Fünf Apps zur Aufgabenorganisation: Vergleich der kostenlosen Versionen.

Die Aufgabenverwaltungs-App sollte Ihnen Aufgaben anzeigen, Sie an Fristen erinnern und Ihnen ermöglichen, offene Aufgaben später wiederzufinden. Der Rest hängt von Ihren individuellen Abläufen ab. Umfassende Kalender, Automatisierungen und Dashboards können hilfreich sein, erfordern aber möglicherweise ein Abonnement, das Sie für die Pflege einer persönlichen Liste nicht benötigen.

Todoist, Microsoft To Do, Any.do, TickTick und Notion bieten unterschiedliche Optionen. Dieser Vergleich berücksichtigt die kostenlose Nutzung und zeigt auf, worauf Sie vor einem Kauf achten sollten. Die Nutzungsbedingungen wurden im September 2026 geprüft; bitte überprüfen Sie das Angebot in Ihrem Konto, bevor Sie ein Abonnement abschließen.

Vergleichen Sie dies mit drei Aufgaben in Ihrem Alltag.

Wählen Sie eine einfache Handlung, eine wiederkehrende Verpflichtung und ein kleines Projekt mit mehreren Schritten. Beispiele: eine Nachricht beantworten, eine Monatsrechnung prüfen oder Reiseunterlagen organisieren. Verwenden Sie dieselben Beispiele in den Apps, die Sie vergleichen möchten.

Überlegen Sie, wie viel Aufwand das Erstellen, Bearbeiten, Vervollständigen und Auffinden jedes einzelnen Elements erfordert. Eine Funktion kann vorhanden sein und trotzdem für Sie umständlich sein. Wenn die häufigste Aktion mehrere Bildschirme erfordert, wiederholt sich diese Schwierigkeit im Laufe der Woche und wiegt schwerer als eine selten genutzte, fortgeschrittene Funktion.

Todoist: Listen und Projekte mit grundlegenden Erinnerungen

Der Einsteigerplan von Todoist umfasst Aufgabenorganisation und Aufgabenerinnerungen. Daher trifft die frühere Aussage, dass jede Erinnerung ein Abonnement erfordert, nicht mehr auf den aktuellen Plan zu. Die erweiterten Funktionen, Ansichten und Projektlimits des aktuellen Angebots sollten verglichen werden.

Todoist: Aufgabenliste – Kalender

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Um den persönlichen Nutzungsaufwand zu ermitteln, erstellen Sie ein kleines Projekt und notieren Sie klare Arbeitsschritte. Trennen Sie die Deadline von der notwendigen Vorbereitung. Ist die Deadline beispielsweise Freitag, kann es sinnvoller sein, bereits am Donnerstag mit der Überprüfung zu beginnen, als das Problem erst am Fälligkeitstag zu entdecken.

Todoist ist eine Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie eine strukturierte Liste benötigen, ohne eine Datenbank anzulegen. Bevor Sie ein Abonnement abschließen, sollten Sie herausfinden, welche Einschränkung oder Funktion Ihre Arbeit behindert. Abonnieren Sie nicht nur, um eine Benutzeroberfläche freizuschalten, deren Nutzung Sie im Arbeitsalltag noch nicht kennen.

Microsoft To Do: Aufgaben für den Tag auswählen

Microsoft To Do bietet Listen, Schritte, Termine und Erinnerungen sowie die Ansicht „Mein Tag“. So können Sie Aufgaben für den aktuellen Zeitraum auswählen, ohne Ihre gesamte Aufgabenliste sofort priorisieren zu müssen. Eine Aufgabe kann in Ihrer Liste gespeichert bleiben, während Sie weitere Aufgaben für den heutigen Tag auswählen.

Microsoft To Do: Listen & Aufgaben

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Die Integration markierter E-Mails und anderer Microsoft-Funktionen hängt vom Kontotyp und dem verwendeten Dienst ab. Prüfen Sie die Kompatibilität, bevor Sie davon ausgehen, dass Nachrichten von beliebigen Anbietern automatisch angezeigt werden. Für private und geschäftliche Konten können zudem unterschiedliche Regeln gelten.

