אפליקציות ארגון: בנו את השגרה שלכם בשלוש שכבות
פור רודריגו פריירה
0
רעיון, משימה ופגישה לא חייבים להיות כולם באותו מסך. יש לשמור את הרעיון; המשימה דורשת פעולת מעקב; הפגישה תופסת משבצת זמן ספציפית. הפרדת פונקציות אלו מפחיתה את הבלבול של פתיחת חמש אפליקציות ועדיין אי ידיעה מאיפה להתחיל.
ניתן לארגן את השגרה שלכם לשלוש שכבות: צילום, תכנון וביצוע. המערכת יכולה להשתמש בכלים פשוטים כמו Google Keep, יומן ומשימות, או מקבילים שכבר משולבים בטלפון שלכם. בחירת האפליקציות מתבצעת לאחר הגדרת הנתיב עבור כל פיסת מידע.
שכבה ראשונה: לכידה מבלי להפריע לעבודה.
לכידת מידע היא דרך להוציא אותו מהראש ולמקם אותו אמין. זה יכול להיות רעיון לפרויקט, רכישה הכרחית או שאלה לפגישה הבאה. אינכם צריכים להחליט על סדרי עדיפויות ודדליינים ברגע שהרעיון עולה לכם.
בחרו ערך ראשי אחד, כגון הערה שכותרתה "ערך". השתמשו בביטויים שעדיין יהיו הגיוניים למחרת. "חוזה" הוא מעורפל; "בדקו את תאריך חידוש חוזה האינטרנט" מציין מדוע שמרתם את המידע.
אם אתם בדרכים, פתק קצר עשוי להספיק. השלימו את ההקשר כשאתם יכולים לעצור. הימנעו מלכידת אותו רעיון באפליקציית הערות, בהודעה לעצמכם ועל פיסת נייר מבלי לחבר אותם יחד: המידע מתפזר והסקירה מאבדת מתועלתה.
גוגל קיפ: נקודת גישה מהירה להערות
גוגל Keep מאפשר לך לשמור הערות ורשימות. הוא עובד היטב כנקודת כניסה פשוטה למידע שעדיין צריך להיות מסודר. השתמש במספר מועט של תגיות וכותרות תיאוריות, מבלי להפוך כל הערה קטנה לפרויקט סיווג.
תזכורות Keep נשמרות כעת ב-Google Tasks. לפי... עזרה מגוגל בנוגע לאינטגרציה הזו, התראות תזכורות לא יגיעו יותר מ-Keep. בדוק את משימות או יומן ואת הרשאות ההתראות שלך אם אתה מסתמך על התראה בזמן מסוים.
באייפון, אפליקציית Notes יכולה לשמש גם כמטרה של לכידת מידע. אם אתם כבר משתמשים בכלי אחר, שמרו אותו אם קל להקליט ולמצוא תוכן. החלפת אפליקציות אינה הכרחית כדי ליישם שיטה זו: העיקר הוא להגדיר היכן ייבדק הקלט.
שכבה שנייה: להפוך הערות להחלטות
במהלך תהליך הסקירה, לכל הערה מוקצה יעד. מידע על הפניות נכנס לתיקיית ההפניות. פעולה אפשרית מתווספת לרשימת המטלות. פגישה מתוזמנת נכנסת ללוח השנה. רעיון ללא עדיפות יכול להיות ממוקם ברשימת אפשרויות, בנפרד מהתחייבויות השבוע.
| הרשומה התקבלה | הַחְלָטָה | יַעַד |
|---|---|---|
| התור אושר ליום שלישי | הזמינו זמן ותאמו הסעות. | לוּחַ שָׁנָה |
| אני צריך לחדש מסמך. | זהה את הפעולה הבאה. | רשימת מטלות |
| מדריך לציוד מסוים | שמור לעיון עתידי. | הפניות |
| רעיון לקורס עתידי | הערכת ביקורת נוספת | אפשרויות |
אם אתם צריכים לבחור כלי לרשימה הראשית, ההשוואה של אפליקציות לארגון משימות היא מציגה חלופות. כאן, המוקד הוא על הזרימה: הציון חייב להתורגם להחלטה, לא להישאר מצטבר ללא הגבלת זמן בכניסה.
יומן גוגל: הגנה על פגישות בזמנים שנקבעו מראש
יומן גוגל עוזר לך להציג פגישות וזמנים שהוזמנו. כלול את הזמן, המיקום או הקישור הנדרשים, ותיאור קצר כאשר יש הכנה. קל יותר לקיים פגישה כשאתה לא צריך לחפש את הכתובת דקות לפני היציאה.
כמו כן, קחו בחשבון את זמן הנסיעה כאשר הוא חלק מהפעילות. שתי פגישות רצופות במקומות שונים עשויות להיראות תואמות ברשימה, אך לא במציאות. בדקו הפסקות, ארוחות וצרכים אחרים לפני מילוי כל המשבצות הריקות.
