Приложения за организация: изградете рутината си на три нива

Не е необходимо идея, задача и среща да се намират на един и същ екран. Идеята трябва да бъде запазена; задачата изисква последващо действие; срещата заема определен времеви интервал. Разделянето на тези функции намалява объркването от отварянето на пет приложения и все още да не знаете откъде да започнете.

Можете да организирате рутината си на три нива: заснемане, планиране и изпълнение. Системата може да използва прости инструменти като Google Keep, Календар и Задачи или еквиваленти, които вече са интегрирани в телефона ви. Изборът на приложения идва след определяне на пътя за всяка информация.

Първи слой: заснемане без прекъсване на работата.

Записването на информация е начин да я извадите от главата си и да я преместите на надеждно място. Може да е идея за проект, необходима покупка или въпрос за следващата среща. Не е нужно да определяте приоритети и срокове в момента, в който идеята ви хрумне.

Изберете един основен запис, например бележка, озаглавена “Запис”. Използвайте фрази, които ще имат смисъл и на следващия ден. “Договор” е неясно; “проверете датата на подновяване на договора в интернет” показва защо сте запазили информацията.

Ако сте в движение, кратка бележка може да е достатъчна. Допълнете контекста, когато можете да спрете. Избягвайте да записвате една и съща идея в приложение за бележки, в съобщение до себе си и на лист хартия, без след това да ги съберете заедно: информацията се разпръсква и прегледът губи своята полезност.

Google Keep: бърза точка за достъп до бележки

Google Keep ви позволява да запазвате бележки и списъци. Той работи добре като проста входна точка за информация, която все още трябва да бъде организирана. Използвайте малко етикети и описателни заглавия, без да превръщате всяка малка бележка в проект за класификация.

Google Keep: бележки и списъци

Android

4,8

Преглед в Google Play

Напомнянията от Keep вече се запазват в Google Tasks. Според... Помощта на Google за тази интеграция, Известията за напомняния вече няма да идват от Keep. Проверете „Задачи“ или „Календар“ и разрешенията си за известия, ако разчитате на известие в определен час.

На iPhone приложението „Бележки“ може да служи и за събиране на информация. Ако вече използвате друг инструмент, запазете го, ако е лесен за записване и намиране на съдържание. Смяната на приложения не е необходима, за да приложите този метод: основното е да определите къде ще се преглежда въведената информация.

Втори слой: превърнете бележките в решения

По време на процеса на преглед, на всяка бележка се присвоява местоназначение. Справочната информация се съхранява в папката за справки. Възможно действие се добавя към списъка със задачи. Планирана среща се добавя в календара. Идея без приоритет може да бъде поставена в списък с възможности, отделно от задълженията за седмицата.

Ако трябва да изберете инструмент за основния списък, сравнението на приложения за организиране на задачи Представя алтернативи. Тук фокусът е върху потока: оценката трябва да се превърне в решение, а не да остане безкрайно натрупана на входа.

Google Календар: Защитете срещите по време на планираните часове

Google Календар ви помага да визуализирате срещите и резервираните часове. Включете необходимото време, местоположение или линк, както и кратко описание, когато е необходима подготовка. Срещата е по-лесна за спазване, когато не е нужно да търсите адреса минути преди да тръгнете.

Google Календар

Android

4,8

Преглед в Google Play

Също така, вземете предвид времето за пътуване, когато е част от дейността. Две последователни срещи на различни места може да изглеждат съвместими в списъка, но в действителност не са. Проверете за почивки, хранения и други нужди, преди да попълните всички празни места.

Не всяка задача е необходимо да се превръща в събитие. Използвайте календара за планирани часове и времеви блокове, които възнамерявате да защитите. Ако всяка малка задача заема определен интервал, графикът може да стане твърде твърд и да изисква постоянна реорганизация при евентуално непредвидено събитие.

Google Tasks: Напишете следващото действие.

Google Tasks организира задачи и може да се интегрира с изгледа на Календар. Напишете действия, които показват какво да се направи: “заявка за оферта от доставчика” е по-изпълнимо от “ремонт”. За по-голям проект го разделете на етапи и определете първия, който може да бъде започнат.