Versuchen Sie, ein Projekt in einzelne Schritte zu unterteilen. Wenn Sie Verantwortlichkeiten zuweisen, mehrere Status verfolgen oder Teamberichte erstellen müssen, sollten Sie überlegen, ob ein umfassenderes Projektmanagement-Tool besser geeignet ist. Eine persönliche Liste muss nicht die gesamte Verwaltung eines Unternehmens abbilden.

Any.do: Kalender und persönlicher Planer

Die kostenlose Version von Any.do umfasst persönliche Aufgaben und Listen, Kalenderintegration und grundlegende Erinnerungen. Erweiterte Wiederholungen, standortbasierte Erinnerungen und weitere Funktionen sind in den kostenpflichtigen Versionen enthalten. Entdecken Sie den Unterschied zwischen der Wiederholung einer einfachen Aufgabe und der Einrichtung einer spezifischeren Regel.

Any.do – Aufgaben + Kalender

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Persönliche Tarife und gemeinsam genutzte Bereiche haben unterschiedliche Zwecke. Premium ist für die individuelle Nutzung ausgelegt; Family und Workspace sind auf die Bedürfnisse der Zusammenarbeit zugeschnitten. Der Kauf eines persönlichen Tarifs stellt anderen Personen nicht automatisch eine Teamumgebung zur Verfügung.

Vergleichen Sie die Benutzeroberfläche und prüfen Sie, ob Ereignisse und Aufgaben klar unterschieden werden können. Ein Besprechungstermin sollte als Termin angezeigt werden, während eine flexible Aktion in der Liste verbleiben kann. Falls die Darstellung unübersichtlich ist, passen Sie die Ansicht so an, dass ein ausstehender Eintrag nicht fälschlicherweise als bestätigte Besprechung interpretiert wird.

TickTick: Prüfen Sie, welche Planungsressourcen Sie benötigen.

TickTick kombiniert Aufgabenverwaltung mit Planungstools und bietet kostenlosen Zugriff mit anderen Funktionen und Einschränkungen als das Premium-Abo. Bevor Sie sich für einen Funktionsumfang entscheiden, prüfen Sie das aktuelle Abo hinsichtlich der Kalenderansichten, Filter und Organisationsoptionen, die Sie nutzen möchten.

TickTick: Aufgabenliste und Aufgaben

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Ein guter Test ist, eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen und zu beobachten, wie die App nach Abschluss der Aufgabe auf die nächste Ausführung reagiert. Überprüfen Sie auch die Erinnerungen und Benachrichtigungen auf Ihrem Gerät. Das gewünschte Verhalten hängt von der Art der Aktivität ab: Etwas jeden Montag zu überprüfen, ist etwas anderes, als es einige Tage nach Abschluss zu wiederholen.

Wenn Sie eine Stoppuhr oder einen Gewohnheitstracker verwenden möchten, sollten Sie diese Funktionen separat bewerten. Sie können zwar in derselben App praktisch sein, sollten aber den Zugriff auf Ihre Hauptliste nicht behindern. Behalten Sie im Blick, was Sie täglich nutzen, und verwenden Sie die übrigen Funktionen nur bei Bedarf.

Begriff: Aufgaben im Zusammenhang mit Projektdokumenten

Notion ermöglicht es Ihnen, Seiten, Listen und Datenbanken zu kombinieren. Das ist besonders nützlich, wenn jede Aufgabe Kontext benötigt, beispielsweise Referenzen, Entscheidungen oder Dokumente. Für eine einfache Einkaufsliste ist diese Struktur jedoch möglicherweise aufwändiger als gewünscht.

Notion: Notizen, Aufgaben und KI

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Die Bedingungen des kostenlosen Tarifs unterscheiden sich je nach Nutzung (Einzel- oder Teamnutzung), insbesondere hinsichtlich Dateigrößenbeschränkungen und anderer Funktionen. Der persönliche Tarif bietet nicht unbegrenzten Speicherplatz für Teams. Prüfen Sie außerdem, welche KI-Funktionen im Angebot enthalten sind, anstatt anzunehmen, dass sie im kostenlosen Zugang inbegriffen sind.

Notion ermöglicht es Ihnen, Seiten manuell für die Offline-Nutzung in kompatiblen Anwendungen bereitzustellen – sogar in der kostenlosen Version. In den kostenpflichtigen Tarifen ist der Download automatisch möglich. Bereiten Sie die benötigten Seiten vor, bevor die Verbindung abbricht, und überprüfen Sie, was tatsächlich auf Ihr Gerät heruntergeladen wurde.