לא כל משימה צריכה להפוך לאירוע. השתמשו בלוח השנה עבור זמנים ופרקי זמן מתוזמנים שאתם מתכוונים להגן עליהם. אם כל משימה קטנה תופסת משבצת, לוח הזמנים עלול להפוך נוקשה מדי ולדרוש ארגון מחדש מתמיד לנוכח כל אירוע בלתי צפוי.
משימות גוגל: כתבו את הפעולה הבאה.
Google Tasks מארגן משימות ויכול להשתלב עם תצוגת לוח השנה. כתבו פעולות המציינות מה לעשות: "בקש הצעת מחיר מהספק" בר ביצוע יותר מאשר "שיפוץ". עבור פרויקט גדול יותר, חלקו אותו לשלבים וזהו את הראשון שניתן להתחיל בו.
השתמשו בתאריכים שבהם יש דד-ליין או כוונה קונקרטית להשלים את המשימה. קביעת הכל להיום יוצרת רשימה מיושנת שאינה מנחה את בחירותיכם. הבחינו בין התאריך שבו משהו צריך להיות מוכן לבין הרגע בו אתם מתכוונים להתחיל לעבוד עליו.
כשאתם מסתמכים על מישהו אחר, רשמו את מה שממתין ומתי הגיוני לבצע מעקב. אל תתנו למשימה להיראות בת-השגה אם השלב הבא דורש תגובה חיצונית. רשימת המתנה עוזרת לבחון תלויות מבלי לערבב אותן עם עבודה שזמינה כעת.
שכבה שלישית: ביצוע פעולה אחת בכל פעם.
לאחר התכנון, בחרו משימה שמתאימה לזמן הזמין. אספו את החומרים הדרושים וצמצמו את ההפרעות הצפויות. ניתן להשתמש בטיימר בטלפון שלכם כדי להגדיר טיימר לריכוז; אין צורך להתקין אפליקציה נוספת רק כדי להתחיל את הספירה לאחור.
משך הבלוק צריך להתאים לעבודה ולמצבה באותו רגע. סקירת הודעה קצרה דורשת פרק זמן שונה מקריאה טכנית. השתמשו בחוויה הראשונה כדי לבחון כמה זמן הפעילות דורשת, מבלי להפוך משך זמן מוצע לכלל אוניברסלי.
- הגדירו איזו תוצאה אתם רוצים לייצר בבלוק.
- פתחו רק את החומרים הדרושים לכם כדי להתחיל.
- השתקת התראות שיכולות לחכות.
- רשמו רעיונות חדשים בהתחלה, מבלי ליישם אותם מיד.
- לאחר שתסיים, שים לב לשלב הבא אם המשימה ממשיכה.
מצב המיקוד או "נא לא להפריע" של המערכת יכול לסייע בהפחתת התראות. שמור אנשי קשר והתראות שצריכים לעבור כחלק משגרתך. בדוק את החריגים לפני השימוש במצב בתקופה שבה אתה מצפה לשיחה חשובה.
הרכב את המערכת בסקירה ראשונה.
- אספו את הפתקים המפוזרים לנקודת כניסה זמנית.
- מחיקת רשומות שאינן שימושיות עוד.
- הפרידו את הפגישות לפי זמן ורשמו אותן בלוח שנה.
- הפוך משימות ממתינות לפעולות הבאות.
- אחסן מסמכי עיון במקום שזוהה מראש.
- בחרו כמה עדיפויות לתקופה הבאה.
אל תנסו למיין את כל היסטוריית הטלפון שלכם לפני שאתם מתחילים. עבדו תחילה על מה שפעיל ועל הפגישות הקרובות שלכם. ניתן לארגן קבצים ישנים יותר בסשן אחר; שילובם בסקירה הראשונית מוסיף עוד עבודה מבלי לעזור לכם להחליט מה לעשות היום.
לחומרי לימוד ומסמכים מקיפים, המדריך ל קריאה ורישום הערות בטלפון נייד זה עוזר לך לבחור דרך לאחסן הפניות. רשימת המטלות יכולה להכיל את הקישור למסמך, בעוד שהתוכן נשאר במיקום המתאים.
ערכו סקירה שבועית שתסתיים בבחירות.
פתחו את תיבת הדואר הנכנס, היומן והמשימות שלכם. ראו מה הושלם, מה השתנה ומה עדיין תלוי במישהו אחר. העריכו מחדש את מועדי ההגשה והסירו פעילויות שכבר אינן הגיוניות. סקירה מועילה מפחיתה את אי הוודאות לגבי השבוע הבא.
אם משימה נדחתה מספר פעמים, בדקו מדוע. ייתכן שהיא גדולה מדי, חסרים בה חומרים הדרושים, אינה בעדיפות עליונה, או שתוארה באופן מעורפל. כתבו מחדש את השלב הבא או החליטו באופן מודע לדחות אותו במקום לדחות את אותו דד-ליין ללא הגבלת זמן.
כמו כן, חשבו כמה זמן פנוי יש לכם לאירועים בלתי צפויים. שבוע שתוכנן ללא כל תמרון עשוי להיראות פרודוקטיבי ביום ראשון אך להפוך לבלתי אפשרי ביום שני. התאימו את מספר ההתחייבויות לזמן הזמין, כולל אחריות מחוץ לעבודה.