Google Задачи

Android

4,8

Преглед в Google Play

Използвайте дати, когато има краен срок или конкретно намерение за завършване на работата. Отбелязването на всичко за днес създава остарял списък, който не насочва избора ви. Разграничавайте датата, на която нещо трябва да е готово, от момента, в който възнамерявате да започнете работа по него.

Когато разчитате на някой друг, водете си отчет за това какво е висящо и кога е разумно да се предприемат последващи действия. Не позволявайте на дадена задача да изглежда постижима, ако следващата стъпка изисква външен отговор. Списъкът с чакащи помага за преглед на зависимостите, без да се смесват с работа, която е налична в момента.

Трети слой: изпълнявайте едно действие наведнъж.

След планирането, изберете задача, която се вписва в наличното време. Съберете необходимите материали и сведете до минимум предвидимите прекъсвания. Таймер на телефона ви може да се използва за задаване на таймер за концентрация; няма нужда да инсталирате друго приложение, само за да стартирате обратното броене.

Продължителността на блока трябва да съответства на работата и нейното състояние в този момент. Краткият преглед на съобщението изисква различен период от техническото четене. Използвайте първия опит, за да наблюдавате колко време изисква дейността, без да превръщате предложената продължителност в универсално правило.

• Определете какъв резултат искате да получите в блока.
• Отворете само материалите, от които се нуждаете, за да започнете.
• Заглушаване на известия, които могат да почакат.
• Записвайте нови идеи в началото, без да ги прилагате веднага.
• Когато приключите, отбележете следващата стъпка, ако задачата продължи.

Режимът „Фокус“ или „Не безпокойте“ на системата може да помогне за намаляване на алармите. Запазете контактите и известията, които трябва да бъдат обработени като част от вашата рутина. Проверете изключенията, преди да използвате режима, когато очаквате важно обаждане.

Сглобете системата при първи преглед.

1. Съберете разпръснатите бележки във временна входна точка.
2. Изтрийте записи, които вече не са полезни.
3. Разделете срещите по време и ги запишете в календара.
4. Превърнете чакащите задачи в следващи действия.
5. Съхранявайте справочните документи на определено място.
6. Изберете няколко приоритета за следващия период.

Не се опитвайте да прегледате цялата история на телефона си, преди да започнете. Първо работете с активните файлове и предстоящите си срещи. По-старите файлове могат да бъдат организирани в друга сесия; смесването им с първоначалния преглед добавя повече работа, без да ви помага да решите какво да правите днес.

За обширни учебни материали и документи, ръководството за Четене и водене на бележки на мобилен телефон Това ви помага да изберете начин за съхранение на препратки. Списъкът със задачи може да съдържа връзката към документа, като същевременно съдържанието остава на съответното място.

Правете седмичен преглед, който завършва с избор.

Отворете входящата си поща, календара и задачите си. Вижте какво е завършено, какво е променено и какво все още зависи от някой друг. Преоценете крайните срокове и премахнете дейности, които вече нямат смисъл. Полезният преглед намалява несигурността относно следващата седмица.

Ако дадена задача е била отлагана няколко пъти, проучете защо. Възможно е тя да е твърде голяма, да липсват необходимите материали, да е извън приоритет или да е неясно описана. Пренапишете следващата стъпка или съзнателно решете да я отложите, вместо да избутвате същия краен срок безкрайно напред.

Помислете и колко свободно време имате за непредвидени събития. Седмица, планирана без никакъв период на свобода на действие, може да изглежда продуктивна в неделя, но да стане неизпълнима в понеделник. Съобразете броя на ангажиментите с наличното време, включително отговорностите извън работата.

Отделете препратките от активните проекти.

Рецепта, касова бележка и бележка от среща не изискват непременно задача. Съхранявайте справочните материали с имена, които ви позволяват да ги намерите. Ако има свързано действие, добавете това действие към списъка и запазете препратка към съответния файл.