Datum, Erinnerung und Wiederholung sind nicht dasselbe.

Das Datum gibt an, wann eine Aufgabe fällig ist oder erledigt werden soll. Die Erinnerungsfunktion löst eine Benachrichtigung aus. Die Wiederholungsfunktion definiert, wie die nächste Ausführung erfolgt. Eine Anwendung kann alle drei Funktionen mit unterschiedlichen Einstellungen und Einschränkungen anbieten.

Bei der Einrichtung eines Monatskontos benötigen Sie beispielsweise möglicherweise eine feste Frist und eine Vorankündigung. Wartungsarbeiten, die nach einem bestimmten Intervall durchgeführt werden, können jedoch vom Fertigstellungsdatum abhängen. Testen Sie diese Szenarien, bevor Sie den gesamten Verlauf importieren, um festzustellen, ob das Verhalten Ihren Erwartungen entspricht.

• Prüfen Sie gegebenenfalls, ob die Aufgabe ein Datum und eine Uhrzeit hat.
• Prüfen Sie, welche Aktion das nächste Ereignis auslöst.
• Versuchen Sie, eine kurzfristige Erinnerung einzustellen, um die Benachrichtigung zu bestätigen.
• Beachten Sie die Zeitzone, wenn Sie Geräte in verschiedenen Regionen verwenden.
• Überprüfen Sie die Systemberechtigungen, falls die Warnung nicht angezeigt wird.

Die im System vorhandenen Optionen könnten ausreichend sein.

Google Tasks und Apple Erinnerungen sind Alternativen für alle, die Listen und Erinnerungen innerhalb ihres bestehenden Systems benötigen. Bevor Sie sich für einen zusätzlichen Dienst entscheiden, prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Tool das Erfassen, Suchen und Erledigen der benötigten Aufgaben ermöglicht.

Wenn Sie Keep verwenden, werden Erinnerungen jetzt in Aufgaben gespeichert. Google-Dokumentation Dies erklärt die Änderung und die Benachrichtigungen. Dadurch entfällt die Suche in Keep nach Funktionen, die nun von Aufgaben oder dem Kalender abhängen.

Der Leitfaden zu Die Routine in drei Ebenen gliedern Dies zeigt, wie Erfassung, Planung und Ausführung verteilt werden können. Die Wahl eines Tools löst nur einen Teil des Problems: Sie müssen auch entscheiden, wann Sie die Eingaben überprüfen und wie Sie die Tagesaufgaben auswählen.

Führen Sie zunächst eine kleine Migration durch, bevor Sie alles mitnehmen.

1. Wählen Sie einige Aufgaben aus, die repräsentativ für Ihre Routine sind.
2. Erstellen Sie Listen oder Projekte mit einfachen Namen.
3. Überprüfen Sie Termine, Wiederholungen und Erinnerungen.
4. Testen Sie die Synchronisierung zwischen den von Ihnen verwendeten Geräten.
5. Eine Aufgabe abschließen und abrufen, um ihre Historie zu verstehen.
6. Prüfen Sie, ob die Daten vor der endgültigen Änderung exportiert oder kopiert wurden.

Importe können Felder, Anhänge oder Wiederholungen verändern. Vergleichen Sie eine Stichprobe mit dem vorherigen System und bewahren Sie eine Datenkopie auf, während Sie die Migration validieren. Löschen Sie die Quelldaten erst, nachdem Sie sichergestellt haben, dass alle erforderlichen Informationen im Zielsystem angekommen sind.

Wenn den Aufgaben Dokumente beigefügt sind, siehe Leitfaden Apps zum Lesen und Notieren Dies hilft, die Referenz von der Aktion zu trennen. Sie können die Datei an einem geeigneten Ort speichern und nur den Link in die Aufgabe einfügen, solange der Zugriff darauf besteht.

Teilen erfordert, dass jemand die Verantwortung übernimmt und ein Ergebnis erzielt.

Bevor Sie jemanden einladen, prüfen Sie die Berechtigungen für die Liste oder das Projekt. Stellen Sie sicher, dass die Person Einträge bearbeiten, ergänzen oder andere Teilnehmer einladen kann. Teilen Sie nur die unbedingt notwendigen Inhalte, insbesondere wenn diese persönliche Informationen oder Kundendokumente enthalten.

