Εφαρμογές οργάνωσης: δημιουργήστε τη ρουτίνα σας σε τρία επίπεδα

Μια ιδέα, μια εργασία και ένα ραντεβού δεν χρειάζεται να βρίσκονται όλα στην ίδια οθόνη. Η ιδέα πρέπει να αποθηκευτεί. Η εργασία απαιτεί μια ενέργεια παρακολούθησης. Το ραντεβού καταλαμβάνει μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Ο διαχωρισμός αυτών των λειτουργιών μειώνει τη σύγχυση που προκαλεί το άνοιγμα πέντε εφαρμογών και η εξακολούθηση της μη γνώσης από πού να ξεκινήσει.

Μπορείτε να οργανώσετε τη ρουτίνα σας σε τρία επίπεδα: καταγραφή, σχεδιασμός και εκτέλεση. Το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιήσει απλά εργαλεία όπως το Google Keep, το Ημερολόγιο και τις Εργασίες ή ισοδύναμα που έχουν ήδη ενσωματωθεί στο τηλέφωνό σας. Η επιλογή εφαρμογών γίνεται μετά τον ορισμό της διαδρομής για κάθε πληροφορία.

Πρώτο επίπεδο: καταγραφή χωρίς διακοπή της εργασίας.

Η καταγραφή πληροφοριών είναι ένας τρόπος να τις βγάλετε από το μυαλό σας και να τις τοποθετήσετε σε ένα αξιόπιστο μέρος. Θα μπορούσε να είναι μια ιδέα για ένα έργο, μια απαραίτητη αγορά ή μια ερώτηση για την επόμενη συνάντηση. Δεν χρειάζεται να αποφασίσετε για τις προτεραιότητες και τις προθεσμίες τη στιγμή που σας έρχεται η ιδέα.

Επιλέξτε μία μόνο κύρια καταχώρηση, όπως μια σημείωση με τίτλο “Καταχώρηση”. Χρησιμοποιήστε φράσεις που θα εξακολουθούν να έχουν νόημα την επόμενη μέρα. Η φράση “Σύμβαση” είναι ασαφής. Η φράση “ελέγξτε την ημερομηνία ανανέωσης της σύμβασης στο διαδίκτυο” υποδεικνύει γιατί αποθηκεύσατε τις πληροφορίες.

Αν βρίσκεστε εν κινήσει, μια σύντομη σημείωση μπορεί να είναι αρκετή. Συμπληρώστε το κείμενο όταν μπορείτε να σταματήσετε. Αποφύγετε να καταγράφετε την ίδια ιδέα σε μια εφαρμογή σημειώσεων, σε ένα μήνυμα προς τον εαυτό σας και σε ένα κομμάτι χαρτί χωρίς στη συνέχεια να τα συνδυάσετε: οι πληροφορίες διασκορπίζονται και η κριτική χάνει τη χρησιμότητά της.

Google Keep: ένα γρήγορο σημείο εισόδου για σημειώσεις

Το Google Keep σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε σημειώσεις και λίστες. Λειτουργεί καλά ως ένα απλό σημείο εισόδου για πληροφορίες που χρειάζονται ακόμη οργάνωση. Χρησιμοποιήστε μερικές ετικέτες και περιγραφικούς τίτλους, χωρίς να μετατρέπετε κάθε μικρή σημείωση σε ένα έργο ταξινόμησης.

Google Keep: σημειώσεις και λίστες

android

4,8

Προβολή στο Google Play

Οι υπενθυμίσεις του Keep αποθηκεύονται πλέον στο Google Tasks. Σύμφωνα με... Βοήθεια από την Google σε αυτήν την ενσωμάτωση, Οι ειδοποιήσεις υπενθύμισης δεν θα προέρχονται πλέον από το Keep. Ελέγξτε τις Εργασίες ή το Ημερολόγιο και τα δικαιώματά σας για ειδοποιήσεις, εάν βασίζεστε σε μια ειδοποίηση σε μια συγκεκριμένη ώρα.

Στο iPhone, η εφαρμογή Σημειώσεις μπορεί επίσης να χρησιμεύσει για την καταγραφή πληροφοριών. Εάν χρησιμοποιείτε ήδη κάποιο άλλο εργαλείο, κρατήστε το εάν είναι εύκολο να καταγράψετε και να βρείτε περιεχόμενο. Η εναλλαγή εφαρμογών δεν είναι απαραίτητη για την εφαρμογή αυτής της μεθόδου: το κύριο σημείο είναι να ορίσετε πού θα εξεταστούν τα δεδομένα εισόδου.

