Приложения для организации: постройте свой распорядок дня в три этапа

Идея, задача и встреча не обязательно должны находиться на одном экране. Идею нужно сохранить; задача требует последующих действий; встреча занимает определенный временной промежуток. Разделение этих функций уменьшает путаницу, возникающую при открытии пяти приложений и непонимании, с чего начать.

Вы можете организовать свой распорядок дня в три этапа: сбор информации, планирование и выполнение. Система может использовать простые инструменты, такие как Google Keep, Календарь и Задачи, или аналогичные приложения, уже встроенные в ваш телефон. Выбор приложений происходит после определения пути для каждого элемента информации.

Первый этап: съемка без прерывания работы.

Фиксация информации — это способ извлечь её из головы и поместить в надёжное место. Это может быть идея для проекта, необходимая покупка или вопрос для следующей встречи. Вам не нужно определять приоритеты и сроки в тот момент, когда идея приходит вам в голову.

Выберите одну основную запись, например, заметку под названием “Запись”. Используйте фразы, которые будут актуальны и на следующий день. “Договор” — это расплывчатое выражение; “проверьте дату продления интернет-договора” указывает на причину сохранения информации.

Если вы в пути, достаточно короткой заметки. Дополните контекст, когда сможете остановиться. Избегайте записи одной и той же идеи в приложении для заметок, в сообщении самому себе и на листе бумаги без последующего объединения: информация разрозняется, и обзор теряет свою полезность.

Google Keep: быстрая точка входа для заметок.

Google Keep позволяет сохранять заметки и списки. Он хорошо подходит в качестве простой точки входа для информации, которую еще нужно систематизировать. Используйте несколько тегов и описательных заголовков, не превращая каждую небольшую заметку в проект по классификации.

Google Keep: заметки и списки

андроид

4,8

Посмотреть в Google Play

Теперь напоминания Keep сохраняются в Google Tasks. Согласно... Помощь Google по этой интеграции, Уведомления-напоминания больше не будут приходить от Keep. Проверьте разделы «Задачи» или «Календарь» и свои права доступа к уведомлениям, если вы рассчитываете на оповещение в определенное время.

На iPhone приложение «Заметки» также может служить для сбора информации. Если вы уже используете другой инструмент, оставьте его, если в нем легко записывать и находить контент. Для применения этого метода не обязательно переключаться между приложениями: главное — определить, где будет просматриваться введенная информация.

Второй уровень: превращение заметок в решения.

В процессе проверки каждой заметке присваивается определенное место назначения. Справочная информация помещается в папку со справочной информацией. Возможное действие добавляется в список дел. Запланированная встреча вносится в календарь. Идея, не имеющая приоритета, может быть внесена в отдельный список возможных вариантов, не связанный с обязательствами на неделю.

Если вам нужно выбрать инструмент для основного списка, сравнение приложения для организации задач Предлагаются альтернативы. Здесь акцент делается на потоке: оценка должна трансформироваться в решение, а не оставаться бесконечно накопленной на входе.

Google Календарь: Защита назначенных встреч в запланированное время

Google Календарь помогает визуализировать встречи и зарезервированное время. Укажите необходимое время, место или ссылку, а также краткое описание, если требуется подготовка. Выполнить встречу проще, если вам не нужно искать адрес за несколько минут до выхода.

Календарь Google

андроид

4,8

Посмотреть в Google Play

Также учитывайте время в пути, если это часть мероприятия. Две встречи подряд в разных местах могут показаться совместимыми в списке, но на практике это не так. Проверьте наличие перерывов, питания и других необходимых вещей, прежде чем заполнять все пустые места.

Не каждая задача должна превращаться в событие. Используйте календарь для планирования времени и временных промежутков, которые вы хотите защитить. Если каждая мелкая задача занимает отдельное время, расписание может стать слишком жестким и потребовать постоянной реорганизации в случае непредвиденных обстоятельств.

Задачи Google: Напишите следующее действие.

Google Tasks организует задачи и может интегрироваться с представлением календаря. Напишите действия, указывающие, что нужно сделать: “запросить смету у поставщика” — более действенное решение, чем “ремонт”. Для крупного проекта разбейте его на этапы и определите первый, который можно начать.