Formulieren Sie die Aufgabe so, dass das Ergebnis klar erkennbar ist: “Senden Sie die überarbeitete Budgetversion” ist eindeutiger als “Budget ansehen”. Legen Sie fest, wer die Aufgabe übernimmt und wo die Übergabe dokumentiert wird. Eine App allein kann eine im Gespräch ungeklärte Verantwortung nicht lösen.

Für Gruppenarbeiten siehe den Leitfaden von Tools für die Fernarbeit Es vereint Kommunikation und Dateien. Die Aufgabenliste kann auf diese Materialien verweisen und bietet so einen zentralen Ort für Fristen, Verantwortliche und Lieferstatus.

Wann ein Abonnement sinnvoll ist.

Listen Sie die fehlende Funktion, deren Nutzungshäufigkeit und die Gesamtkosten auf. Wenn eine Funktion einen wiederkehrenden Arbeitsschritt einspart oder Arbeiten ermöglicht, die im kostenlosen Tarif nicht enthalten sind, spricht vieles für ein Abonnement. Ein zeitlich begrenztes Angebot allein begründet keinen Bedarf.

Vergleichen Sie monatliche und jährliche Gebühren, Verlängerungsoptionen und die Anzahl der Nutzer. Team-Abos werden möglicherweise pro Mitglied berechnet, während ein Einzelabo nur das eigene Konto abdeckt. Prüfen Sie außerdem, wo das Abonnement verwaltet wird, wenn Sie sich über den App Store anmelden.

Wenn Sie kündigen, prüfen Sie, welche Daten weiterhin zugänglich bleiben und welche Funktionen nicht mehr funktionieren. Sichern Sie Ihre benötigten Daten, bevor Sie den Zugriff auf bestimmte Funktionen verlieren. Die Deinstallation der App beendet nicht automatisch wiederkehrende Zahlungen.

Beziehen Sie die Barrierefreiheit in den Vergleich mit ein. Vergrößern Sie die Schriftgröße im System und prüfen Sie, ob Titel, Datumsangaben und Schaltflächen weiterhin lesbar sind. Wenn Sie einen Screenreader verwenden, führen Sie die Schritte zum Erstellen, Bearbeiten und Abschließen einer Aufgabe durch. Eine Anwendung kann alle gewünschten Funktionen bieten und dennoch Ihre Interaktionsbedürfnisse nicht ausreichend erfüllen. Testen Sie außerdem die Suche mit Wörtern, die Sie sich normalerweise merken: dem Namen des Projekts, der Person oder des Dokuments. Das Auffinden einer alten, noch offenen Aufgabe gehört genauso zum Alltag wie das Erstellen einer neuen.

Häufige Fragen

Was ist die beste kostenlose App?

Welches System erfüllt Ihre Anforderungen an Aufgaben und Erinnerungen mit dem geringsten Wartungsaufwand? Vergleichen Sie anhand derselben Beispiele und prüfen Sie die für Ihre Routine relevanten Grenzen.

Verfügt die kostenlose Todoist-App über Erinnerungsfunktionen?

Ja, der von Ihnen gesehene Einsteiger-Tarif beinhaltet Aufgabenerinnerungen. Erweiterte Funktionen und Einschränkungen können von anderen Tarifen abhängen; bitte prüfen Sie das aktuelle Angebot.

Benötige ich Notion, um Projekte zu organisieren?

Nein. Es ist eine Option, wenn Aufgaben und Dokumente zusammengehalten werden müssen. Auch ein kleines Projekt lässt sich in einer Liste mit klaren Schritten verfolgen.

Warum ist die Benachrichtigung nicht angekommen?

Überprüfen Sie Uhrzeit, Konto, Zeitzone und App-Berechtigungen sowie den Fokusmodus des Systems. Nutzen Sie eine Erinnerung in der Nähe, um festzustellen, ob das Problem allgemein oder nur bei einer bestimmten Aufgabe auftritt.

Wählen Sie zwei Apps aus, protokollieren Sie dieselben drei Aufgaben und nutzen Sie jeden Workflow, bevor Sie Ihren Verlauf migrieren. Der Vergleich wird deutlicher, wenn Sie an einem Teil Ihrer eigenen Arbeit arbeiten.

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