Δεύτερο επίπεδο: μετατροπή σημειώσεων σε αποφάσεις

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναθεώρησης, σε κάθε σημείωση αντιστοιχίζεται ένας προορισμός. Οι πληροφορίες αναφοράς μεταφέρονται στον φάκελο αναφοράς. Μια πιθανή ενέργεια προστίθεται στη λίστα υποχρεώσεων. Μια προγραμματισμένη συνάντηση καταχωρείται στο ημερολόγιο. Μια ιδέα χωρίς προτεραιότητα μπορεί να τοποθετηθεί σε μια λίστα πιθανών ενεργειών, ξεχωριστά από τις υποχρεώσεις της εβδομάδας.

Αν χρειαστεί να επιλέξετε ένα εργαλείο για την κύρια λίστα, η σύγκριση των εφαρμογές για την οργάνωση εργασιών Παρουσιάζει εναλλακτικές λύσεις. Εδώ, η έμφαση δίνεται στη ροή: ο βαθμός πρέπει να μεταφράζεται σε απόφαση, όχι να παραμένει επ' αόριστον συσσωρευμένος στην είσοδο.

Ημερολόγιο Google: Προστατέψτε τα ραντεβού σας κατά τη διάρκεια των προγραμματισμένων ωρών

Το Ημερολόγιο Google σάς βοηθά να οπτικοποιήσετε τα ραντεβού και τις προγραμματισμένες ώρες. Συμπεριλάβετε την απαραίτητη ώρα, τοποθεσία ή σύνδεσμο και μια σύντομη περιγραφή όταν υπάρχει προετοιμασία. Είναι πιο εύκολο να τηρήσετε ένα ραντεβού όταν δεν χρειάζεται να αναζητήσετε τη διεύθυνση λίγα λεπτά πριν φύγετε.

Ημερολόγιο Google

android

4,8

Προβολή στο Google Play

Επίσης, λάβετε υπόψη τον χρόνο ταξιδιού όταν αποτελεί μέρος της δραστηριότητας. Δύο διαδοχικές συναντήσεις σε διαφορετικές τοποθεσίες μπορεί να φαίνονται συμβατές στη λίστα, αλλά όχι στην πραγματικότητα. Ελέγξτε για διαλείμματα, γεύματα και άλλες ανάγκες πριν συμπληρώσετε όλες τις κενές θέσεις.

Δεν χρειάζεται κάθε εργασία να γίνεται συμβάν. Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο για τις προγραμματισμένες ώρες και τα χρονικά διαστήματα που σκοπεύετε να προστατεύσετε. Εάν κάθε μικρή εργασία καταλαμβάνει μια χρονική περίοδο, το πρόγραμμα μπορεί να γίνει πολύ άκαμπτο και να απαιτεί συνεχή αναδιοργάνωση ενόψει οποιουδήποτε απρόβλεπτου συμβάντος.

Google Tasks: Γράψτε την επόμενη ενέργεια.

Το Google Tasks οργανώνει εργασίες και μπορεί να ενσωματωθεί με την προβολή Ημερολογίου. Γράψτε ενέργειες που υποδεικνύουν τι πρέπει να κάνετε: η επιλογή "αίτημα προσφοράς από τον προμηθευτή" είναι πιο εφαρμόσιμη από την επιλογή "ανακαίνιση". Για ένα μεγαλύτερο έργο, χωρίστε το σε στάδια και προσδιορίστε το πρώτο που μπορεί να ξεκινήσει.

Εργασίες Google

android

4,8

Προβολή στο Google Play

Χρησιμοποιήστε ημερομηνίες όταν υπάρχει προθεσμία ή συγκεκριμένη πρόθεση ολοκλήρωσης της εργασίας. Το να ορίζετε τα πάντα για σήμερα δημιουργεί μια ξεπερασμένη λίστα που δεν καθοδηγεί τις επιλογές σας. Κάντε διάκριση μεταξύ της ημερομηνίας που κάτι πρέπει να είναι έτοιμο και της στιγμής που σκοπεύετε να ξεκινήσετε να εργάζεστε πάνω σε αυτό.

Όταν βασίζεστε σε κάποιον άλλο, κρατήστε ένα αρχείο με τις εκκρεμότητες και πότε είναι λογικό να τις παρακολουθείτε. Μην αφήνετε μια εργασία να φαίνεται εφικτή εάν το επόμενο βήμα απαιτεί εξωτερική απάντηση. Μια λίστα αναμονής βοηθά στην αναθεώρηση των εξαρτήσεων χωρίς να τις αναμειγνύετε με την εργασία που είναι διαθέσιμη αυτήν τη στιγμή.