Задачи Google

андроид

4,8

Посмотреть в Google Play

Используйте даты, когда есть крайний срок или конкретное намерение завершить задачу. Назначение всего на сегодня создает устаревший список, который не будет направлять ваши решения. Различайте дату, когда задача должна быть готова, и момент, когда вы планируете начать над ней работать.

Когда вы полагаетесь на кого-то другого, ведите учет незавершенных задач и сроков, когда целесообразно связаться с кем-то еще. Не позволяйте задаче казаться выполнимой, если следующий шаг требует внешнего ответа. Список ожидания помогает проверять зависимости, не смешивая их с текущей доступной работой.

Третий уровень: выполнение одного действия за раз.

После планирования выберите задачу, которая вписывается в отведенное время. Соберите необходимые материалы и сведите к минимуму возможные отвлечения. Для поддержания концентрации можно использовать таймер на телефоне; нет необходимости устанавливать дополнительное приложение только для запуска обратного отсчета.

Продолжительность блока должна соответствовать объему работы и ее состоянию в данный момент. Для краткого обзора сообщения требуется иное время, чем для чтения технической документации. Используйте первый опыт, чтобы оценить, сколько времени занимает данная деятельность, не превращая предлагаемую продолжительность в универсальное правило.

• В блоке укажите, какой результат вы хотите получить.
• Откройте только те материалы, которые необходимы для начала работы.
• Отключите уведомления, которые могут подождать.
• Вначале записывайте новые идеи, не внедряя их немедленно.
• По завершении отметьте следующий шаг, если задача продолжается.

Режим «Фокус» или «Не беспокоить» в системе может помочь уменьшить количество оповещений. Сохраните контакты и уведомления, которые необходимо отправить в рамках вашего обычного распорядка дня. Проверьте исключения, прежде чем использовать этот режим в период, когда вы ожидаете важного звонка.

Сначала соберите систему, проведя первую проверку.

1. Соберите разбросанные записки во временное место для ввода.
2. Удалите записи, которые больше не нужны.
3. Разделите встречи по времени и внесите их в календарь.
4. Превратите незавершенные задачи в следующие действия.
5. Храните справочные документы в указанном месте.
6. Выберите несколько приоритетов на следующий период.

Не пытайтесь просмотреть всю историю своего телефона перед началом работы. Сначала поработайте с активными файлами и предстоящими встречами. Более старые файлы можно упорядочить в отдельной сессии; включение их в первоначальный просмотр добавит работы и не поможет вам определиться с тем, что делать сегодня.

Для получения обширных учебных материалов и документов воспользуйтесь руководством. Чтение и ведение заметок на мобильном телефоне Это помогает выбрать способ хранения ссылок. Список дел может содержать ссылку на документ, в то время как содержимое остается в соответствующем месте.

Проводите еженедельный обзор, который завершается принятием решений.

Откройте свою почту, календарь и задачи. Посмотрите, что уже выполнено, что изменилось, а что еще зависит от кого-то другого. Пересмотрите сроки и удалите задачи, которые больше не имеют смысла. Полезный обзор снижает неопределенность в отношении следующей недели.

Если задача откладывалась несколько раз, выясните причину. Возможно, она слишком масштабная, в ней не хватает необходимых материалов, она не является приоритетной или описана нечетко. Перепишите следующий шаг или сознательно решите отложить его, вместо того чтобы бесконечно переносить тот же срок.

Также учтите, сколько свободного времени у вас есть на непредвиденные события. Неделя, спланированная без каких-либо резервов времени, может показаться продуктивной в воскресенье, но стать невыполнимой в понедельник. Составьте график дел с учетом имеющегося времени, включая обязанности вне работы.

Отдельные рекомендации от текущих проектов.

Рецепт, квитанция и протокол совещания не обязательно должны быть связаны с конкретным заданием. Храните справочные материалы с названиями, позволяющими легко их найти. Если с ними связано какое-либо действие, добавьте это действие в список и сохраните ссылку на соответствующий файл.