הפרדת הפניות מפרויקטים פעילים.
מתכון, קבלה ופתק פגישה אינם בהכרח דורשים משימה. אחסן חומרי עזר עם שמות המאפשרים לך למצוא אותם. אם יש פעולה משויכת, הוסף פעולה זו לרשימה ושמור הפניה לקובץ המתאים.
Notion יכול לארגן דפים ובסיסים עבור פרויקטים הזקוקים להקשר רחב יותר. השתמש בו כאשר מבנה זה עוזר, מבלי ליצור מחדש כל הערה פשוטה בבסיס מורכב. גישה ידנית במצב לא מקוון לדפים זמינה ביישומים תואמים; בדוק אילו דפים הורדו לפני שאתה מסתמך עליהם ללא חיבור.
התחילו עם עמוד אחד לכל פרויקט פעיל המכיל את המטרה, החומרים וההחלטות הבאות. הוסיפו שדות רק כאשר הם באמת נחוצים. מערכת מלאה במאפיינים ריקים יכולה להאריך את זמן התחזוקה ולהסיח את הדעת מהעבודה שהיא אמורה לתמוך בה.
שתפו אחריות כאשר אנשים אחרים מעורבים.
במשימה משותפת, ציינו מי יבצע אותה, מהי התוצאה ומתי אמורה להיות המשימה. פריט בשם "הצגת מצגת" אינו מבהיר האם מישהו צריך לעיין בטקסט, לאשר את התקציב או להגיש את הקובץ. ציון הפעולה מפחית פרשנויות שונות.
בחרו מקום עיקרי לרישום שינויים. אם המועד האחרון השתנה בשיחה, עדכנו את המשימה המתאימה. אל תסמכו על כך שמישהו ימצא הודעה ישנה ויגלה שהתאריך המוצג בלוח השנה שגוי.
המדריך ל יישומים לעבודה מרחוק זה מייעל את התקשורת, התיוק והפגישות. לשגרה האישית שלך, שמור רק את המידע שאתה צריך לביצוע משימות, תוך כיבוד כללי הגישה והאחסון של מסמכים בארגון.
הערך את המערכת לפי העבודה שהיא מאפשרת.
לאחר שבוע, בדקו אם מצאתם פגישות, זהו את המשימה הבאה ואחזרו הפניות. תוצאות אלו שימושיות יותר מספירת מספר התגים או האוטומציות שנוצרו. אם שלב דורש מאמץ רב מדי, פשטו אותו לפני הוספת כלי נוסף.
רשימת מטלות לא חייבת להיות ריקה כל יום. היא מייצגת בחירות ואחריות, חלקן ארוכות טווח. אם ארגון רשימת המטלות שלכם מגביר את החרדה או גוזל מכם זמן השבתה, צמצמו את מספר ההתראות ואת תדירות הבדיקות.
אפשר גם להשתמש בנייר בחלק מהתהליך ובטלפון הנייד כקובץ העיקרי. שיטה זו עובדת כשאתם יודעים היכן למצוא וכיצד לעדכן את המידע. רק הימנעו משמירה של שתי רשימות מתחרות עם גרסאות שונות של אותה פגישה.
כללו נוהל קצר למקרים בהם יום סוטה מהתוכנית: ראשית, בדקו את הפגישות שלכם לפי שעה, זהו מה צריך לתקשר, ובחרו משימה שעדיין מתאימה לזמן שנותר. אל תנסו לדחוס את כל הפעילויות הדחויות ללילה אחד. עדכנו תאריכים בהתבסס על הזמן הפנוי והודיעו לאלו שתלויים בדד-ליין. שחזור זה הוא חלק מהארגון ומונעת מהפרעה להפוך את כל הרשימה לקבוצת דד-ליינים איחורים.
שאלות נפוצות
האם אני צריך שלוש אפליקציות שונות?
לא. כלי יכול לבצע יותר מפונקציה אחת. שלוש השכבות מתארות את נתיב המידע: לכידה, קבלת החלטה וביצוע.
האם כדאי לי לשים את כל המשימות שלי בלוח שנה?
לא בהכרח. הקדישו זמנים ספציפיים לפגישות ולוח עבודה. משימות גמישות יכולות להישאר ברשימה עד שתבחרו מתי לטפל בהן.
מה אני עושה עם משימה שנדחתה שוב ושוב?
בדוק אם יש לו פעולה ברורה הבאה, חומרים זמינים ועדיפות. חלק, קבע מחדש לפי שיקול דעת, או הסר מהרשימה הפעילה כאשר אין כוונה לבצע אותה כעת.
למה התזכורת של Keep לא מופיעה?
תזכורות הועברו ל"משימות". יש לבדוק את השילוב של "משימות" או "יומן" ואת הרשאות ההתראות, וכן את החשבון שבו נוצרה המשימה.
צור רשומה אחת, רשום פגישות קרובות ובחר פעולה לביצוע. בצע את הסקירה הראשונה לפני הוספת יישומים חדשים.