Τρίτο επίπεδο: εκτέλεση μίας ενέργειας κάθε φορά.

Αφού προγραμματίσετε, επιλέξτε μια εργασία που ταιριάζει στον διαθέσιμο χρόνο. Συγκεντρώστε τα απαραίτητα υλικά και ελαχιστοποιήστε τις προβλέψιμες διακοπές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χρονόμετρο στο τηλέφωνό σας για να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο για συγκέντρωση. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε άλλη εφαρμογή απλώς για να ξεκινήσετε την αντίστροφη μέτρηση.

Η διάρκεια του μπλοκ θα πρέπει να αντιστοιχεί στην εργασία και την κατάστασή της εκείνη τη στιγμή. Μια σύντομη ανασκόπηση μηνύματος απαιτεί διαφορετική περίοδο από μια τεχνική ανάγνωση. Χρησιμοποιήστε την πρώτη εμπειρία για να παρατηρήσετε πόσο χρόνο απαιτεί η δραστηριότητα, χωρίς να μετατρέψετε μια προτεινόμενη διάρκεια σε καθολικό κανόνα.

• Ορίστε το αποτέλεσμα που θέλετε να παράγετε στο μπλοκ.
• Ανοίξτε μόνο τα υλικά που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε.
• Σίγαση ειδοποιήσεων που μπορούν να περιμένουν.
• Καταγράψτε τις νέες ιδέες στην αρχή, χωρίς να τις εφαρμόσετε αμέσως.
• Όταν τελειώσετε, σημειώστε το επόμενο βήμα εάν η εργασία συνεχίζεται.

Η λειτουργία Εστίασης ή Μην Ενοχλείτε του συστήματος μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των ειδοποιήσεων. Διατηρήστε τις επαφές και τις ειδοποιήσεις που πρέπει να περάσουν ως μέρος της ρουτίνας σας. Ελέγξτε τις εξαιρέσεις πριν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σε μια περίοδο που περιμένετε μια σημαντική κλήση.

Συναρμολογήστε το σύστημα σε μια πρώτη αξιολόγηση.

1. Συγκεντρώστε τα σκόρπια χαρτονομίσματα σε ένα προσωρινό σημείο εισόδου.
2. Διαγράψτε εγγραφές που δεν είναι πλέον χρήσιμες.
3. Διαχωρίστε τα ραντεβού ανά ώρα και σημειώστε τα στο ημερολόγιο.
4. Μετατρέψτε τις εκκρεμείς εργασίες σε επόμενες ενέργειες.
5. Αποθηκεύστε τα έγγραφα αναφοράς σε μια καθορισμένη τοποθεσία.
6. Επιλέξτε μερικές προτεραιότητες για την επόμενη περίοδο.

Μην προσπαθήσετε να ταξινομήσετε όλο το ιστορικό του τηλεφώνου σας πριν ξεκινήσετε. Δουλέψτε πρώτα με τα ενεργά αρχεία και τα επερχόμενα ραντεβού σας. Τα παλαιότερα αρχεία μπορούν να οργανωθούν σε μια άλλη συνεδρία. Η ανάμειξή τους στην αρχική ανασκόπηση προσθέτει περισσότερη δουλειά χωρίς να σας βοηθά να αποφασίσετε τι θα κάνετε σήμερα.

Για εκτενές υλικό μελέτης και έγγραφα, ο οδηγός για Ανάγνωση και λήψη σημειώσεων στο κινητό τηλέφωνο Αυτό σας βοηθά να επιλέξετε έναν τρόπο αποθήκευσης αναφορών. Η λίστα υποχρεώσεων μπορεί να περιέχει τον σύνδεσμο του εγγράφου, ενώ το περιεχόμενο παραμένει στην κατάλληλη θέση.

Διεξάγετε μια εβδομαδιαία ανασκόπηση που καταλήγει σε επιλογές.

Ανοίξτε τα εισερχόμενά σας, το ημερολόγιο και τις εργασίες σας. Δείτε τι έχει ολοκληρωθεί, τι έχει αλλάξει και τι εξαρτάται ακόμα από κάποιον άλλο. Επανεκτιμήστε τις προθεσμίες και αφαιρέστε δραστηριότητες που δεν έχουν πλέον νόημα. Μια χρήσιμη ανασκόπηση μειώνει την αβεβαιότητα για την επόμενη εβδομάδα.

