचियाँ रखने से बचें।.

किसी दिन के कार्यक्रम में गड़बड़ी होने पर एक छोटी सी प्रक्रिया अपनाएँ: सबसे पहले, समय के अनुसार अपनी नियुक्तियों की जाँच करें, यह पहचानें कि क्या संवाद करना है, और एक ऐसा कार्य चुनें जो शेष समय में पूरा हो सके। सभी स्थगित कार्यों को एक ही रात में निपटाने की कोशिश न करें। उपलब्ध समय के आधार पर तिथियों को अपडेट करें और समय सीमा पर निर्भर लोगों को सूचित करें। यह प्रक्रिया व्यवस्थित रहने का एक हिस्सा है और किसी भी व्यवधान को पूरी सूची को लंबित समय सीमाओं की सूची में बदलने से रोकती है।.

सामान्य प्रश्न

क्या मुझे तीन अलग-अलग ऐप्स की ज़रूरत है?

नहीं। एक उपकरण एक से अधिक कार्य कर सकता है। तीन स्तर सूचना के प्रवाह का वर्णन करते हैं: ग्रहण करना, निर्णय लेना और निष्पादित करना।.

क्या मुझे अपने सभी कार्यों को कैलेंडर पर डाल देना चाहिए?

जरूरी नहीं। अपॉइंटमेंट और काम के लिए निश्चित समय निर्धारित करें। लचीले कार्यों की सूची तब तक बनी रह सकती है जब तक आप उन्हें करने का समय तय न कर लें।.

मैं उस काम का क्या करूं जो बार-बार टलता रहता है?

जाँच लें कि क्या इसमें आगे की कार्रवाई स्पष्ट है, उपलब्ध सामग्री है और प्राथमिकता निर्धारित है। यदि इसे अभी निष्पादित करने का कोई इरादा नहीं है, तो इसे विभाजित करें, विवेकपूर्वक पुनर्निर्धारित करें या सक्रिय सूची से हटा दें।.

कीप रिमाइंडर क्यों नहीं दिख रहा है?

रिमाइंडर को टास्क सेक्शन में स्थानांतरित कर दिया गया है। कृपया टास्क या कैलेंडर इंटीग्रेशन और नोटिफिकेशन अनुमतियों के साथ-साथ उस खाते की भी जांच करें जहां टास्क बनाया गया था।.

एक ही प्रविष्टि बनाएं, आगामी मुलाकातों को दर्ज करें और किए जाने वाले कार्य का चयन करें। नए आवेदन जोड़ने से पहले पहली समीक्षा अवश्य करें।.

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