Notion може да организира страници и бази за проекти, които се нуждаят от по-широк контекст. Използвайте го, когато тази структура е полезна, без да пресъздавате всяка проста бележка в сложна база. Ръчен офлайн достъп до страници е наличен в съвместими приложения; проверете кои страници са изтеглени, преди да разчитате на тях без връзка.

Започнете с по една страница за всеки активен проект, съдържаща целта, материалите и следващите решения. Добавяйте полета само когато са наистина необходими. Система, пълна с празни свойства, може да увеличи времето за поддръжка и да разсее от работата, която би трябвало да поддържа.

Споделяйте отговорности, когато са замесени и други хора.

В споделена задача, посочете кой ще я изпълни, какъв е резултатът и кога е срокът за доставка. Елемент, наречен “преглед на презентацията”, не уточнява дали някой трябва да прегледа текста, да одобри бюджета или да изпрати файла. Посочването на действието намалява различните тълкувания.

Изберете основно място за записване на промените. Ако крайният срок се е променил в разговор, актуализирайте съответната задача. Не разчитайте някой да намери старо съобщение, за да открие, че датата, показана в календара, е грешна.

Ръководството за приложения за дистанционна работа Това рационализира комуникацията, подреждането на документи и срещите. За личната ви рутина пазете само информацията, от която се нуждаете за изпълнение на задачи, като спазвате правилата на организацията за достъп до документи и тяхното съхранение.

Оценете системата по работата, която тя улеснява.

След седмица проверете дали сте намерили срещи, идентифицирайте следващата задача и извлечете препратки. Тези резултати са по-полезни от броенето на броя създадени етикети или автоматизации. Ако дадена стъпка изисква твърде много усилия, опростете я, преди да добавите друг инструмент.

Списъкът със задачи не е задължително да е празен всеки ден. Той представлява избори и отговорности, някои от които дългосрочни. Ако организирането на списъка ви със задачи увеличава тревожността или ви отнема свободното време, намалете броя на известията и честотата на проверките.

Възможно е също така да използвате хартия за част от процеса, а мобилният ви телефон като основен файл. Този метод работи, когато знаете къде да намерите и как да актуализирате информацията. Просто избягвайте да поддържате два конкуриращи се списъка с различни версии на една и съща среща.

Включете малка процедура за случаите, когато даден ден се разминава с плана: първо, проверете срещите си по време, определете какво трябва да се съобщи и изберете задача, която все още се вписва в оставащото време. Не се опитвайте да натъпчете всички отложени дейности в една и съща вечер. Актуализирайте датите въз основа на наличното време и уведомете тези, които зависят от крайния срок. Това възстановяване е част от организацията и предотвратява прекъсването да превърне целия списък в набор от просрочени крайни срокове.

Често задавани въпроси

Трябват ли ми три различни приложения?

Не. Инструментът може да изпълнява повече от една функция. Трите слоя описват пътя на информацията: събиране, вземане на решение и изпълнение.

Трябва ли да си запиша всички задачи в календара?

Не е задължително. Отделете конкретни часове за срещи и работни блокове. Гъвкавите задачи могат да останат в списъка, докато не решите кога да се заемете с тях.

Какво да правя със задача, която постоянно се отлага?

Проверете дали има ясно следващо действие, налични материали и приоритет. Разделете, пренасрочете по преценка или премахнете от активния списък, когато няма намерение да се изпълни сега.

Защо не се показва напомнянето в Keep?

Напомнянията са преместени в „Задачи“. Проверете интеграцията със „Задачи“ или „Календар“ и разрешенията за известия, както и акаунта, в който е създадена задачата.

Създайте един запис, запишете предстоящи срещи и изберете действие, което да извършите. Направете първия преглед, преди да добавите нови приложения.

Прочетете също

• Пет приложения за организиране на задачи: сравнете безплатните планове.
• Приложения за дистанционна работа: безплатен комплект за срещи, чат, файлове и задачи.
• Приложения за четене и анотиране: маркирайте, анотирайте и преглеждайте PDF файлове на телефона си.
• Приложения за психично здраве: медитация с насоки, дневник на настроението и дихателни упражнения.