Εάν μια εργασία έχει αναβληθεί αρκετές φορές, διερευνήστε γιατί. Μπορεί να είναι πολύ μεγάλη, να μην έχει τα απαραίτητα υλικά, να μην έχει προτεραιότητα ή να περιγράφεται αόριστα. Ξαναγράψτε το επόμενο βήμα ή αποφασίστε συνειδητά να το αναβάλετε αντί να επισπεύσετε επ' αόριστον την ίδια προθεσμία.

Επίσης, λάβετε υπόψη πόσο ελεύθερο χρόνο έχετε για απρόβλεπτα γεγονότα. Μια εβδομάδα που έχει προγραμματιστεί χωρίς κανένα περιθώριο μπορεί να φαίνεται παραγωγική την Κυριακή, αλλά να μην είναι εφικτή τη Δευτέρα. Προσαρμόστε τον αριθμό των υποχρεώσεων στον διαθέσιμο χρόνο, συμπεριλαμβανομένων των ευθυνών εκτός εργασίας.

Διαχωρίστε τις αναφορές από τα ενεργά έργα.

Μια συνταγή, μια απόδειξη και ένα σημείωμα σύσκεψης δεν απαιτούν απαραίτητα μια εργασία. Αποθηκεύστε υλικό αναφοράς με ονόματα που σας επιτρέπουν να τα βρίσκετε. Εάν υπάρχει μια συσχετισμένη ενέργεια, προσθέστε αυτήν την ενέργεια στη λίστα και διατηρήστε μια αναφορά στο αντίστοιχο αρχείο.

Το Notion μπορεί να οργανώσει σελίδες και βάσεις για έργα που χρειάζονται ευρύτερο πλαίσιο. Χρησιμοποιήστε το όταν αυτή η δομή βοηθάει, χωρίς να αναδημιουργείτε κάθε απλή νότα σε μια σύνθετη βάση. Η χειροκίνητη πρόσβαση εκτός σύνδεσης στις σελίδες είναι διαθέσιμη σε συμβατές εφαρμογές. Ελέγξτε ποιες σελίδες έχουν ληφθεί πριν βασιστείτε σε αυτές χωρίς σύνδεση.

Ξεκινήστε με μία σελίδα ανά ενεργό έργο που περιέχει τον στόχο, τα υλικά και τις επόμενες αποφάσεις. Προσθέστε πεδία μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητα. Ένα σύστημα γεμάτο κενές ιδιότητες μπορεί να αυξήσει τον χρόνο συντήρησης και να αποσπάσει την προσοχή από την εργασία που θα έπρεπε να υποστηρίζει.

Μοιραστείτε τις ευθύνες όταν εμπλέκονται και άλλα άτομα.

Σε μια κοινόχρηστη εργασία, καθορίστε ποιος θα την εκτελέσει, ποιο είναι το αποτέλεσμα και πότε πρέπει να παραδοθεί. Ένα στοιχείο που ονομάζεται "προβολή παρουσίασης" δεν διευκρινίζει εάν κάποιος πρέπει να εξετάσει το κείμενο, να εγκρίνει τον προϋπολογισμό ή να υποβάλει το αρχείο. Ο καθορισμός της ενέργειας μειώνει τις διαφορετικές ερμηνείες.

Επιλέξτε ένα κύριο σημείο για την καταγραφή των αλλαγών. Εάν η προθεσμία άλλαξε σε μια συνομιλία, ενημερώστε την αντίστοιχη εργασία. Μην βασίζεστε σε κάποιον που θα βρει ένα παλιό μήνυμα για να ανακαλύψει ότι η ημερομηνία που εμφανίζεται στο ημερολόγιο είναι λανθασμένη.

Ο οδηγός για εφαρμογές για εξ αποστάσεως εργασία Βελτιστοποιεί την επικοινωνία, την αρχειοθέτηση και τις συσκέψεις. Για την προσωπική σας ρουτίνα, φυλάξτε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε για την εκτέλεση εργασιών, σεβόμενοι τους κανόνες πρόσβασης και αποθήκευσης εγγράφων του οργανισμού.

Αξιολογήστε το σύστημα με βάση το έργο που διευκολύνει.

Μετά από μια εβδομάδα, ελέγξτε αν βρείτε ραντεβού, προσδιορίστε την επόμενη εργασία και ανακτήστε αναφορές. Αυτά τα αποτελέσματα είναι πιο χρήσιμα από το να μετράτε πόσες ετικέτες ή αυτοματοποιήσεις δημιουργήθηκαν. Εάν ένα βήμα απαιτεί υπερβολική προσπάθεια, απλοποιήστε το πριν προσθέσετε ένα άλλο εργαλείο.