Notion позволяет организовывать страницы и базы данных для проектов, требующих более широкого контекста. Используйте его, когда такая структура помогает, не создавая заново каждую простую заметку в сложной базе данных. В совместимых приложениях доступен ручной доступ к страницам в автономном режиме; перед использованием без подключения к интернету проверьте, какие страницы были загружены.

Начните с одной страницы для каждого активного проекта, содержащей цель, необходимые материалы и дальнейшие решения. Добавляйте поля только тогда, когда они действительно необходимы. Система, переполненная пустыми полями, может увеличить время на обслуживание и отвлекать от работы, которую она должна поддерживать.

Разделяйте обязанности, когда в дело вовлечены другие люди.

При выполнении совместной задачи укажите, кто её будет выполнять, каков будет результат и когда требуется его предоставление. Пункт с названием “просмотр презентации” не уточняет, нужно ли кому-то просмотреть текст, утвердить бюджет или отправить файл. Указание действия уменьшает количество различных интерпретаций.

Выберите основное место для записи изменений. Если в ходе переписки изменился крайний срок, обновите соответствующую задачу. Не рассчитывайте на то, что кто-то найдет старое сообщение и обнаружит, что дата, отображаемая в календаре, неверна.

Путеводитель по приложения для удаленной работы Это упрощает общение, ведение документации и проведение совещаний. В личных целях храните только ту информацию, которая необходима для выполнения задач, соблюдая правила доступа к документам и их хранения, принятые в организации.

Оцените систему по тому, какой работе она способствует.

Через неделю проверьте, нашли ли вы встречи, определили ли следующую задачу и получили ли ссылки. Эти результаты гораздо полезнее, чем подсчет количества созданных тегов или автоматизаций. Если какой-либо шаг требует слишком много усилий, упростите его, прежде чем добавлять еще один инструмент.

Список дел не обязательно должен быть пустым каждый день. Он отражает выбор и обязанности, некоторые из которых носят долгосрочный характер. Если составление списка дел усиливает тревогу или отнимает у вас свободное время, уменьшите количество уведомлений и частоту проверок.

Также можно использовать бумагу для части процесса, а мобильный телефон — в качестве основного файла. Этот метод работает, если вы знаете, где найти и как обновить информацию. Просто избегайте ведения двух конкурирующих списков с разными версиями одной и той же встречи.

Включите в план небольшую процедуру на случай, если день пойдет не по плану: сначала проверьте свои встречи по времени, определите, что нужно сообщить, и выберите задачу, которая все еще укладывается в оставшееся время. Не пытайтесь втиснуть все отложенные дела в один вечер. Обновите даты, исходя из доступного времени, и уведомите тех, кто зависит от сроков. Такое восстановление является частью организации и предотвращает превращение всего списка дел в серию просроченных задач.

Общие вопросы

Мне нужно три разных приложения?

Нет. Инструмент может выполнять более одной функции. Три уровня описывают путь информации: сбор, принятие решения и выполнение.

Стоит ли мне внести все свои задачи в календарь?

Не обязательно. Выделите определенное время для встреч и рабочих блоков. Гибкие задачи могут оставаться в списке до тех пор, пока вы не решите, когда приступить к их выполнению.

Что делать с задачей, которую постоянно откладывают?

Проверьте, есть ли у задачи четкое следующее действие, доступные материалы и приоритет. Разделите задачу на части, перенесите на другое время по своему усмотрению или удалите из активного списка, если нет намерения выполнять ее сейчас.

Почему не отображается напоминание о сохранении?

Напоминания перемещены в раздел «Задачи». Проверьте интеграцию с задачами или календарем, права доступа к уведомлениям, а также учетную запись, в которой была создана задача.

Создайте одну запись, зафиксируйте предстоящие встречи и выберите действие для выполнения. Проведите предварительную проверку перед добавлением новых заявок.

Читайте также

• Пять приложений для организации задач: сравните бесплатные тарифные планы.
• Приложения для удаленной работы: бесплатные инструменты для проведения встреч, чата, работы с файлами и задачами.
• Приложения для чтения и аннотирования: выделяйте текст, делайте пометки и просматривайте PDF-файлы прямо на своем телефоне.
• Приложения для поддержания психического здоровья: управляемая медитация, дневник настроения и дыхательные упражнения.