Μια λίστα υποχρεώσεων δεν χρειάζεται να είναι κενή κάθε μέρα. Αντιπροσωπεύει επιλογές και ευθύνες, μερικές από τις οποίες είναι μακροπρόθεσμες. Εάν η οργάνωση της λίστας υποχρεώσεών σας αυξάνει το άγχος ή σας εξαντλεί τον χρόνο που δεν έχετε στη διάθεσή σας, μειώστε τον αριθμό των ειδοποιήσεων και τη συχνότητα των ελέγχων.

Είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε χαρτί για ένα μέρος της διαδικασίας και το κινητό σας τηλέφωνο ως κύριο αρχείο. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί όταν ξέρετε πού να βρείτε και πώς να ενημερώσετε τις πληροφορίες. Απλώς αποφύγετε να διατηρείτε δύο ανταγωνιστικές λίστες με διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου ραντεβού.

Συμπεριλάβετε μια μικρή διαδικασία για όταν μια μέρα βγαίνει εκτός προγράμματος: πρώτα, ελέγξτε τα ραντεβού σας ανά ώρα, προσδιορίστε τι πρέπει να επικοινωνηθεί και επιλέξτε μια εργασία που εξακολουθεί να ταιριάζει στον υπολειπόμενο χρόνο. Μην προσπαθείτε να στριμώξετε όλες τις αναβληθείσες δραστηριότητες σε μια νύχτα. Ενημερώστε τις ημερομηνίες με βάση τον διαθέσιμο χρόνο και ειδοποιήστε όσους εξαρτώνται από την προθεσμία. Αυτή η ανάκαμψη είναι μέρος της οργάνωσης και αποτρέπει μια διακοπή από το να μετατρέψει ολόκληρη τη λίστα σε ένα σύνολο εκπρόθεσμων προθεσμιών.

Συνήθεις ερωτήσεις

Χρειάζομαι τρεις διαφορετικές εφαρμογές;

Όχι. Ένα εργαλείο μπορεί να εκτελέσει περισσότερες από μία λειτουργίες. Τα τρία επίπεδα περιγράφουν τη διαδρομή των πληροφοριών: καταγραφή, λήψη απόφασης και εκτέλεση.

Πρέπει να βάλω όλες τις εργασίες μου στο ημερολόγιο;

Όχι απαραίτητα. Ορίστε συγκεκριμένες ώρες για ραντεβού και επαγγελματικά μπλοκ. Οι ευέλικτες εκκρεμότητες μπορούν να παραμείνουν στη λίστα μέχρι να επιλέξετε εσείς πότε θα τις αντιμετωπίσετε.

Τι κάνω με μια εργασία που αναβάλλεται συνεχώς;

Ελέγξτε αν έχει σαφή επόμενη ενέργεια, διαθέσιμα υλικά και προτεραιότητα. Διαιρέστε, επαναπρογραμματίστε με διακριτική ευχέρεια ή αφαιρέστε την από τη λίστα ενεργών ενεργειών όταν δεν υπάρχει πρόθεση να εκτελεστεί τώρα.

Γιατί δεν εμφανίζεται η υπενθύμιση Keep;

Οι υπενθυμίσεις έχουν μετακινηθεί στις Εργασίες. Ελέγξτε τα δικαιώματα ενσωμάτωσης και ειδοποιήσεων των Εργασιών ή του Ημερολογίου, καθώς και τον λογαριασμό στον οποίο δημιουργήθηκε η εργασία.

Δημιουργήστε μια μεμονωμένη καταχώρηση, καταγράψτε τα επερχόμενα ραντεβού και επιλέξτε μια ενέργεια που θα εκτελέσετε. Πραγματοποιήστε την πρώτη αξιολόγηση πριν προσθέσετε νέες εφαρμογές.

Διαβάστε επίσης

• Πέντε εφαρμογές για οργάνωση εργασιών: συγκρίνετε τα δωρεάν πακέτα.
• Εφαρμογές για απομακρυσμένη εργασία: δωρεάν συσκέψεις, συνομιλία, κιτ αρχείων και εργασιών.
• Εφαρμογές ανάγνωσης και σχολιασμού: επισημάνετε, σχολιάστε και ελέγξτε PDF στο τηλέφωνό σας.
• Εφαρμογές για ψυχική υγεία: καθοδηγούμενος διαλογισμός, ημερολόγιο διάθεσης και ασκήσεις αναπνοής.